31.07.2009 | Teammanagement
Gestalten Sie Ihre Teambesprechung so, dass sich alle Mitarbeiterinnen beteiligen!
Kennen Sie das? In der Teambesprechung reden immer dieselben Mitarbeiterinnen. Die anderen hüllen sich eher in Schweigen, obwohl sie mit ihrer Sicht der Dinge bedeutend zur Lösung von Problemen beitragen könnten. Aufforderungen wie: „Sagen Sie doch auch mal was“, nützen bekanntlich wenig. Dennoch gibt es Möglichkeiten, die stillen Kolleginnen zum reden zu bringen.
„Blitzlicht“ zu Beginn der Besprechung: Was beschäftigt das Teammitglied derzeit in Bezug auf die Praxis?
In den Ausgaben 2 und 10/2008 von „Praxisteam professionell“ haben wir bereits darüber berichtet, welche wichtigen Grundvoraussetzungen erfüllt sein sollten, um die Teambesprechung zum Erfolg zu führen. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen ergänzend dazu einen bewährten Praxistipp weitergeben: die Einführung eines „Blitzlichts“ zu Beginn jeder Teambesprechung. Konkret heißt das: Noch bevor die Themen der vorbereiteten Tagesordnungspunkte bearbeitet werden, sagen alle Anwesenden, was sie aktuell in Bezug auf die Praxis beschäftigt. Das können im Grunde alle praxisrelevanten Themen sein. Folgende fünf Fälle seien hier beispielhaft erwähnt:
1. Aktuelle Informationen, die weitergegeben werden sollten
Beispiel: „Morgen um 14 Uhr kommt der Techniker für die Wartung des Sonogeräts. Wir müssen darauf achten, dass der Chef nach der Mittagspause keine Sonos anordnet.“
2. Rückmeldungen von Patienten, die in der Regel nur bei
einzelnen Mitarbeiterinnen ankommen
Positive Rückmeldungen von Patienten sind genauso wichtig wie die negativen. Ein positives Feedback motiviert das Team und zeigt auf, was die Patienten an der Praxis besonders wertschätzen. Kritische Rückmeldungen dagegen machen deutlich, wo sich das Team noch verbessern kann. Wenn sich die Teammitglieder nicht über das Feedback der Patienten austauschen, entsteht sehr schnell ein verzerrtes oder gar falsches Bild. Daher ist dieser Punkt sehr wichtig.
3. Kleine und größere Ärgerlichkeiten des Alltags, die nicht zu
Problemen anwachsen sollten
Beispiel: „Mir ist es in der letzten Woche mehrfach passiert, dass ich ein EKG anlegen wollte und keine Saugnäpfe mehr da waren. Das hat mich sehr geärgert“. An dieser Stelle darf es nicht darum gehen, den Schuldigen für diesen unangenehmen Vorfall zu finden, sondern Absprachen für die Zukunft zu treffen, die einen reibungslosen Arbeitsablauf erleichtern.
Es gibt jedoch noch einen weiteren Grund, warum der Ärger zeitnah angesprochen werden sollte: Viele Menschen sammeln kleine Vorfälle, die es ihrer Meinung nach nicht wert sind, angesprochen zu werden. Irgendwann ist das sprichwörtliche Fass voll und die entsprechende Person „explodiert“ in einer Situation, die eine solche Reaktion nicht rechtfertigt. Leider ist zu diesem Zeitpunkt eine sachliche Klärung der gesammelten Probleme kaum noch möglich.
4. Kleinigkeiten, die keinen eigenen Tagesordnungspunkt darstellen
Beispiel: „Kennt jemand einen guten und zuverlässigen Gärtner? Der Mann, der unseren Praxisvorgarten gepflegt hat, geht im nächsten Monat in Rente.“ Sie werden schnell erleben, welche Vorteile es hat, solche Fragen dem gesamten Team zu stellen, denn Sie nutzen das Wissen und die Kompetenz aller und vermitteln gleichzeitig Wertschätzung.
5. Aufforderung, Verbesserungsvorschläge und Beobachtungen mitzuteilen
Viele Menschen leiden an der sogenannten Betriebsblindheit. Da ist es positiv hervorzuheben, wenn Mitarbeiterinnen wahrnehmen, was verbessert werden kann. Manche Menschen präsentieren aber nicht gleich eine Lösung, sondern benennen die Umstände, die nicht in Ordnung sind. Auch das ist wichtig, denn erst wenn deutlich wird, was nicht funktioniert, können Ideen zur Verbesserung entwickelt werden.
