· Fachbeitrag · Zusammenarbeit
Team = Toll, ein anderer macht‘s?
von Dipl.-Päd. Dr. Wolfgang Huge, Bad Essen
| Es gibt bestimmte Aufgaben, die am besten im Team zu lösen sind, beispielsweise die Organisation von Praxisabläufen, die gemeinsame Urlaubsplanung oder das Qualitätsmanagement. Auf der anderen Seite bietet der Praxisalltag auch eine Vielfalt an Aufgaben, die ebenso gut als Einzelaufgaben erledigt werden können. Der „Gruppengedanke“ sollte daher in jeder Arztpraxis auf seine Chancen und Grenzen abgeklopft werden. |
Teamarbeit - Stärken und Schwächen
Wo Aspekte wie gemeinsamer Erfolg, Gedanken- und Informationsaustausch, Wissenstransfer, oder verteilte Verantwortung im Mittelpunkt stehen, hat die Teamarbeit ihre Stärken. Gerade bei komplexen Aufgaben und Arbeiten mit ungewissem Ausgang setzen kluge Chefs daher auf Teams. Zum Beispiel bei der Urlaubs- und Fortbildungsplanung, dem Qualitätsmanagement, dem Bemühen um eine patientenfreundliche Praxisgestaltung, den Standards der Arbeits- und Praxishygiene sowie dem sicheren Umgang mit Arzneimitteln sowie Heil- und Hilfsmitteln. In all diesen Bereichen müssen alle im Team an einem Strang ziehen.
Geht es jedoch zum Beispiel um das Ableiten eines EKG, die Abwicklung von Laborarbeiten, intramuskuläre und subkutane Injektionen oder die Abrechnung der Praxisleistungen, ist Teamarbeit der falsche Weg. Die genannten Aufgaben bieten sich eher für die Komplettbearbeitung durch eine Einzelperson an.
MERKE | Teamarbeit bietet sich an um harte Nüsse zu knacken, für die das unterschiedliche Wissen der verschiedenen Teammitglieder nötig ist. In der Teamarbeit soll dieses Wissen gebündelt und vernetzt werden. |
Welche Aufgaben eignen sich überhaupt für Teamarbeit?
Eine Studie in knapp 1.000 Arztpraxen hat kürzlich einige Ergebnisse darüber zu Tage gefordert, unter welchen Bedingungen es dort zu einer reibungslosen und fruchtbaren Teamarbeit kommen kann. Dabei hat Klaus Dieter Thill vom Institut für betriebswirtschaftliche Analysen und Strategie-Entwicklung (IFABS) herausgefunden, welche Kriterien bei der Aufgabenübertragung auf Teams zu beachten sind. Diese Kriterien lassen sich zu Rate ziehen, um die richtige Ausrichtung des eigenen Praxisteams zu überprüfen.
1. Klare Zielvereinbarung
Erste Voraussetzung für das Gelingen von Teamarbeit ist die klare und eindeutige Festlegung der Aufgabenbereiche eines Praxisteams. Sind diese als Teamziele mit konkreten Teilzielen benannt? Gibt es Umsetzungshinweise für die Teamarbeit? Oder bleibt sich das Team selbst überlassen? Je stärker Letzteres der Fall ist, um so mehr drohen Scheitern und Demotivation der Mitarbeiterinnen. Allerdings: Nur 56 Prozent der Praxen gaben an, solche Arbeitsziele zu kennen.
2. Eindeutige Zuordnung der Verantwortlichkeiten
Teams verlangen auch nach einer eindeutigen Zuordnung von Verantwortlichkeiten. Hier geht es um die beiden Fragen „Wofür ist jedes Teammitglied zuständig? “ und „Was sind die gemeinsamen Aufgaben für das Team?“ So ist geklärt, dass jeder zu jeder Zeit weiß, ob er selbst, jemand anderes oder das Team eine bestimmte Aufgabe zu erledigen hat. Wichtig ist es dafür, regelmäßig in Teamgesprächen offene Fragen zu Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zu besprechen. Allerdings: Lediglich 44 Prozent der Arztpraxen kennen eine solche Form klar definierter Verantwortlichkeiten.
3. Abgestimmte Aufgabendefinition
Zudem sollten die Aufgaben jedes Einzelnen und des Teams klar formuliert und gut aufeinander abgestimmt sein. Vor allem, wenn unterschiedliche MFA im Laufe des Tages verschiedene Aufgaben zu erfüllen haben, die durch den Verlauf ihres Arbeitstages oder durch die Kollegen an sie herangetragen werden. Es ist immer auch ein individueller Handlunsgspielraum erforderlich, der eine spontane Abstimmung untereinander ermöglicht, sodass Mehrfachbearbeitungen oder nicht zu Ende gebrachte Arbeitsprozesse verhindert werden.
