08.01.2008 | Praxisorganisation
Vermeiden Sie unnötige Honorarverluste durch eine optimale Dokumentation!
In jeder Praxis kennt man das Problem: Ein Patient wurde behandelt, die Karteikarte oder der elektronische Eintrag auf dem Behandlungsblatt ist jedoch nicht vollständig oder gar nicht ausgefüllt worden. Wenn nichts eingetragen wurde, kostet es unnötig Zeit, herauszufinden, was gemacht wurde. Ist jedoch eine längere Zeit zwischen tatsächlicher Behandlung und Eintrag vergangen, wird es schwer, sich an alle Details zu erinnern und wirklich lückenlos zu dokumentieren. Wenn zum Beispiel in einer gynäkologischen Praxis neben einer Krebsvorsorge noch eine Anti-Konzeptionsberatung stattgefunden hat, wird man diese Leistungen nicht erfassen können, wenn sie nicht eingetragen wurden. So entstehen unnötige Honorarverluste. Im folgenden Beitrag erläutert Ihnen „Praxisteam professionell“, wie Sie sich eine effektive Dokumentation leichtmachen können.
Tipp: Karteikarte schon am Vorabend bereitlegen
Bei Behandlungsterminen hat sich bewährt, die Karteikarte am Vorabend bereitzulegen, um am Termin nicht erst danach suchen zu müssen. So können auch schon vorab Besonderheiten nachgelesen werden, die bei der Behandlung wichtig sind (zum Beispiel Marcumar-Patient oder Kreislaufschwäche).
Auch bei telefonischen Kontakten, Auskünften, Beratungen, Rechnungsbeschwerden etc. sollten Sie die Karteikarte heraussuchen und das Datum, den Grund des Anrufs und den Inhalt der Auskunft dokumentieren. Notieren Sie, wenn Ihr Patient Rechnungen für zum Beispiel Beihilfestellen kopiert haben möchte oder Unterlagen an Kassen oder Arztkollegen versandt werden müssen.
Die Dokumentation beim Erstkontakt des Patienten
Bei Erstkontakt sind die Anamnese (auf separatem Bogen, der in der Karte archiviert wird, bei karteiloser Praxisführung wird dieser später an geeigneter Stelle aufbewahrt), die Diagnose und der Grund des Besuchs (Schmerzen, Beschwerden usw.) zu dokumentieren. Idealerweise wird der medizinische Anamnesebogen vom Arzt direkt zu Beginn der Erstbehandlung mit dem Patienten besprochen. Wichtige Informationen, die sich daraus für die künftigen Behandlungen ergeben, werden direkt in die Karteikarte übernommen.
Der zusätzliche Anamnesebogen, den viele Praxen inzwischen noch ergänzend verwenden, kann vorab von einer Medizinischen Fachangestellten mit dem Patienten bearbeitet werden.
Für den Arzt relevante Informationen werden von ihr gut sichtbar gemarkert. So muss der Arzt nicht zwei Bögen mit dem Patienten durchgehen – das spart Zeit. Die Mitarbeiterin kann die Auswertung dieses Bogens als Anlass für gezielte Fragen bezüglich individueller Behandlungswünsche nutzen und so ebenfalls den wichtigen Erstkontakt mit einem Patienten hochgradig positiv zugunsten der Praxis entscheiden.
Karteieintrag auch zu Beratungsvorgängen vornehmen
Auch bei Beratungsvorgängen ist ein Eintrag eine wertvolle Unterstützung. So kann zum Beispiel der Stand der Beratung auch vom Praxischef oder von Kolleginnen nachvollzogen und bei einem erneuten Besuch des Patienten daran angeknüpft werden. Peinliche Doppelberatungen werden damit vermieden und der Patient wird „aufbauend“ beraten.
Der Gesetzgeber verlangt vom Arzt eine umfassende Aufklärung und Beratung – auch über die Bereiche, die der Arzt selbst gar nicht bedient. Mit der kompletten Dokumentation können Sie auch im Nachhinein noch nachweisen, dass Ihr Patient über die Möglichkeit einer speziellen Ultraschalluntersuchung aufgeklärt wurde, sich aber dennoch für die einfache Vorsorge entschieden hatte.
