02.03.2009 | Qualitätsmanagement
Die Planung des Qualitätsmanagementsystems und die Rolle der Praxisleitung
von Monika Pohlkamp, MFA und Qualitätsmanagerin, Sendenhorst
Wenn sich eine Praxis dazu entschließt, ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) einzuführen, ist die wichtigste Voraussetzung dafür, dass die Praxisleitung auch die Verantwortung für die Einführung übernimmt und hinter dem QMS steht. Noch wichtiger wird diese Verantwortung, wenn sich die Praxis zertifizieren lassen möchte. Leider ist es häufig jedoch so, dass die Praxisleitung nicht hinter dem QMS steht - dann ist die Einführung schon fast zum Scheitern verurteilt. Im folgenden Beitrag verdeutlicht Ihnen „Praxisteam professionell“ die Wichtigkeit der Praxisleitung bei der Einführung eines QMS.
Ein QM-Handbuch macht noch kein QMS
Die Praxisleitung muss sich darüber im Klaren sein, dass sie bezüglich der Entwicklung, Verwirklichung und ständigen Verbesserung des QMS in der Pflicht steht. Leider sehen jedoch viele Ärztinnen und Ärzte in der Einführung eines QMS nur ein notwendiges gesetzliches Übel. Sie möchten einfach und schnell ein fertiges QM-Handbuch in ihr Regal stellen und dann nichts mehr von QM hören und sehen. Andere möchten die Aufgabe komplett an eine Mitarbeiterin (die Qualitätsmanagementbeauftragte [QMB]) delegieren, schicken diese zu Seminaren und meinen, damit den Anforderungen Genüge getan zu haben. Doch genau das ist mit Sicherheit nicht gewollt gewesen, als der Gemeinsame Bundesausschuss die QM-Richtlinie beschlossen hat.
QM funktioniert nur nach dem Top-Down-Prinzip
Sinn und Zweck eines jeden QMS für die Arztpraxis ist es u.a., Arbeitsabläufe zu strukturieren, Mitarbeiter zu motivieren, sie in Praxisabläufe einzubeziehen und Patientenanforderungen erkennbar zu machen. Des Weiteren wird durch ein gut geführtes QMS die Wirtschaftlichkeit einer Praxis sichergestellt. Eine Zertifizierung trägt dazu bei, für Patienten, Mitarbeiter, externe Zuweiser, Kollegen und natürlich auch die Krankenkassen und Krankenhäuser die Qualität der eigenen Praxis zu dokumentieren.
Aus diesen Gründen ist es zwingend notwendig, dass die Praxisleitung ganz hinter „ihrem“ QMS steht und die Anforderungen natürlich auch lebt. Ansonsten wird jedem Außenstehenden schnell klar werden, dass Theorie und Praxis in Bezug auf die Qualitätssicherung in der Arztpraxis nicht übereinstimmen. Und wie der Volksmund so schön sagt: „Die Quittung dafür kommt bestimmt!“
Es reicht also nicht aus, dass die Praxisleitung zwar den Aufbau eines QMS beschließt, sich dann aber für den weiteren Projektfortschritt nicht mehr genügend Zeit nimmt oder sich nicht dafür interessiert. Das Ergebnis eines solchen Desinteresses ist meistens, dass notwendige Maßnahmen nicht durchgeführt werden.
Die Pflichten der Praxisleitung
Im Normenkapitel 5 des QMS nach DIN EN ISO ist festgelegt, auf welche Bereiche sich die Verantwortung der Praxisleitung erstrecken muss. In den Richtlinien des GB-A ist zudem gefordert, dass eine Arztpraxis den Nachweis über die Erfüllung der Anforderungen des Normenkapitels 5 erbringen muss:
- Die Qualitätspolitik muss festgelegt sein. Das heißt, die Praxisleitung muss allen Mitarbeitern vermitteln, wie die Praxis im Hinblick auf Qualität auf dem Markt positioniert sein soll. Sie muss Kundenanforderungen und -wünsche ihrer Bedeutung nach innerhalb der Praxis festlegen (zum Beispiel bessere Terminplanung, Serviceleistungen, IGeL-Angebote usw.).
- Qualitätsziele müssen von der Praxisleitung in Übereinstimmung mit der QM-Politik festgelegt werden. Dazu gehört die Aufnahme des Ist-Zustands und danach das Festlegen und Umsetzen der QM-Ziele. Lesen Sie zum Thema „Qualitätsziele“ und „QM-Politik“ ausführlich Ausgabe 4/2008.
- Es müssen Managementbewertungen durchgeführt werden, um die Wirksamkeit und Effizienz des QMS beurteilen zu können (zum Beispiel durch Patientenbeschwerden, Zuweiserbefragungen). Um dies zu erreichen, muss die Praxisleitung dafür sorgen, dass Ressourcen verfügbar sind, um zum Beispiel Patientenwünsche zu ermitteln und zu erfüllen. Zudem muss die QM-Politik laufend auf ihre Angemessenheit und Sinnhaftigkeit überprüft werden, damit sie kontinuierlich verbessert werden kann.
Praxistipp: Die Praxisleitung soll kurz und präzise aufschreiben, worauf es ihr bei der Einführung des QMS ankommt. Dabei sollte sie bei der Wortwahl verständlich bleiben und auf bewertbare Ziele achten. So dürfte es ein Leichtes sein, auch in Ihrer Praxis QM umzusetzen!
Fazit
Die QM-Politik stellt eine zentrale Aktivität beim Aufbau eines QMS dar. Und genau deshalb kann und darf die QM-Politik von der Praxisleitung niemals delegiert, sondern muss durch sie persönlich erarbeitet und geleistet werden. QM funktioniert nur nach dem Top-Down-Prinzip. Allerdings kann QM nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn alle im Team die QM-Politik der Praxis akzeptieren - es sollten also alle Mitarbeiter mit ins Boot geholt werden.
