27.08.2009 | Praxisorganisation
So sparen Sie bei den Versandkosten!
Beim Versand von Briefen und Päckchen lohnt es sich, Einsparmöglichkeiten auszuloten und dem Versandziel entsprechend die jeweils optimale und möglichst kostengünstigste Versandform zu finden.
Welche Sendung kostet wie viel?
Bei der Vielzahl an Versandmöglichkeiten, lohnt sich der Blick für Details - hier kann so mancher Euro die Portokassen entlasten.
Postkarte: Der Versand einer Postkarte kostet 0,45 Euro. Allerdings eignet sich eine Postkarte im Geschäftsleben nicht als Korrespondenzmittel, da der Datenschutz nicht eingehalten werden kann. Nutzen Sie deshalb auch für Recall-Anschreiben entweder Briefe oder versenden Sie die Recall-Postkarte im Umschlag.
Standardbrief: Ihre Rechnungen versenden Sie gewöhnlich als Standardbrief im Format DIN lang, C6. Dieser kostet 0,55 Euro und darf bis zu 20 g schwer sein. Das entspricht bis zu drei DIN-A4 Seiten. Nutzen Sie auch regionale Anbieter, soweit vorhanden. Diese können sowohl im Preis als auch im Service vorteilhafter als die Deutsche Post sein. Ein entscheidender Vorteil regionaler Zusteller ist, dass sie die Sendungen in der Regel ohne Aufpreis bei Ihnen abholen und taggleich zustellen.
Kompaktbrief: Wenn Sie mehrere Rechnungen an eine Postadresse versenden (zum Beispiel an Ehepaare, Eltern und Kinder), lohnt sich ein Kompaktbrief. Dieser hat ebenfalls C6-Format, darf bis zu acht DIN-A4 Seiten umfassen und kostet 0,90 Euro Portogebühr.
Maxibrief plus: Für größere Sendungen gibt es den Maxibrief plus, der eine Versandtasche oder ein Karton sein darf. Die maximalen Maße sind 60 x 30 x 15 cm. Die Sendung darf bis zu 2.000 g schwer sein und kostet 4,40 Euro. Gegenüber einem Päckchen hat er den Vorteil, dass eine schnellere Zustellung gewährleistet ist. Da außerdem der Versand per Nachnahme oder Einschreiben möglich ist, ist er für den Versand von Proben an Ihr Labor geeignet.
Infobrief: Wenn Sie inhaltsgleiche Briefe - mindestens 50 Stück - versenden, sollten Sie diese als Infobrief verschicken. Dieser kostet lediglich 0,35 Euro pro Stück. Bei Ihrem Praxisjubiläum, Patientenveranstaltungen, Versendung von Newslettern oder Ähnlichem ist dies eine erhebliche Einsparung gegenüber dem Standardbrief.
Päckchen: Der Versand eines Päckchens kostet bei der Deutschen Post derzeit 3,90 Euro. Die Zustellung dauert ein bis zwei Tage, der Inhalt ist unversichert. Der Deutsche Paketdienst (DPD) verlangt 4 Euro. Die Zustellung dauert ebenfalls ein bis zwei Tage, aber der Inhalt des Päckchens ist bis 500 Euro versichert. General Logistics Systems (GLS) berechnet 4,10 Euro. Das Päckchen ist hier sogar bis 750 Euro versichert. Weitere Versender verlangen ab 4,30 Euro aufwärts. Achten Sie deshalb neben dem Wert des Inhalts auf die Gebühren. Je wertvoller der Inhalt, desto eher sollten Sie eine Versandart wählen, die den Inhalt Ihres Päckchens versichert.
Paket: Ein Paket darf maximal 120 x 60 x 60 cm groß sein und bis maximal 10 kg wiegen. Der Paketversand aus der Postfiliale kostet 6,90 Euro. Wenn Sie den Online-Versand nutzen wollen, kostet das gleiche Paket nur 5,90 Euro. Das Porto wird per Kreditkarte oder von Ihrem DHL-Online-Konto abgebucht. Eine Versicherung richtet sich nach dem Wert des Pakets (bis 2.500 Euro kostet sie 3,50 Euro) und ist gesondert abzuschließen.
