23.01.2012 · Fachbeitrag · Managementbewertung

Was hat uns QM im letzten Jahr gebracht?

von Monika Pohlkamp, MFA und Qualitätsmanagerin, Sendenhorst

| Der Beginn des neuen Jahres ist ein guter Zeitpunkt für eine Bestandsaufnahme Ihres Qualitätsmanagementsystems (QMS). „Managementbewertung“ heißt diese Analyse im QM-Deutsch, doch die meisten Praxisinhaber können damit nicht viel anfangen. Aus diesem Grund erläutert Ihnen PPA einige Eckdaten, die Sie für eine Managementbewertung benötigen. |

Praxisinhaber und QMB arbeiten eng zusammen

Im Normenkapitel 5.6 bis 5.6.2 der DIN EN ISO 9001:2008 heißt es, dass die Praxisleitung jährlich die Wirksamkeit des eingeführten QMS bewerten und überprüfen muss. Denn nur so wird ersichtlich, ob und welchen Nutzen das QMS in der Praxis hat. Anhand der Analyse der Wirksamkeit sollte schnell erkennbar werden, wo Änderungen am QMS erforderlich sind. Der Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) fällt bei der Analyse die Aufgabe zu, die erforderlichen Informationen zusammenzustellen und Verbesserungsvorschläge zu machen.

Eine Managementbewertung sollte immer schriftlich erfolgen und ist zudem Pflicht in Praxen, die sich nach der DIN EN ISO zertifizieren lassen möchten oder die bereits zertifiziert sind. Folgende Informationen werden für die Bewertung benötigt:

Ergebnisse von Patientenbefragungen

Ergebnisse der Lieferantenbewertung

Zuweiserbefragungen (Krankenhäuser, Praxen)

Audit Ergebnisse (interne und externe)

Statistiken (sind oft bereits in der Praxissoftware integriert)

Beschwerden von Patienten, Kollegen, Labor usw.

Verbesserungsmaßnahmen

Investitionspläne, Personalpläne

Prozessbeschreibungen zu den einzelnen Punkten

Sind die notwendigen Daten zusammengestellt worden, ist es Aufgabe der QMB, darüber einen Bericht zu schreiben und diesen an die ärztliche Leitung weiterzugeben. Die eigentliche Bewertung der Informationen kann und sollte nur durch die ärztliche Leitung erfolgen, sie kann nicht delegiert werden! Als Grundlage dienen die oben aufgeführten Punkte.

Fehler- und Beschwerdemanagement im Fokus

Ganz wichtig ist und bleibt das Fehler- und Beschwerdemanagement. Hier zeigt sich, ob über das Jahr eine gute Dokumentation stattgefunden hat. Gibt es Beschwerdeprotokolle, Fehleranalysen und Auswertungen von Patientenbefragungen? Hier sind Zahlen-Daten-Fakten (kurz ZDF) gefragt:

Wie oft, weshalb oder warum haben sich Patienten über zu lange Wartezeiten beschwert?

Wie viele Einweiser waren mit uns zufrieden, welche konkreten Mängel gab es (zum Beispiel Terminvergabe nicht zeitnah genug)?

Warum kamen die Patienten zu uns? (Empfehlung, Homepage, Zuweisung, Gelbe Seiten usw.)

Wie zufrieden waren die Patienten mit uns?

Wie viele und welche Abweichungen gab es bei den Audits?

Haben wir unsere im Januar des Vorjahres gesteckten Ziele erreicht? Welche Ziele wurden nicht erreicht und warum nicht?

Wie ist der aktuelle Status bei Korrekturmaßnahmen?

Ein modernes QMS bringt außerdem Arbeits- und Umweltschutz in die Managementbewertung ein. Hierzu dienen Kennzahlen wie Unfälle, Störfaktoren, Schulungen, Brandschutzübungen, Investitionen etc.

Und die Praxisleitung muss die Praxisphilosophie und die QM-Ziele überprüfen: Stimmen die Daten mit dem Erreichten und Gelebten überein?

BEACHTEN SIE | Gerade die Erfassung von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen dient der kontinuierlichen Weiterentwicklung des QM-Systems. Um eventuell notwendige Vorbeugemaßnahmen einzuleiten, muss die Praxisleitung dazu auch die benötigten Mittel bereitstellen, Schulungen planen und durchführen!

Den neuen Maßnahmenplan im Team diskutieren

Sind nun die Ergebnisse zusammengetragen und ausgewertet, entsteht hieraus der Bericht zur Managementbewertung. Aus dem Bericht ergibt sich dann der neue Maßnahmenplan, der die Basis für das neue Jahr darstellt. Er sollte bei der nächsten Teamsitzung vor- und zur Diskussion gestellt werden. Denn eine Managementbewertung, die in die Schublade gelegt wird und die nur die Praxisleitung kennt, ist das Ende jedes funktionierenden QMS. Bei Bedarf können noch Anpassungen an den Plan vorgenommen werden. Zudem werden Ziele für das kommende Jahr festgelegt.

Ein so gelebtes QMS wird Ihre Praxis erfolgreich nach vorne bringen und das Team zusammenschweißen! Und auch einer Zertifizierung kann man so beruhigt entgegensehen.

Weiterführende Hinweise