02.05.2008 | Praxisorganisation
So senken Sie die Kosten beim Praxisbedarf
Die immer kleiner werdende Gewinnspanne zwingt die Praxisinhaber dazu, sich ernsthaft um Kostensenkungsmaßnahmen zu bemühen. Die Ausgaben für Praxismaterialien nehmen zum Beispiel einen beträchtlichen Teil des Umsatzes ein. Zum Praxisbedarf zählen alle Verbrauchsmaterialien für den Behandlungs- und Verwaltungsbereich (Einmalhandschuhe, Desinfektionsmittel, Büromaterial etc.).
Die Ermittlung des Materialbedarfs
Die Ermittlung des Materialbedarfs zielt darauf ab, Materialien bedarfsgerecht einzukaufen. Es reicht nicht, erst mit der Bedarfsfeststellung zu beginnen, wenn das Material sich bereits dem Ende zuneigt oder schon aufgebraucht ist. Kleine Mengen können oft erst mit hohem Aufwand und hohen Preisen kurzfristig beschafft werden. Umgekehrt führen überhöhte Materialbestände zu zusätz-lichen Kapitalbindungskosten. Außerdem fallen Lagerkosten für den dafür benötigten Platzbedarf an. Wird dieses große Materiallager nicht sorgfältig verwaltet, müssen verderbliche Materialien bei Überlagerung vernichtet werden.
Die Materialbedarfsplanung
In der Materialbedarfsplanung ist zunächst je benötigtem Artikel der Zeitpunkt festzustellen, ab wann eine Bestellung notwendig wird. Dies ist immer dann der Fall, wenn die „eiserne Reserve“ angebrochen wird. Um die Größe der „eisernen Reserve“ – die Mindestreservemenge – zu bestimmen, sind folgende Kennzahlen zu ermitteln:
Bestimmen der Mindestreservemenge
Materialverbrauch | Der Materialverbrauch ergibt sich aus dem Bestand am Anfang eines Monats abzüglich des Bestandes am Ende eines Monats. |
Durchschnittlicher Lagerbestand | Zur Ermittlung des durchschnittlichen Lagerbestandes werden der Bestand am Anfang und am Ende des Monats addiert und durch 2 geteilt. |
Lagerumschlagshäufigkeit | Sie errechnet sich aus dem Materialverbrauch geteilt durch den durchschnittlichen Lagerbestand. |
Lagerzeit | Die Lagerzeit wird berechnet, indem man 30 (ein Monat) durch den durchschnittlichen Lagerbestand teilt. |
Voraussichtliche Beschaffungs-dauer | Dies ist der Zeitraum zwischen Bestellung und Lieferung. Sie kann bei einem 20-Stunden-Lieferservice sehr kurz, bei eher selten benötigten Materialien aber mehrere Tage oder gar Wochen betragen. |
Eiserne Reserve | Der die Bestellung auslösende Mindestbestand wird durch Multiplikation des Anfangsbestandes mit dem Verhältnis aus Beschaffungsdauer und Lagerzeit errechnet. |
In der Praxis Dr. Mustermann soll die „eiserne Reserve“ für Rachenabstriche ermittelt werden. Dazu stellen Sie folgende Rechnung auf:
Beispiel
| Anfangsbestand: 30 Rachenabstriche Endbestand: 6 Rachenabstriche | Materialverbrauch: 24 Rachenabstriche |
Durchschnittlicher Lagerbestand | (30 + 24) : 2 = 27 |
Lagerumschlagshäufigkeit | 24 : 27 = 0,9 |
Lagerzeit | 30 : 0,9 = 33 |
Beschaffungsdauer | 5 Tage |
Eiserne Reserve | (30 x 5) : 33 = 4,6 |
Dr. Mustermann muss also eine „eiserne Reserve“ von (aufgerundet) fünf Rachenabstrichen auf Lager haben, um Engpässe zu vermeiden.
Die Materialbestandsüberwachung
Zur Bestandsüberwachung benötigen Sie eine Materialkartei. Diese kann in Papierform oder auch elektronisch – als Materialverwaltungsprogramm oder in Form einer Tabellenkalkulation – geführt werden. Sie sollte die folgenden Angaben enthalten:
- Wann muss beim Lieferanten bestellt werden, um Engpässe zu vermeiden (Lieferzeit)?
- Wann verfallen welche Materialien?
- Wie viel von welchem Material liegt noch auf Lager?