Dokumentation der erbrachten Leistungen mit Zeitangaben
Dokumentieren Sie alle erbrachten Leistungen sorgfältig. So kann eine versierte Abrechnungsspezialistin die erfolgte Behandlung nachvollziehen und aus der ausführlichen Dokumentation die richtigen Gebührennummern ermitteln. Wenn der Chef nun auch noch die Zeitangaben für die jeweiligen Behandlungen mit vermerkt, wird bei der Abrechnung das Honorar bzw. der Steigerungssatz in der GOÄ entsprechend des Zeitaufwandes und der Schwierigkeit der jeweiligen Behandlung betriebswirtschaftlich sinnvoll ermittelt. Auch für die Steuerung der Honorarkalkulation ist die Angabe der Behandlungszeit von Vorteil.
Beispiel 1: Kalkulation des Honorars für ein vaginales Ultraschall
Im Zuge der Durchführung eines vaginalen Ultraschalls plant der Gynäkologe für eine Vorsorge zusätzliche fünf Minuten ein. Wenn nun der Stundenfaktor der Praxis bekannt ist (diesen erfahren Sie vom Steuerberater der Praxis), können Sie exakt das Honorar für diese Behandlung kalkulieren. Hinzu kommt noch der Zeitaufwand für die Medizinische Fachangestellte über die Beratung zu dieser Leistung. Diese Kalkulation ist dann Grundlage für alle weiteren IGeL-Leistungen. Wird in der Folge bei jeder Behandlung die Behandlungszeit notiert, kann jedes Mal überprüft werden, ob die Kalkulationsgrundlage noch stimmt oder ob Korrekturen vorgenommen werden müssen. |
Dokumentieren Sie bereits die Anamnese und die Beschwerden so ausführlich wie möglich und vereinbaren Sie hierfür Kürzel, die allen Kolleginnen bekannt sind. Denken Sie schon hier daran, dass bei der Befundaufnahme die erste Trennung zwischen einer Kassen- und einer Privatleistung erfolgen kann und eine optimale Aufzeichnung Nachfragen verhindert.
Beispiel 2: IGeL anbieten und Diagnosen vervollständigen
Ist in der Karteikarte vermerkt, dass eine Patientin eine IGeL-Leistung gewünscht hat, ist es ein leichtes, darauf aufmerksam zu machen und ihr diese Leistung erneut anzubieten. Und: Ist die Anamnese korrekt und werden neue Diagnosen und Erkrankungen regelmäßig erfragt, so gibt dies schnell Aufschluss darüber, ob bestimmte Anamneseziffern berücksichtigt werden können – zum Beispiel die Diabetesausnahmeziffer 32020. Gerade solche „Kleinigkeiten“ können dazu beitragen, dass kein Budget überschritten wird. Gleichzeitig sichern die zusätzlichen IGeL-Angebote den Praxisumsatz. |
Bedenken Sie, dass zum Beispiel auch bei einer regelmäßigen Krebsvorsorge immer wieder darauf hingewiesen werden sollte, welche Vorteile IGeL-Leistungen bringen. Weitere Maßnahmen wie zum Beispiel Impfpasskontrollen können schnell zu höheren Honoraren beitragen.
Praxistipp: Vor allem bei Beratungen – gleich welcher Art – ist es wichtig, die Inhalte so ausführlich wie nötig niederzulegen, da sie sonst schon oft nach kurzer Zeit nicht mehr nachzuvollziehen sind. Gerade die Genauigkeit der Dokumentation ist von großer Bedeutung.
Notieren Sie Besonderheiten bei der Rechnungsstellung in der Kartei und stellen Sie diese gut sichtbar für die Abrechnungsexpertin heraus. Will eine Familie zum Beispiel immer alle Privatrechnungen gemeinsam erhalten, empfiehlt sich eine entsprechende Notiz in den Unterlagen.
Optimale Abrechnung durch vollständige Dokumentation
Eine ausführliche Dokumentation ist kein Mehraufwand, wenn die Standards für die Praxis festgelegt werden und sich alle Beteiligten strikt an die Vorgaben halten. So sichert die perfekte Dokumentation nicht nur die Nachvollziehbarkeit der Behandlungen, sondern ist auch für eine Abrechnung ohne Honorareinbußen unerlässlich.
Bedenken Sie dabei, dass es immer mehrere Wege zum Ziel gibt. In jeder Praxis lassen sich individuelle Vorgehensweisen finden. Ideen aus dem Team sollten unbedingt aufgegriffen werden. Auf diese Weise erreichen Sie die ideale Vorgehensweise für Ihre Praxis.
