29.10.2008 | Praxisorganisation
Effektives und stressfreies Arbeiten durch Zeitmanagement: Tipps zur Vorgehensweise
Der richtige Umgang mit der knappen Ressource „Zeit“ ist insbesondere für Menschen, die beruflich und privat stark gefordert werden, extrem wichtig. Dabei ist das Zeitmanagement eine große Hilfe. Dies bedeutet jedoch nicht, jede Tagesaktivität sekundengenau zu planen, um noch mehr in noch kürzerer Zeit zu schaffen. Vielmehr geht es darum, die Zeit optimal einzuteilen, Prioritäten zu setzen und „Zeitdieben“ auf die Spur zu kommen.
Finden Sie Ihre persönlichen „Zeitdiebe“
Bei der Suche nach Zeitdieben ist eine gehörige Portion an Selbstkritik notwendig, um sich nicht selbst zu belügen und seine Tätigkeit oder Arbeitsstruktur im wirklichen Licht zu beleuchten. Auch ein wenig Mut und Beharrlichkeit sind aufzuwenden, um das eine oder andere eingefahrene Verhalten wirklich abzustellen.
Zeitdiebe und Gründe für ihr Vorhandensein können nicht pauschal beschrieben werden. Sehr häufig ist es so, dass man durch äußere Umstände gezwungen wird, etwas auf „genau diese Art“ zu erledigen, ob man nun will oder nicht. Wenn es jedoch bei der einen oder anderen Tätigkeit gelingt, einen seiner persönlichen Zeitdiebe zu enttarnen und ihn zu eliminieren, haben Sie schon ein wenig Zeit gewonnen! Daher sollten Sie den folgenden möglichen Zeitdieben auf den Grund gehen.
Sich unnötig selbst unter Druck setzen
Wer sich selbst unter Druck setzt, erzeugt Stress und ist damit nicht in der Lage, effektiv zu arbeiten. Manchmal wird der Druck von außen erzeugt und ist mehr oder weniger nicht abwendbar. Häufig jedoch liegt er in der eigenen Denkweise begründet: „Ich will das noch fertig machen, bevor ich...“ Man blockiert so vielleicht andere Dinge, die unter Umständen wichtiger sind. Wenn niemand – außer man selbst – an der schnellen Fertigstellung einer Sache interessiert ist, kann sie auch noch etwas liegen bleiben. Niemanden stört es und man ist den Druck los.
Effizienz wird zwar erreicht, aber keine Effektivität
Effizienz bedeutet, die Dinge, die man macht, richtig zu machen. Das ist so gesehen zunächst einmal etwas durch und durch Positives. Aber macht man auch die richtigen Dinge, die zur angestrebten Lösung etwas beitragen? Bringt das, was ich mache oder geplant habe zu machen, meine Arbeit oder das Projekt nicht weiter, kann ich mir den gesamten Zeitaufwand dafür sparen und lieber etwas machen, das „richtig für die Sache“ und damit effektiv ist.
Alles selbst machen wollen
In dem „Alles selbst machen“ steckt einer der größten Zeitdiebe. Sehr häufig blockiert man sich damit selbst unnötig und verhindert, dass andere – wichtigere – Dinge erledigt werden. Bei vielen Arbeiten ist es einfach effektiver, diese zu delegieren und durch jemand anderes ausführen zu lassen.
Ein kurzes Telefonat der Ersthelferin oder des Chefs bewirkt häufig mehr, als dass sich die Auszubildende „abrackert“. Aber nicht etwa weil der Chef so genial ist, sondern weil andere, bei denen man etwas bewirken möchte, auf den Arzt häufig anders reagieren. Das kann man für sich nutzen.
Nicht „Nein“ sagen können
Viele kennen es: Aus reiner Gutmütigkeit kann man häufig nicht „Nein“ sagen und niemand sollte eine Bitte mit einem platten „Nein“ beantworten, schon allein der Höflichkeit wegen. Gibt es aber triftige Gründe für ein „Nein“, dann sollten Sie dies auch kundtun. Das erzeugt Verständnis und man wird nicht als ständiger „Ja-Sager“ ausgenutzt.
