27.05.2008 | Qualitätsmanagement
Wie können Sie Praxisabläufe im Qualitätsmanagement dokumentieren?
Um Arbeitsabläufe im Qualitätsmanagement (QM) zu dokumentieren, gibt es zwei Methoden: die Arbeitsanweisung (AA) und die Verfahrensanweisung (VA). In beiden werden verbindliche Vorgaben oder Vorgehensweisen für bestimmte Praxisabläufe dokumentiert. „Praxisteam professionell“ erläutert Ihnen im folgenden Beitrag anhand von Praxisbeispielen, wie die Dokumentation in Ihrer Praxis strukturiert aufgebaut werden kann.
Arbeitsanweisung oder Verfahrensanweisung?
Häufig fragen sich Praxismitarbeiter, welche Unterschiede zwischen AA und VA bestehen. Wie so oft sind die Details ausschlaggebend.
Arbeitsanweisung
In einer Arbeitsanweisung werden Arbeitsabläufe dokumentiert, die eine Person allein ausübt oder durchführt. Hierzu einige Beispiele:
- Injektion
- Blutentnahme
- Blutdruckmessung
- Blutzuckermessung
- Ausstellung von Bescheinigungen
- Patientenannahme
- Ausstellung von Rezepten usw.
Verfahrensanweisung
In einer Verfahrensanweisung werden komplette Abläufe in einer Praxis dokumentiert. Das heißt, es sind immer mehrere Personen daran beteiligt. Auch hierzu einige Beispiele:
- Krebsvorsorge (In dieser VA wird das gesamte Procedere dokumentiert)
- Interne Audits
- Ermittlung Schulungsbedarf
- Änderungsdienst
- QM-Bewertung
- Erstellung QM-Dokumente
- Verhalten im Brandfall
- Neuaufnahme Diabetespatient ins DMP
- usw.
Verfahrens- und Arbeitsanweisungen für das geforderte Qualitätsmanagementsystem (QMS) sollten sinnvollerweise jeweils in einem eigenen Register/Ordner geführt werden. Durch korrekte Kennzeichnung und ein immer wieder aktualisiertes Inhaltsverzeichnis ist es dann leicht, sich im QM-Handbuch zu orientieren.
Muster Arbeitsanweisung
Zu jeder Dokumentation gehört ein einheitliches und übersichtliches Layout, das für die inhaltliche Orientierung unerlässlich ist. Nutzen Sie dazu die Kopf- und die Fußzeile. Einmal erstellt und als Leerformular im PC abgespeichert kann man jederzeit schnell darauf zurückgreifen.
Beispiel: Arbeitsanweisung Injektionen
| Name der Praxis
(eventuell mit Logo) | Arbeitsanweisung Injektionen | Version 1 Seite 1 von 1 Freigabe auf Seite 1 | |
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Geltungsbereich: | gesamte Praxis |
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Zuständigkeit: | Medizinische Fachangestellte (MFA) |
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Aktuelle Version entwickelt von: | Praxisteam | am: 07.05.08 | |
Freigegeben von: | Praxisleitung | am: | |
Check durch: | QMB | am: | |
Ziel: | Korrekte Durchführung einer Injektion |
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| Injektionsarten:
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| Vorbereiten einer Injektion:
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| Durchführung:
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Dateiname: Injektion |
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Aktuelle Version erstellt: QMB | Freigegeben: Dr. … | ||
Datum: 07.05.08 | Datum: | ||
Beispiel: Verfahrensanweisung Befundberichte für Ämter
| Name der Praxis (eventuell mit Logo) | Verfahrensanweisung Befundberichte für Ämter | Version 1 Seite 1 von 1 Freigabe auf Seite 1 |
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Geltungsbereich: | gesamte Praxis |
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Zuständigkeit: | Arzt, Medizinische Fachangestellte (MFA), Schreibkraft (SK) |
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Aktuelle Version entwickelt | von: Praxisteam | am: 07.05.08 |
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Freigegeben | von: Praxisleitung | am: |
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Check | durch: QMB | am: |
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Ziel: | Komplikationslose Bearbeitung von Anfragen von Ämtern, Versicherungen, MD usw. |
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Was | Wer | Mitverantwortlich | Wie | Dokument | ||||
1. Die Anforderung kommt und wird mit dem Eingangsstempel versehen | MFA |
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| Post wird geöffnet und mit dem Tagesstempel versehen | Anfrage Amt | |||
2. MFA organisiert die Karteikarte, heftet Anfrage auf Krankenblatt und gibt dieses an SK weiter | MFA |
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| MFA sucht die Karteikarte des entsprechenden Patienten heraus | Karteikarte | |||
3. Karteikarte mit Anforderung zur Schreibkraft bringen | MFA |
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4. Arzt erhält Karteikarte zum Diktat von SK | SK |
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| SK gibt Karteikarte zusammen mit leerer Kassette an den Arzt, der die Anfrage bearbeiten bzw. diktieren muss. Das Datum dieses Vorganges hält sie in einer Liste fest. | Karteikarte Kassette Liste | |||
| 5. 5.1: Bearbeitung 5.2: Karteikarte kommt mit diktierter Kassette vom Arzt zurück |
Arzt
Arzt |
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| Diktat: Befundbericht innerhalb einer Woche erstellen. Arzt gibt Karteikarte und die diktierte Kassette zum Diktat Ausgegeben: 10.04.08 Zurück am: 12.04.08 | Liste | |||
Beachten Sie: Beide Muster sind nur Vorschläge – jede Praxis muss die AA und VA individuell auf ihre Bedürfnisse abstimmen. Alle Abläufe sollten jedoch nur so aufgeschrieben werden, wie sie in Ihrer Praxis auch durchgeführt werden. Beschönigen Sie nichts und schreiben Sie keine Romane. Sollte es zu einer Visitation/einem Audit seitens der KBV oder einer Zertifizierungsgesellschaft kommen, wird immer nach Ihren Vorgaben gefragt werden.