Sie können Pakete natürlich auch mit anderen Anbietern kostengünstig verschicken. Der DPD beispielsweise unterteilt seine Preisklassen nach der Größe in S (Small), M (Medium), L (Large) und XL (Extra Large). Ein Paket der Kategorie S - die Addition aus der kürzesten und längsten Paketseite darf nicht mehr als 50 cm betragen - kostet zurzeit 4 Euro. Pakete der Kategorien M und L kosten zurzeit 6,50 Euro bzw. 9 Euro. Im Preis enthalten ist eine Versicherung im Wert von 520 Euro. Die Berechnung erfolgt unabhängig vom Gewicht. Allerdings darf das Paket nicht mehr als 31,5 kg wiegen.
Welche Versand- bzw. Portokosten können Sie abrechnen?
Versand- und Portokosten können in bestimmten Fällen sowohl über Chipkarte als auch bei Privatpatienten berechnet werden. Nicht abgerechnet werden können diese bei Rechnungs- oder Rezeptversand, Terminzusendungen oder Ähnlichem.
Abrechnung bei Kassenpatienten
Portokosten fallen in Verbindung mit ärztlichen Briefen, sowie beim Versand von Röntgenbildern, CDs, Szintigrammen etc. an. Diese werden beim Kassenpatienten nach EBM 2009 abgerechnet. Die Gebührenpositionen finden Sie in Kapitel 40.
- EBM-Nr. 40120: Standardbrief,
- EBM-Nr. 40122: Kompaktbrief,
- EBM-Nr. 40124: Großbrief,
- EBM-Nr. 40126: Maxibrief.
Dieses Porto wird auch berechnet bei Anfragen von Kassen, wenn keine Freiumschläge bereitgestellt werden.
Versand von Probematerial und Untersuchungsergebnissen werden kombiniert abgerechnet, das heißt Versandmaterial und Porto in einer Pauschale:
- EBM-Nr. 40100: Kostenpauschale für Versandmaterial, Versandgefäße und Versendung,
- EBM-Nr. 40104: Kostenpauschale Versandmaterial und Versendung Röntgenbilder,
- EBM-Nr. 40106: Kostenpauschale für Versendung von Langzeit-EKGs-Datenträger und Versandmaterial.
Abrechnung bei Privatpatienten
Beim Privatpatienten können obige Positionen ebenfalls abgerechnet werden. Entsprechende Abrechnungsziffern müssen Sie selbst anlegen.
Kennzeichnen Sie die Sachleistung auf der Rechnung deutlich. Denn wenn sie kommentarlos Porto abrechnen, ohne dies einem bestimmten Arztbrief zuzuordnen (zum Beispiel po1 für einen Arztbrief an einen Orthopäden), könnte der Patient dies missdeuten und denken, dass Sie für das Versenden Ihrer Rechnung Porto berechnen, was nicht erlaubt ist.
Praxistipp: Für die Portopositionen können Sie zum Beispiel die Nummer po1 für den Standardbrief anlegen, po2 für den Kompaktbrief usw.
Beachten Sie: Wichtig ist dass Sie nur Positionen berechnen, die bei Ihnen tatsächlich anfallen. Wenn das Labor Ihnen das Versandmaterial und die Portokosten stellt und der Patient eine Rechnung vom Labor erhält, können Sie selbstverständlich keine Positionen berechnen, weil diese Leistungen schon vom Labor abgerechnet werden.
So sparen Sie Porto
Oft ist es möglich, eine Rechnung dem Patienten direkt mitzugeben. Achten Sie auch bei der Terminierung darauf, ob ein Patient in absehbarer Zeit erneut einen Termin hat, und warten Sie dann eventuell so lange, bis Sie die Behandlungstermine in einer Rechnung zusammenfassen können. Das sollten Sie allerdings nur bei kleinen Beträgen tun, größere werden immer sehr zeitnah abgerechnet. |
Postfilialen, Briefkästen, Postleitzahlen finden
Ob Postfiliale, Briefkasten oder Packstation - schnell bekommen Sie über den „Postfinder“ alle wichtigen Posteinrichtungen in Ihrer Nähe angezeigt: http://standorte.deutschepost.de/LocationSearch. Im Internet können Sie auch die richtige Postleitzahl herausfinden: www.postdirekt.de/plzserver/. Darüber hinaus gibt das Kundentelefon der Post unter der Telefonnummer 01802 33 33 (6 Cent je Anruf im Festnetz) Auskunft zu den Postleitzahlen. Mehr Informationen zum Thema Postversand erhalten Sie bei www.postsitter.de/posttarife.htm.