Unordnung und damit viel Zeit für das Suchen
In Unordnung verbringen Sie sehr viel Zeit damit, Dinge an allen möglichen Stellen zu suchen, weil Sie nicht wissen, wo Sie oder andere diese hingelegt haben. Ordnung zu schaffen ist aber nur dann sinnvoll und spart Zeit, wenn sie mehr bringt als man für sie aufbringen muss. Hier sei ein Hinweis auf die altbekannte Pareto-Regel erlaubt: 20 Prozent Aufwand für 80 Prozent Nutzen.
So wie zu viel Unordnung zeitraubend ist, kann es aber auch die Aufrechterhaltung von zu viel Ordnung sein. Hier gilt es einen gesunden Mittelweg zu finden und nicht gleich die Dinge einräumen zu wollen, nur damit sie nicht mehr herumliegen. Die Strategie, die hinter einer Ordnung stehen sollte, ist: Wer sich nicht so viel merken muss, hat mehr Kapazität für Kreativität und geistige Entspannung.
Eine gute Vorgehensweise, Dinge ordentlich abzulegen, ist es, ihnen einen logischen und damit einzigartigen, sich selbst erklärenden Platz zu geben. Sie merken sich dann nicht einen von vielen möglichen Plätzen, denn es gibt nur den einen. Beispiel: Ihr Auto stellen Sie in die Garage oder auf dem Parkplatz ab. Sie finden Ihr Auto also wieder, ohne dass Sie sich merken müssen, wo Sie es gestern abgestellt haben.
Zu viel wird gesammelt und aufbewahrt
Wer zu viel sammeln und aufbewahren möchte, muss Zeit damit verbringen, alles zu ordnen, um- und wieder wegzuräumen. Nach einer kritischen Analyse der einzelnen Dinge werden Sie feststellen, dass Sie das eine oder andere gar nicht brauchen, auch nicht später. Manches liegt schon Jahre ungenutzt herum und hat nur Arbeit erzeugt. Es macht daher keinen Sinn, diese Dinge weiterhin einzuordnen.
Zu viele Unterbrechungen bei der Arbeit
In Ihrer Arztpraxis kennen Sie das: Das Telefon klingelt, die Kollegin spricht einen an, und schon sind Sie aus Ihrer Tätigkeit oder dem Gedankenstrom herausgerissen. Jedes Mal, wenn Sie nach der Unterbrechung fortfahren wollen, wird zusätzliche und unnötige Zeit investiert. Tipp: Erledigen Sie notwendige Telefonate am Stück und führen Sie Arbeiten, bei denen Sie Ruhe brauchen, in Zeiträumen durch, in denen es aus Ihrer Erfahrung heraus ruhiger ist.
Mehrere Dinge gleichzeitig erledigen wollen
Man kann sich immer nur auf eine Sache zu 100 Prozent konzen-trieren. Wenn Sie versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, ist die Gefahr, einen Fehler zu machen, sehr groß. Sie müssen dann noch einmal Zeit aufwenden, um den Fehler zu beseitigen. Selbst wenn es zu keinem Fehler kommt, leidet auf jeden Fall die Effektivität und Sie sitzen länger an dieser einen Sache.
Zu viel Kleinkram ist zu erledigen
Häufig wird unterschätzt: Der immer wiederkehrende tägliche Kleinkram kostet viel Zeit. Das muss nicht immer sein: Delegieren Sie, sagen Sie öfter mal „Nein“, setzen Sie klare Prioritäten oder lassen Sie auch ganz einfach einmal unwichtige Arbeiten fallen. Machen Sie sich eine Übersicht der wirklich wichtigen Arbeiten, die täglich erledigt werden müssen, alles andere hat geringere Priorität!
Konzentrationsmängel durch Ermüdung
Die Effektivität einer Arbeit ist nur dann hoch, wenn Sie sich auf sie konzentrieren können. Sind Sie übermüdet, dann leidet die Konzentration deutlich darunter. Übermüdung tritt aber nicht nur bei zu wenig Schlaf auf, sondern ist im Laufe eines Tages für jeden eine ganz natürliche Erscheinung. Jeder hat immer wiederkehrende Phasen, in denen er konzentriert arbeiten kann, und solche, in denen die Konzentration schwächer ist oder nachlässt. Daher sollten Sie bei der Auswahl und Planung der Arbeiten so vorgehen, dass Sie im weniger konzentrierten Zustand weniger wichtige Dinge oder solche, die keine erhöhte Aufmerksamkeit verlangen, erledigen.