Wie kann erreicht werden, dass sich jedes Teammitglied am „Blitzlicht“ beteiligt?
Wie können Sie es aber schaffen, dass sich alle - vor allem diejenigen, die bislang nur wenig oder nichts zu einer Teambesprechung beigetragen haben - am „Blitzlicht“ beteiligen?
1. Setzen Sie einen Startpunkt
Erklären Sie in einer Teambesprechung, dass Sie das Blitzlicht einführen möchten und welche Beiträge Sie sich dort wünschen. Machen Sie deutlich, welche positiven Auswirkungen Sie von dieser Vorgehensweise erwarten.
2. Führen Sie feste Regeln ein
Erleichtern Sie gerade den schüchternen Mitarbeiterinnen Wortbeiträge durch die Einführung fester Regeln. Sie können eine klassische Runde machen, in der einer nach dem anderen dran ist. Dies hat den Nachteil, dass manche in dem Wissen, gleich an der Reihe zu sein, nicht mehr zuhören können, denn sie sind zu sehr damit beschäftigt, im Kopf ihren eigenen Wortbeitrag vorzubereiten. Eine andere Möglichkeit ist, mit einem Ball zu arbeiten: Der Moderator wirft den Ball einer beliebigen Person zu. Der Ballbesitzer hat das Wortrecht und kann den Ball an eine beliebige Person weitergeben, nachdem er mitgeteilt hat, was ihm bzw. ihr gerade „auf dem Herzen“ liegt. So kommt im wahrsten Sinne des Wortes Bewegung in das Gespräch.
3. Übertragen Sie die Moderation einer erfahrenen Kollegin
Es reicht natürlich nicht, wenn einer nach dem anderen seine Anliegen vorbringt und diese anschließend im Raum stehen bleiben. Daher ist ein erfahrener Moderator unverzichtbar, der die Aufgabe hat, an den Punkten, wo es notwendig ist, eine weitergehende Klärung oder Absprache herbeizuführen.
Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass unser Kühlschrank für die Medikamente nicht sauber ist.“ In den meisten Teams würde sich nach so einer Information keiner verantwortlich fühlen, den Kühlschrank zu reinigen. Der Moderator muss an dieser Stelle klären, wer diese Aufgabe übernehmen wird.
Manchmal bedarf es etwas Übung herauszuhören, worum es einem Mitarbeiter genau geht. Vermeiden Sie daher lange Diskussionen, sondern sorgen Sie mit einer zielgerichteten Moderation für
Lösungen.
Erfahrungen sammeln und alle Beiträge ernst nehmen
Sie haben es in der Hand, wie die Erfahrungen Ihres Teams mit dem neuen Ritual sein werden. Nehmen Sie den Beitrag jedes Teammitglieds ernst, auch wenn für Sie manches eher von untergeordneter Bedeutung ist. Vermeiden Sie vor allem Abwertungen wie: „Das ist doch nicht so wichtig“.
Gerade die eher zurückhaltenden Mitarbeiterinnen müssen zunächst die Erfahrung machen, dass sie selbst auch Wesentliches beitragen können, anschließend trauen sie sich auch an wichtigere Themen heran. Häufig steckt hinter der Schüchternheit die Annahme, die anderen könnten es einfach besser, und die Angst, sich zu blamieren.
Beachten Sie: Sie können jedoch nicht erwarten, dass sich alle „ans Eingemachte“ wagen, nur weil Sie es mit einer neuen Methode versuchen. Das ist keine Garantie.
Gesamte Kompetenz des Teams kann genutzt werden
Nicht nur der Chef oder die Chefin profitieren vom regen Austausch im Team, jeder Einzelne ist mit seiner Wahrnehmung und Sicht der Dinge gefragt und somit muss sich auch jeder für die Teambesprechung vorbereiten. Das erhöht die Aufmerksamkeit, die Teambesprechung wird interessanter. Der größte Vorteil aber liegt darin, dass die gesamte Kompetenz des Teams genutzt wird, denn gerade die stillen Mitarbeiterinnen erweisen sich oft als wahre Schätze, weil sie pragmatische Lösungen suchen, ohne zu viele Worte darum zu machen.
