26.02.2010 | Praxisorganisation
Jahreskalender 2010: So behalten Sie auch unregelmäßige Tätigkeiten immer im Blick
von Angelika Schreiber, Hockenheim
Organisation und Verwaltung einer Arztpraxis bringen vielfältige Aufgaben mit sich, die termingerecht erledigt werden müssen. In Abhängigkeit von der Größe der Praxis, der Anzahl der Ärzte, der Organisationsform und der technischen Ausstattung nehmen diese Aufgaben zu. Dabei spielen auch neue Behandlungsmethoden, geänderte Technologien und die Umsetzung des Qualitätsmanagements sowie der Röntgenverordnung eine tragende Rolle. Täglich wiederkehrende Tätigkeiten sind relativ unproblematisch in den Tagesablauf zu integrieren. Die Schwierigkeit besteht vielmehr darin, den Überblick über alle in unterschiedlichen Intervallen wiederkehrenden Maßnahmen zu behalten.
Unterschiedliche Intervalle erschweren die Durchführung
Bis zu einem gewissen Maß lassen sich regelmäßig Aufgaben - wie zum Beispiel die wöchentliche Prüfung der Zahlungseingänge, die Weiterleitung der Liste mit den vorausgeplanten Untersuchungen an das Labor alle zwei Wochen und der monatliche Recall - ohne größere Problematik koordinieren und bewältigen. Steigt jedoch die Anzahl der in unterschiedlichen Zeitabständen wiederkehrenden Aufgaben, wird das Handling immer schwieriger. Wurde die Barkasse in dieser Woche schon geprüft? Ist der Mikrochip des Autoklaven schon eingelesen? Ist der Einsatzplan für den nächsten Notdienst bereits festgelegt? Hier spielen auch die personelle Besetzung und die Teamfähigkeit der einzelnen Mitarbeiterinnen eine Rolle.
Die Vorausplanung im Terminplaner - ob in Buchform oder elektronisch - kann hilfreich sein. Den kompletten Überblick liefert allerdings ein möglichst kompakt gehaltener Jahresplan. Hier können alle Eintragungen schnell und übersichtlich erfasst werden. Vor allem können bei der Erstellung schon im Vorfeld Feiertage und Urlaubszeiten berücksichtigt werden.
Ein Jahresplan schafft organisatorische Freiräume
Die Erstellung eines Jahresplans braucht einige Vorbereitungszeit. Zuerst sollte festgelegt werden, welche Aufgabenbereiche zu erfassen sind. Dabei kann möglicherweise eine Trennung und Verteilung der Aufgaben an unterschiedliche Mitarbeiterinnen erfolgen, was die Erstellung von zwei Organisationsplänen zur Folge hätte. Letztlich entscheidet die Größe und die Struktur der Praxis darüber. Im Laufe von etwa vier Wochen kann in gemeinsamer Abstimmung eine Sammelliste erstellt werden, in die zunächst die erforderlichen Maßnahmen im Sinne einer reinen Aufgabensammlung aufgenommen werden. Im nächsten Schritt sind die Intervalle für die einzelnen Aufgaben festzulegen. Eine nach Zeitintervallen eingeteilte Liste könnte etwa folgendermaßen aussehen:
Beispiel 1: Wöchentliche bis monatliche Planung
Wöchentlich | Alle zwei Wochen | Monatlich |
Zahlungseingänge prüfen | An langfristige Behandlungstermine erinnern und Unterlagen prüfen (Aufklärungsblätter etc.) | Monatsrechnung des Labors prüfen |
Barkassen prüfen | Mahnungen schreiben | Recall durchführen |
Ausbildungsbetreuung | E-Mail Postkorb leeren | Mikrochip des Sterilisators in den PC einlesen |
| Versichertenkarten und Praxisgebühr prüfen und ggf. mahnen | Überstunden- und Urlaubslisten-Verwaltung |
| DMP-Formulare/Dokumentationen übermitteln | Privatkartei auf Altlasten überprüfen |
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| Statistiken erstellen |
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| Wartezimmerlektüre prüfen und erneuern |
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| Teambesprechung vorbereiten |
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| Prüflauf der Diskettenabrechnung durchführen |
