22.07.2015 · Fachbeitrag · Terminmanagement

Formen der Terminplanung im Vergleich

von Marie Reiter, MFA, Düsseldorf, www.deinberichtsheft.de

| Eine sorgfältige Ressourcenplanung ist die Voraussetzung für ein professionelles Terminmanagement (siehe PPA 07/2015, Seite 9 ). Wenn die Ressourcenplanung steht, müssen Sie entscheiden, ob Sie Ihre Terminplanung auf Papier oder digital führen bzw. ob Sie dem Patienten die Möglichkeit geben möchten, Termine online zu vereinbaren. Was Sie dabei beachten müssen, fasst PPA für Sie zusammen. |

Auf Papier oder digital?

Immer mehr Praxen nutzen EDV-gestützte Terminplaner und verzichten ganz auf Papier und Stift. Natürlich gilt es wieder Vor- und Nachteile abzuwägen:

Terminbuch auf Papier und digitales Terminbuch: Vor- und Nachteile
	Terminbuch auf Papier	Digitales Terminbuch
Vorteile	Schnelle Zugriffszeit Absolute Flexibilität ohne Einschränkung Keine Einarbeitung nötig Jederzeit nutzbar und mobil Auffallende Markierungen (zum Beispiel bei besonderen Terminen) möglich	Gute Lesbarkeit/Übersicht Zugriff über alle Praxis-PCs Keine Überschneidungen von Terminen, da automatische Kontrolle Recall erfolgt in der Regel automatisch Duplikate möglich (zum Beispiel durch Ausdrucke)
Nachteile	Schlechte Lesbarkeit/Übersicht Häufige Überschneidungen von Terminen, da keine automatische Kontrolle Kein Duplikat, daher bei Verlust, nicht zu ersetzen Recall muss manuell (postalisch, telefonisch) erfolgen	Bei „langsamen“ PCs: Längere Zugriffszeit Keine absolute Flexibilität, da feste vorgegebene Einstellungen Bei System-Absturz: Keine Zugriffs-Möglichkeit mehr auf Terminplaner Möglicher Missbrauch durch Hacker

Gerade in größeren Praxen mit vielen verschiedenen Behandlungsräumen (Arztzimmer, Beratungszimmer, EKG, Ultraschall, Labor) ist ein EDV-gestützter Terminplaner sinnvoll. So können unvorhersehbare Veränderungen (Terminabsagen, Notfälle) schneller integriert und für alle (am PC) sichtbar gemacht werden, um den zeitorientierten Arbeitsfluss beibehalten zu können.

PRAXISHINWEIS | Nutzen Sie beide Systeme parallel und minimieren Sie so die Nachteile. Dies erfordert natürlich mehr Zeit, dafür gehören begründete Ängste (vor System-Abstürzen, Verlust des Terminbuchs, Termin-Überschneidungen) bald der Vergangenheit an.

Online-Terminvergabe - wann ist sie sinnvoll?

Externe Dienstleister zur Online-Terminvergabe minimieren telefonische Terminanfragen und entlasten MFA bei ihrer Arbeit (siehe PPA 03/2010, Seite 8 und PPA 01/2014, Seite 10). Bei der Online-Terminvergabe ruft der Patient als Anwender ein bestimmtes Online-Portal auf und gibt in eine Suchmaske Tag, Uhrzeit und Fachrichtung des gewünschten Arzttermins ein. Das Online-Portal listet dann alle passenden Arztpraxen auf. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

Die Terminanfrage wird dem Anwender sofort bestätigt, da der Termin automatisch in den Terminplaner der Arztpraxis eingefügt wird (der Praxis-Terminplaner und die Website des Anbieters sind miteinander vernetzt) oder

die Terminanfrage muss noch von einer MFA überprüft und manuell (meist per E-Mail oder SMS) dem Anwender bestätigt werden.

Online-Terminvergabe: Vor- und Nachteile

Vorteile

Nachteile

Bessere Präsenz im Web

Hilft beim Knüpfen von neuen Patientenkontakten

Besonders interessant, wenn Kontakt zu neuen Privatpatienten gesucht wird

Patienten werden meist einen Tag vorher an den Termin erinnert (zum Beispiel durch SMS)

Positive Bewertung erhöht Nachfrage

Teilweise Ärztenetzwerke integriert (Austausch von Behandlungsergebnissen, über zertifizierte Verschlüsselungen)

Terminvereinbarung auch außerhalb der Sprechzeiten möglich

Je nach Dienstleister, muss noch „aktiv“ der Termin bestätigt werden

Kostenpflichtig (meist mit Mindestlaufzeit)

Patienten fühlen sich nicht verpflichtet und erscheinen nicht zum Termin

Teilweise muss Provision gezahlt werden (vor allem bei neuen Privatpatienten)

Bei bereits vorhandenen (großem) Patientenstamm, nicht wirklich lohnenswert

Teilweise hoher Aufwand, um praxisinternen Terminplaner und Online-Terminplaner miteinander zu verknüpfen

Terminvergabe-Portale können den Praxisalltag spürbar erleichtern. Sie erfordern jedoch einige Einarbeitungszeit und sind kostenintensiv. Sinnvoll sind sie jedoch für Praxen, welche den Kontakt zu Neupatienten (vor allem Privatpatienten) suchen und den Patientenstamm vergrößern wollen.

PRAXISHINWEIS | Wenn Sie Terminvergabe-Portale vermeiden, aber auf komfortable Online-Terminbuchungen für Ihre Patienten nicht verzichten möchten, können Sie über Kontaktformulare (integriert auf Ihrer Praxishomepage) einen solchen Service anbieten. Möchten Sie nur die E-Mail-Adresse als Kontakt nennen, achten Sie auf die Schreibweise „(a)“ statt „@“. So verhindern Sie unerwünschte SPAM-Nachrichten.

Weiterführende Hinweise