Darüber hinaus sollte die Kartei die spezifischen Materialinformationen enthalten. Ein Muster für eine solche Materialkartei stellen wir Ihnen im Online-Service unter „Arbeitshilfen“ zur Verfügung. Zur Materialbestandsüberwachung ist es notwendig, eine Verantwortliche zu benennen und die Kartei regelmäßig zu kontrollieren. Bei konsequenter Überwachung werden „Lagerleichen“ und teure „Panikkäufe“ von Praxismaterial vermieden, was zu einer spürbaren Senkung von Kapitalbindungs-, Fehlmengen- und Lagerkosten führt.
Spartipps für die Arztpraxis
Zur Kostensenkung bei der Materialbeschaffung tragen insbesondere Preis- und Lieferantenvergleiche sowie eine sorgfältige Materialeingangskontrolle bei.
1. Preisvergleiche
Zur Durchführung von Preisvergleichen sind Kataloge und Preislisten verschiedener Lieferanten anzufordern. Das preiswerteste Angebot lässt sich durch Preis-Mengen-Vergleiche ermitteln.
Die Berücksichtigung von Sonderangeboten ist nur sinnvoll, wenn das Material auch häufig benötigt wird. Größere Mengen sperriger Materialien beanspruchen vergleichsweise viel – teuren – Lagerraum. Hier kann man besser mit den Depots Sonderkonditionen bei Erreichen bestimmter jährlicher Einkaufsmengen aushandeln.
Kostenträchtige „Lagerleichen“ sind zu vermeiden. Wer neue Verbrauchsartikel testen möchte, kann in der Regel ein kostenfreies Ärztemuster anfordern. Ob mit dem Artikel anstelle eines anderen künftig weiter gearbeitet werden soll, kann nach einem Testlauf – gegebenenfalls auch im Team – entschieden werden.
2. Materialeingangskontrolle
Bei Eingang der bestellten Ware wird die Vollständigkeit und Unversehrtheit der Lieferung geprüft. Insbesondere um Reklamationsfristen einzuhalten, sollte die Prüfung zumindest stichprobenartig erfolgen. Bei der Rücksendung fehlerhafter Produkte trägt der Lieferant die Versandkosten. Müssen Teile der Bestellung nachgeliefert werden, ist darauf zu achten, dass für die Nachlieferung nicht erneut Porto und Verpackung in Rechnung gestellt werden.
3. Materiallagerung
Möglichst optimale Lagerbedingungen tragen ebenfalls zur Kostensenkung bei. Dies sind direkte Materialkosten – denn die Einhaltung optimaler Temperaturen, der Schutz vor Sonneneinstrahlung sowie vor zu hoher bzw. zu niedriger Luftfeuchtigkeit verlängert die Gebrauchsfähigkeit erheblich. Zu den optimalen Lagerbedingungen zählen auch gut zugängliche Regale. Beim Einsortieren neuer Lieferungen ist darauf zu achten, dass die frischen Materialien nach hinten einsortiert werden, um „Lagerleichen“ zu vermeiden.
Eine Senkung der indirekten Kosten erreicht man dadurch, dass in jedem Behandlungsraum Verbrauchsmaterialien ausreichend vorhanden sind und damit unnötige Laufwege vermieden werden. Durch eine sorgfältige Vorbereitung und Materialausstattung werden außerdem unnötige Behandlungsunterbrechungen vermieden.
4. Materialverbrauch
Zur weiteren Kostensenkung trägt der Grundsatz des sparsamen und sorgfältigen Umgangs mit den Materialien bei. Die Dosierungen sollten den Gebrauchsanweisungen entnommen werden und wenn möglich auch in einer Übersichtstabelle in den Behandlungszimmern nachzulesen sein.
Neues Jahr – neue Ziele
Noch im alten Jahr kann eine Lagerinventur durchgeführt werden. Den ersten Spareffekt haben Sie, wenn Sie sich von nicht mehr benötigten Materialien trennen. Das Lager wird auch um die abgelaufenen Materialien bereinigt. Die verbleibenden Materialien werden nach ihrer Verwendung sortiert, wobei eine Trennung nach Diagnostik, Behandlung etc. sinnvoll ist. Benennen Sie eine Verantwortliche für die Materialverwaltung und legen Sie die Kartei an. Zur IST-Analyse der Materialverwaltung finden Sie im Online-Service unter „Checklisten“ eine „Checkliste zur Senkung der Kosten für den Praxisbedarf“.