Beispiel 2: Zweimonatige bis halbjährliche Planung
Alle zwei Monate | Vierteljährlich | Halbjährlich |
Bestandsprüfung aller Materialien und anschließende Bestellung | Kartei der GKV-Patienten auf Altlasten prüfen (im Anschluss an die Quartalsabrechnung) | Chemikalienentsorgung terminieren |
| Fortbildungsplanung für das gesamte Team | Belehrungen vorbereiten |
| Bestandsprüfung der Büromaterialien und Bestellung | Notfallkoffer auf Vollständigkeit und MHD prüfen |
| Software-Updates und Programmpflege | Terminplaner für das folgende Halbjahr vorbereiten |
Beispiel 3: Jährliche Planung und Bedarfsplanung
Jährlich | Bei Bedarf |
Jahresurlaubsplanung | Urlaubsvorbereitung |
Wartungsverträge prüfen und terminieren | Notdienst vorbereiten mit Einsatzplan |
Audit Qualitätsmanagement | Arbeitsmedizinische Vorsorge (BiostoffV) |
Audit Datenschutz und Sicherheitscheck | Feuerlöscherprüfung (BGR 133, alle 2 Jahre) |
Aktenentsorgung und -vernichtung, ggf. mit Röntgenbildern | Elektrische Sicherheitsprüfung (BGV A3) nach Vorschrift |
Jährlich | Bei Bedarf |
Personalbedarfsplanung, ggf. Stellenausschreibung bzw. Ausbildungsplatz anbieten | Druckbehälterprüfung (BuS-Handbuch, Fristen gemäß BetrSchV) |
Jahresabschlusskontrolle der Zahlungseingänge (Verjährung prüfen) | Fragebogen Betriebsarzt (alle 3 Jahre) |
Die Erstellung des Jahresorganisationsplans
Mithilfe der einzelnen Tabellen zur jährlichen Planung kann der Übertrag in den Jahresplan erfolgen. Während im Beispiel die Einreichungstermine der Abrechnung nicht berücksichtigt wurden, sollten diese vorrangig auf die ausgeschriebenen Termine fixiert werden. Eine Wertung der einzelnen Aufgaben erfolgt nicht. Wichtig ist vielmehr, alle anfallenden Aufgaben sinnvoll zu verteilen, damit sie erledigt werden können. Die Terminierung sollte unter anderem Eckdaten - Einreichungstermine für die Abrechnung- und Zahlungsmodalitäten berücksichtigen. Das bedeutet: Der letzte Prüflauf der Diskettenabrechnung hat zeitnah vor der Quartalsabrechnung zu erfolgen, und die Monatsrechnung des Labors muss sofort nach ihrem Eingang am Monatsanfang geprüft werden, damit der Skonto nicht verloren geht.
Aufgaben wie die regelmäßige Überprüfung und Eintragung der Urlaubslisten können monatlich an abweichenden Tagen im Jahresplan berücksichtigt werden, um eine gleichmäßige Auslastung während der gesamten Arbeitszeit zu erreichen. Das bedeutet, dass nicht alle monatlich wiederkehrenden Aufgaben jeweils am Ersten des Monats erledigt werden müssen. So wird eine Ballung der notwendigen Aufgaben verhindert und einer Vernachlässigung entgegengewirkt.
Organisationshilfe und „To-do-Liste“
Im Online-Service unter www.iww.de (in „myIWW“ einloggen) finden Sie in der Rubrik „Arbeitshilfen“ einen Jahresorganisationsplan auf Basis der oben aufgeführten Aufgabenliste. Er kann als Vorlage für einen individuellen Organisationsplan herangezogen werden. Dieser beispielhafte Plan erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die möglicherweise unterschiedlichen Einreichungstermine für die Abrechnung müssen ergänzt werden. In das Mahnwesen integriert ist hier die Kontrolle der Versichertenkarten und der Praxisgebühr mit anschließender Mahnung. Termine, die den Arbeitsschutz betreffen, wurden eingefügt. Terminverschiebungen ergeben sich durch den im August geplanten Praxisurlaub. Sicherlich werden Sie obsolete Leistungen in dem Plan finden und andererseits für Sie relevante Aufgaben ergänzen müssen.
Fazit
Zwar ist einige Vorarbeit notwendig, doch es lohnt sich, denn der Jahresplan kann als Organisationshilfe im Sinne einer „To-do-Liste“ herangezogen werden und liefert so eine wertvolle Gedächtnisstütze.