4. Gleichbehandlung aller Teammitglieder
Ein weiterer Schlüsselfaktor erfolgreicher Teamarbeit liegt in der Gleichbehandlung aller Teammitglieder durch den Praxisinhaber. Dabei sollte jede Mitarbeiterin - einschließlich der Auszubildenden - die Möglichkeit haben, im Rahmen von Besprechungen und Diskussionen den eigenen Standpunkt darzustellen oder die eigene Meinung zu vertreten. Wichtig: Alle Beiträge von Teammitglieder sind dabei gleichrangig zu behandeln. Eine solche Gleichbehandlung ist nach der IFABS-Studie in 47 Prozent der befragten Praxen gegeben.
5. Ausreichende Information und gegenseitige Hilfe
Effektive Teamarbeit gründet sich auf einer ausreichenden Information sämtlicher Teammitglieder. Im Anschluss an Besprechungen mit den Kolleginnen oder dem Praxisinhaber sollte jede MFA immer genau wissen, was zu geschehen hat. Gerade für die Abstimmung untereinander und die gegenseitige Hilfe im Team ist ein ausreichender Informationsfluss notwendig. Fehlt dieser, entstehen Unsicherheit und die Angst, falsche Entscheidungen zu treffen.
6. Gemeinsame Problemlösungen
In jeder Arztpraxis kommt es selbst bei optimaler Planung im Arbeitsalltag immer wieder zu Situationen, die das Team vor Probleme stellen. In funktionierenden Teams ist in solchen Situationen gegenseitige Hilfe und eine gemeinsame Problemlösung die Regel. Dabei geht es um Lösungen, mit denen alle Beteiligten leben können. Voraussetzung dafür ist eine grundsätzliche Einigungsbereitschaft und der faire Austausch von Argumenten untereinander, was allerdings nur in 26 Prozent der befragten Arztpraxen der Fall ist.
7. Von der Gruppe zum Team
Funktionierende Teams zeichnen sich dadurch aus, dass ihre Mitglieder ein gemeinsames Ziel oder ein Aufgaben-Set verfolgen, das aus ihrer Mitte heraus akzeptiert ist. Da Teamarbeit auf Anordnung („Nun seid ihr ein Team, und das sind eure Aufgaben ...“) nie gelingt, ist die freiwillige Übernahme der Teamaufgaben Grundvoraussetzung. Auch ist nicht jede Gruppe schon gleich ein Team. Damit sich Teams bilden und entwickeln können, benötigen sie Vertrauen, Unterstützung und alle notwendigen Freiheiten, die für das Gelingen ihres Auftrags notwendig sind.
8. Vom Einfachen zum Komplizierten
Am Anfang sollten sich Teams eher einfache Aufgaben vornehmen, die mit zunehmender Dauer der Teamarbeit auch immer anspruchsvoller werden können. Zur Organisation und Reflexion von Teamarbeit liefert die Arbeitspsychologie ein einfaches Einstufungsmodell, das die Aspekte „Für die Gruppe interessant/uninteressant“ und „Einfache/komplexe Vorgänge“ miteinander in eine Vier-Felder Matrix überführt, die ein Praxisteam für seine eigene Teamorganisation nutzen kann. Füllen Sie die Matrixin einer Teamsitzung nach gemeinsamer Diskussion aus und beantworten Sie dabei die Fragen „Welches könnten die passenden Aufgaben für unser Team sein? Womit wollen wir sofort beginnen? Und was wollen wir uns für später vornehmen?“
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Für Ihr Team | Interessante Aufgaben | Uninteressante Aufgaben |
Einfache Tätigkeiten (Routinetätigkeiten) | Allenfalls geeignet für den Einstieg in die Teamarbeit, um gegenseitiges Vertrauen und Selbstvertrauen im Team aufzubauen | Einfache und für die Teamarbeit uninteressante Aufgaben sind für die Arbeit im Team ungeeignet |
Komplexe Tätigkeiten (Herausforderungen) | Geeignet für die Arbeit in entwickelten Teams, die es gewohnt sind, mit Heraus-forderungen umzugehen und komplexe Aufgaben selbstorganisiert zu bewältigen | Komplexe, für das Team aber weniger interessante Aufgaben sollten einem Spezialisten im Team als Einzelaufgabe übertragen werden |
Fazit
MFA müssen eine Vielzahl an Aufgaben erledigen, und ihre Arbeits- und Aufgabenfelder variieren je nach Fachrichtung, Größe und Schwerpunkt der Praxis. Dabei besteht immer die Notwendigkeit zum reibungslosen Miteinander-Arbeiten, weshalb Prioritäten und Weisungsbefugnisse die verschiedenen Aufgabenbereiche der MFA klar regeln sollten. Es liegt im Interesse des gesamten Praxisteams, dass die betrieblichen Grundvorgänge eindeutig zugeordnet sind. Nur so kann die Praxis erfolgreich sein!
BEACHTEN SIE | Lesen Sie in der kommenden Ausgabe, wie Sie mit Teamarbeit Leistungsreserven mobilisieren! |
