31.03.2015 · Fachbeitrag · Patientenakten

Die richtige Schriftgutverwaltung

von Marie Reiter, MFA, Düsseldorf, www.deinberichtsheft.de

| Das Registratur- und Ordnungssystem ist der Grundpfeiler einer jeden gut organisierten Arztpraxis. Immerhin 20 Prozent der Arbeitszeit wird in die Verwaltung investiert. Eine falsch gewählte Schriftgutablage ist ein Luxus, den sich heute kaum eine Praxis mehr leisten kann. PPA hilft Ihnen dabei, das richtige Ablagesystem zu finden. |

Effektive Systeme statt Zeitfresser

Um eine Einsparung von Zeit und Kosten zu erzielen, sollte Ihr Registratursystem folgende Anforderungen erfüllen:

Die Zugriffszeit sollte nur wenige Minuten dauern, sodass die gesuchten Informationen schnell auffindbar sind.

Die Dokumente sollten sicher aufbewahrt werden, um einen Missbrauch durch Externe zu verhindern (zum Beispiel durch abschließbare Schränke).

Das Ablagesystem sollte wirtschaftlich sein (zum Beispiel wenig Platz und Personalkosten für die Schriftgutablage beanspruchen.)

Verschiedene Registratursysteme

Je nach Art der Dokumente, die es zu verwalten gilt, sollte das am besten geeignete System gewählt werden. Die Grafik auf der nächsten Seite fasst die Vor- und Nachteile zusammen.

Hängeregistratur

Die Hängeregistratur ist eine vertikale Registratur, das heißt, der Benutzer greift von oben auf das Schriftgut zu. Die Mappen sind oben offen und das Schriftgut wird lose eingesteckt. Hängeregistraturen werden normalerweise in Ausziehschränken aufbewahrt.

Pendelregistratur

Auch die Pendelregistratur ist eine vertikale Registratur. Hier allerdings sind die Mappen unten offen. Das Schriftgut wird fest abgeheftet. Auch hier erfolgt die Aufbewahrung meist in Ausziehschränken.

Kassettenregistratur mit Hängewagen

Eine weitere vertikale Registratur ist die Kassettenregistratur. Die Mappen sind oben offen. Das Schriftgut wird lose eingesteckt. Die Aufbewahrung erfolgt normalerweise in sogenannten Hängewagen.

Stehsammler

Stehsammler sind eine laterale Registratur. Das Schriftgut wird seitlich hineingelegt oder -gestellt und lose aufbewahrt. Die im DIN A4-Format vorhandenen Stehsammler werden gruppenweise nebeneinander im Regal aufgestellt. Vorn befindet sich ein kleines Etikett für den jeweiligen Sachverhalt (zum Beispiel „Rechnungen“).

Verschiedene Ordnungsmethoden

Neben der Auswahl des passenden Registratursystems ist ein übersichtliches und leicht einprägsames Ordnungssystem die zweite Komponente einer effizienten Schriftgutverwaltung. Nachfolgende Übersicht zeigt die bewährtesten Methoden. Diese können teilweise miteinander kombiniert werden (zum Beispiel sachlogische und farbliche Sortierung durch Abheften unbezahlter Rechnungen in einem roten Ordner bzw. sachlogische und nummerische Ordnung durch chronologisches Ordnen bezahlter Rechnungen eines Lieferanten im Ordner „bezahlte Rechnungen“).

Methoden der Schriftgutsortierung
Alphabetische Ordnung	Diese Methode wird nach DIN 5007 geregelt und ist die bisher am häufigsten anzutreffende in Arztpraxen. Hierbei wird nach den Anfangs- und Folgebuchstaben der jeweiligen Ordnungswörter (zum Beispiel Nachname des Patienten) einsortiert. Umlaute (ä, ö, ü) werden wie ae, oe, ue behandelt, ß als ss Der Familienname ist das erste, der Vorname das zweite Ordnungswort; genügt das nicht, werden weitere Merkmale (Straße, Wohnort) zu Hilfe genommen. Akademische Grade (Dr., Dipl.-Kfm., usw.) werden nicht berücksichtigt und stehen nach dem Vornamen.
Numerische Ordnung	Hierbei wird nach den Zahlenwerten sortiert, meist chronologisch. Gerade in der Praxissoftware wird die numerische Ordnung verwendet und setzt sich als System immer mehr durch (zum Beispiel Herr Müller = Patienten-Nr. 1354).Die numerische Ordnung eignet sich ebenfalls für das Einheften von Bankauszügen, Eingangsrechnungen und den AU-Durchschriften. Weniger geeignet dagegen sind „sprechende Zahlen“ (zum Beispiel: Z2015-03-15-AR). Diese enthalten Informationen (Z = Ziffer, 2015 = das aktuelle Jahr, AR = Abrechnung usw.) und können daher nicht fortlaufend sein.
Mnemotechnische Ordnung	Bei dieser Ordnung wird mithilfe von „Eselsbrücken“ gearbeitet (Mnemotechnik ist griechisch und bedeutet „die Kunst des Erinnerns“). Dabei werden Abkürzungen gewählt, die sich leicht in einen Zusammenhang mit dem zu merkenden Begriff bringen lassen: AB = Arztbefund, AR = Abrechnung, ER = Eingangsrechnung, PA = Postausgang usw.
Sachlogische Ordnung	Die Ablage für dieses System erfolgt nach bestimmten Stichwörtern. Die jeweiligen Stichwörter werden dem individuellen Sachverhalt des Vorgangs entnommen. Zum Beispiel kann „Ärztekammer“ als Stichwort für die Ablage jeder Art von Schriftverkehr mit dieser Institution dienen.
Farbliche Ordnung	Farben sind zusätzliche Ordnungsmittel für Zahlen und Buchstaben. Bei dieser Art der Farbcodierung wird einem bestimmten Zahlenwert oder einer Buchstabenfolge eine eindeutige Farbe zugeordnet. Farben sprechen als optische Hilfsmittel das Auge direkt an und verkürzen so die Zugriffszeit auf die Akten enorm. Ordner, auf denen nicht nur der jeweilige Sachverhalt (beispielsweise Mahnungen, Befunde, Gutachten), sondern bei denen die Aktenrücken zudem unterschiedlich eingefärbt sind, erleichtern die Schriftgutverwaltung.