26.01.2009 | Praxisorganisation

Diebstahl: Wie kann Sicherheit in der Praxis gewährleistet werden?

Diebstähle in der Arztpraxis sind zwar nicht an der Tagesordnung, kommen aber vor. Das gesamte Praxisteam sollte daher zur Vorbeugung gewisse Sicherheitsvorkehrungen treffen. In diesem Beitrag zeigt Ihnen „Praxisteam professionell“, worauf sie besonders achten sollten und welche Maßnahmen sich als sinnvoll erwiesen haben.

Die Tageskasse

Kleinere Beträge zahlen Patienten oft gern bar, aber manchmal werden auch große Rechnungsbeträge direkt in der Praxis beglichen. Am Quartalsanfang wird die Tageskasse täglich häufig benötigt, da die Patienten ihre Praxisgebühr zahlen müssen. Oft wird die Tageskasse direkt an der Rezeption aufbewahrt, die meistens vom Wartebereich gut einsehbar ist. Zahlt nun ein Patient seine Rechnung oder die Praxisgebühr, können alle Personen, die sich im Warte- oder Rezeptionsbereich aufhalten, den Aufbewahrungsort der Tageskasse einsehen. Verlässt die Medizinische Fachangestellte (MFA) ihren Arbeitsplatz, ist die Kasse unbeaufsichtigt und kann entwendet werden.

Bewahren Sie Ihre Kasse daher nicht im Praxisbereich auf, sondern im Personaltrakt - zum Beispiel in einem Safe im Büro. Befindet sich die Kasse dennoch im Rezeptionsbereich, so empfiehlt sich eine stabile und gut verschließbare Schublade oder ein Karteischrank.

Eigene Wertsachen

Lagern Sie keine Handtaschen oder privaten Geldbörsen an der Rezeption. Taschen, Handys, Geldbörsen oder andere Wertgegenstände werden ausnahmslos im verschließbaren Spind im Personalumkleideraum oder im Sozialraum aufbewahrt. Verfügt Ihre Praxis über keine verschließbaren Schränke, dann sollte über eine entsprechende Anschaffung nachgedacht werden. Bis dahin ist es ratsam, den Sozialraum abzuschließen, um diesen Bereich vor unbefugten Eindringlingen zu schützen.

Eigene Wertsachen sollten Sie verschließen, um Misstrauen vorzubeugen. Vielleicht haben Sie es selbst schon erlebt, dass im eigenen Geldbeutel Geld fehlt. Wie schnell ist dann eine Mitarbeiterin verdächtig, die gestern noch über Geldmangel klagte oder die ohnehin unbeliebt ist? Meist taucht das gestohlen Geglaubte wieder auf, weil man sich geirrt oder den Geldbeutel verlegt hat. Allerdings werden auch immer wieder Fälle bekannt, in denen wirklich jemand Kolleginnen und Chef bzw. Chefin bestiehlt. Durch Vorbeugung können solche äußerst unangenehmen Situationen verhindert werden.

Die Wertsachen der Patienten

Patienten, die ihren Schmuck - zum Beispiel wegen einer Röntgenaufnahme - ablegen müssen, sollten dies erst im Röntgenraum tun und diesen dann auch dort wieder anlegen. Achten Sie unbedingt darauf, dass niemals Wertsachen von Patienten in leeren Behandlungsräumen zurückgelassen werden!

Handtaschen Ihrer weiblichen Patienten oder Jacketts mit Geldbörse und Brieftasche Ihrer männlichen Patienten sollten Sie nicht an der Garderobe oder gar im Wartezimmer zurücklassen. Fordern Sie Ihre Patienten stets auf, Wertsachen mitzunehmen. Aus rechtlicher Sicht ist es sogar empfehlenswert, an der Garderobe den Hinweis „Für Garderobe wird nicht gehaftet“ anzubringen, um im Schadensfall eventuelle Ansprüche seitens der Patienten vorsorglich abzuwehren.

Die Praxisdaten

Sicherungs-CDs, USB-Sticks etc. sollten Sie an einem sicheren Ort - zum Beispiel im Safe oder im Bankschließfach - aufbewahren. Beachten Sie hierzu auch Ihre Versicherungsbedingungen und die Empfehlungen der Software-Firma. Auch Ordner mit Mitarbeiterunterlagen, Arbeitsverträgen etc. sind Verschlusssachen, da bei Verlust oder Diebstahl Ärger und hohe Kosten entstehen können.

