02.05.2008 | Praxismarketing

Glückwünsche zum Geburtstag: Kleiner Aufwand – große Wirkung

Aufgrund des Vorschlags einer Mitarbeiterin haben wir uns vor einigen Jahren dazu entschlossen, Patienten zu „besonderen“ Geburtstagen eine Glückwunschkarte zu senden. Diese Idee war zwar nicht neu, es war uns jedoch bis dahin nicht gelungen, eine vom Aufwand her überschaubare Lösung zu finden.  

Patienten reagieren positiv

Die Resonanz hat mich überrascht. Dass ältere Patienten positiv auf die persönliche Aufmerksamkeit reagieren würden, war vorhersehbar. Dass aber auch sogar junge Patienten so überrascht und erfreut reagieren, hat mich verblüfft. Die Ursache für die positiven Rückmeldungen liegt wohl in der handgeschriebenen Glückwunschkarte, auf der alle Teammitglieder unterschreiben. Um den Aufwand vertretbar zu halten, haben wir folgendes Vorgehen entwickelt:  

1. Die zuständige Mitarbeiterin filtert Mitte des Monats die runden Geburtstage für den nächsten Monat heraus (Statistikprogramm unserer Software) und legt die Liste ins Büro.

2. Ich markiere, welche Patienten die Glückwunschkarte erhalten sollen. So vermeiden wir, dass Notdienst-Patienten, die nur einmal in der Praxis waren, von uns „belästigt“ werden oder Kollegen das Gefühl bekommen, wir würden Patienten aktiv abwerben.

3. Die zuständige Mitarbeiterin sucht eine Glückwunschkarte aus – wir haben immer einige vorrätig – und schreibt mit einem Füllfederhalter einen persönlichen Geburtstagsgruß.

4. Alle Praxismitarbeiter(innen) unterschreiben die Karte.

5. Die zuständige Mitarbeiterin macht die Karten versandfertig und dokumentiert in der elektronischen Karteikarte des Patienten, dass die Karte verschickt wurde. Dieser Eintrag wird auf zwei Tage vor dem Geburtstag datiert. Jeden Morgen gehen wir das Protokoll des vergangenen Tages durch. Solche Einträge „erscheinen“ dann zum entsprechenden Zeitpunkt und erinnern die zuständige Mitarbeiterin, die Karte zu versenden. Die rechtzeitige Zustellung, möglichst direkt am Geburtstag, erzielt den größten Effekt.

Mit diesem Vorgehen halten wir unseren Aufwand sehr übersichtlich. Gleichzeitig werden die Karten durch die feste Aufgabenzuordnung zuverlässig fertiggestellt und die Freude unserer Patienten über die persönliche Wertschätzung beschert uns Empfehlungen. Häufig bedanken sich unsere Patienten mit einer kleinen Aufmerksamkeit.  

Quelle: Ausgabe 05 / 2008 | Seite 16 | ID 119046