25.03.2013 · Fachbeitrag · Sprechstundenorganisation


Die funktionierende Terminpraxis: 
Das Erfassen des terminlichen IST-Zustands


von Dr. Dr. med. Peter Schlüter, Reilingen, www.vital-arzt-praxis.de


| Nachdem wir zuletzt die Quellen für unnötige Zeitverluste aufgedeckt und klare Zuständigkeiten für die Funktionsbereiche Ihrer Praxis festgelegt haben (siehe PPA Nr. 3/2013, Seite 13), muss nun der terminliche IST-Zustand erfasst werden. Hierzu erstellen Sie mit Bleistift und Papier bewaffnet Mengen-, Tätigkeits- und Störfaktoranalysen, die Ihnen später als Grundlage für die Termintaktung in Ihrer neustrukturierten Terminpraxis dienen werden. |


Wichtige Statistiken auf Basis der richtigen Fragen erstellen


Um ein sinnvolles Terminsystem planen zu können, müssen Sie sich zuallererst praxisindividuell spezifische Fragen stellen, auf deren Grundlage Sie anschließend Listen konzipieren, die Ihnen bei der Erfassung der statistischen Grundlagen helfen. Die folgenden Beispiele decken dabei gerade einmal die „Basics“ ab:





• Wie viele Patienten durchlaufen Ihre Praxis täglich?


• Wie viele davon haben tatsächlich einen Arztkontakt?


• Wie lange dauern die einzelnen Arztkontakte?


Schritt 1: Erstellen Sie ein Mengengerüst


Denken Sie beispielsweise an Ihre Vormittagssprechstunde. Angenommen diese ist für den Zeitraum 8 bis 12 Uhr angegeben. Durchschnittlich „bearbeiten“ Sie in diesen vier Stunden 40 Patienten. Gegen 8.45 Uhr beträgt die Wartezeit schon 30 Minuten. Gegen 11 Uhr liegt die Wartezeit schon bei über 1 Stunde und um 13 Uhr ist dann glücklich der letzte Patient behandelt. Jeden Morgen annähernd das gleiche Szenario. Der Grund: eine unstrukturierte Terminvergabe oder eine offene Sprechstunde. Die Lösung: Sie könnten natürlich jetzt einfach planen, in Zukunft die Sprechstunde dauerhaft bis 13 Uhr zu erweitern. Das würde aber das Problem der Wartezeiten nicht lösen. Sie müssen die Sprechstunde strukturieren. Beginnen Sie hierfür mit einer ersten Mengenanalyse.





Vorlage für eine Mengenanalyse
Wochentag	Patient mit Termin, Arztkontakt	Patient ohne Termin, Arztkontakt	Patienten mit sonstigen Anliegen, Arztkontakt	Patienten zum Labor, Mitarbeiter	Patienten zum EKG, Colo, Sono, Mitarbeiter	Rezepte, Überweisungen
Vormittag*
Nachmittag*
Gesamt
* Zeiteinheiten: z.B.: 8.00 - 9.00 Uhr, 9.00 - 10.00 Uhr, 10.00 - 11.00 Uhr




Je feiner Sie eine solche Liste formulieren, desto mehr Informationen können Sie daraus ziehen, und desto genauer lassen sich später die Patientenströme in Ihrer Praxis durch ein ausgefeiltes Terminsystem lenken. Nach Konzeption der Listen legen Sie diese an jedem Arbeitsplatz aus.


Schritt 2: Erfassen Sie den Zeitbedarf einzelner Tätigkeiten


Sie benötigen jedoch nicht nur Informationen zu den alltäglichen Patientenströmen. Gerade für Praxen mit mehreren Ärzten ist es wichtig, den Zeitbedarf zu kennen, den die einzelnen Ärzte für dieselbe Tätigkeit benötigen. Hier können die individuellen Unterschiede sehr groß sein. Daraus ergibt sich auch ein wichtiger Besprechungspunkt für die Teambesprechung. Es geht darum, die Zeiten für dieselben Tätigkeiten zu normieren. Das bedeutet, dass alle in Ihrer Praxis anfallenden Tätigkeiten mit einem festen Zeitrahmen hinterlegt werden müssen, an den fortan alle Beteiligten gebunden sind. Die notwendige Tätigkeitsanalyse sollte dabei für jeden Arzt einer Praxis individuell erfolgen.





Vorlage für eine Tätigkeitsanalyse
Nr.	Tätigkeit/Beschäftigung	von - bis	Minuten	Bemerkung
1.	Laborbesprechung	8.15 - 8.20	4
2.	Erstuntersuchung	8.20 - 8.35	15
3.	Sonographie	8.35 - 8.45	10	Ablauf optimieren
4.	Therapiebesprechung	8.45 - 8.50	5
5.	Belastungs-EKG mit Besprechung	8.20 - 9.00	40	30 Min. Bel.-EKG, 5 Min. warten, 5 Min. Bespr.

Schritt 3: Ermitteln Sie vermeidbare Störfaktoren


Stellen Sie sich nun noch folgende Frage: „Was bringt meinen täglichen Zeitplan durcheinander?“ Bedenken Sie bei der Beantwortung dieser Frage, dass Sie es sind, der die Störungen zulässt. Dementsprechend wäre die Frage besser so zu stellen: „Wann lasse ich zu, dass mein täglicher Zeitplan durcheinander gebracht oder gestört wird?“ Auch hier helfen Bleistift und Papier an jedem Arbeitsplatz, um die immer wiederkehrenden auch noch so kleinen Störungen festzuhalten und statistisch auswerten zu können.





Vorlage für eine Störfaktoranalyse
Nr.	Störung - was, wer	von - bis	Minuten	Bemerkung
1.
2.
3.

Lesen Sie in der nächsten Ausgabe, wie Sie mit den gesammelten Daten die Taktung Ihrer neuen Terminpraxis festlegen.

Quelle: Ausgabe 04 / 2013 | Seite 11 | ID 37699880