Die Praxisschlüssel

Jedes Teammitglied, das einen Praxisschlüssel besitzt, muss sich bewusst sein, welche Verantwortung damit verbunden ist. Praxisschlüssel gehören nicht an den privaten Schlüsselbund, denn zu groß ist die Gefahr, dass auch der Praxisschlüssel bei einem privaten Schlüsselverlust verloren geht. Bewahren Sie den Praxisschlüssel zu Hause an einem äußerst sicheren Platz auf, wenn möglich in einem verschlossenen Schrank. Beschriften Sie den Praxisschlüssel auf keinen Fall, damit bei Verlust oder Diebstahl keine Rückschlüsse auf die Zugehörigkeit möglich sind. Lassen Sie sich den Empfang von Praxisschlüsseln schriftlich bestätigen. Stellen Sie sicher, wer einen Schlüssel haben soll und an wen er - zum Beispiel im Krankheitsfall - weitergegeben werden darf. Prüfen Sie, ob der Abschluss einer Schlüsselversicherung sinnvoll ist.

Die Sicherheit der Praxisräume

Lassen Sie in regelmäßigen Abständen die interne und externe Sicherheit Ihrer Praxisräume und die damit verbundenen Versicherungen prüfen. Ist die Alarmanlage noch zeitgemäß? Wird das Gebäude nachts oder zu festen Zeiten zuverlässig verschlossen? Sind noch alle Praxisschlüssel vorhanden? Stimmt die Versicherungssumme noch oder wurden zwischenzeitlich neue wertvolle Geräte angeschafft oder Umbauten vorgenommen, die den Sicherheitsstandard beeinträchtigen?

Sorgen Sie an freien Tagen, an Wochenenden und im Urlaub dafür, dass jemand Ihre Räume regelmäßig kontrolliert. Lassen Sie beispielsweise den Briefkasten leeren, damit nicht jeder gleich erkennen kann, dass die Praxis geschlossen ist. Möglich ist auch ein Aufbewahrungsauftrag bei Ihrem Zustellpostamt. Dort wird Ihre Post bis zu dem von Ihnen angegebenen Datum gesammelt und Ihnen erst dann zugestellt.

Das Reinigungspersonal

Schulen Sie Ihre Reinigungskräfte nicht nur in puncto Hygiene, sondern auch in der Sicherheit. Stellen Sie sicher, dass nur die von Ihnen autorisierte Person die Reinigung Ihrer Praxisräume vornimmt. Wird von der Putzkraft im Falle deren Verhinderung eigenverantwortlich ein Ersatz gestellt, so ist dieser anzeigepflichtig. So stellen Sie sicher, dass Ihnen alle Personen bekannt sind, die in Ihren Praxisräumen verkehren. Lassen Sie auch diese Ersatzaushilfen die Schweigepflichterklärung und den Erhalt von Schlüsseln unterschreiben.

Checkliste zur Praxissicherheit: Haben Sie an alles gedacht?

Täglich
Fenster und Rolladen zu
Alle Geräte ausgestellt
Hauptschalter aus
Anrufbeantworter an
Datensicherung im Safe
Bargeld im Safe oder zur Bank bringen
EC- und Kreditkarten im Safe
Karteischränke verschlossen
Schlüssel für Karteischränke im Safe
Medikamente verschlossen
Alarmanlage an
Keine weiteren Personen mehr in den Praxisräumen
Urlaub
Briefkasten leeren lassen oder bei Post deponieren
Nachbarn von Urlaub informieren und um erhöhte Aufmerksamkeit bitten
Praxisschlüssel an Vertrauensperson geben, um im Notfall Zugang zur Praxis zu gewährleisten (bei Schäden, Einbruch oder Ähnlichem)
Nacht- und Notdienst
Einlass nur nach Nachfrage über Gegensprechanlage
Einlass möglichst nur nach vorheriger Anmeldung
Türautomatik abstellen, manuelle Türöffnung
Notrufnummer einprogrammieren
Kein Bargeld, Wertsachen oder Handtaschen im Rezeptionsbereich aufbewahren