30.06.2009 | Patientenkommunikation
Informationsveranstaltungen für Patienten stressfrei organisieren
von Ute Jürgens, www.kommed-coaching.de, Lilienthal
Informationsveranstaltungen und Vorträge sind eine gute Gelegenheit, Patienten von Ihren Kompetenzen zu überzeugen. Gleichzeitig schaffen Sie so Möglichkeiten, Ihre IGeL-Angebote zu präsentieren. Allerdings sind solche Veranstaltungen mit viel Arbeit verbunden und lassen sich kaum nebenbei organisieren. Ist eine Veranstaltung jedoch gelungen, ergibt sich ein positiver Effekt in Bezug auf die Bindung Ihrer Patienten an die Praxis und durch die Profilierung gegenüber Ihren Mitbewerbern. „Praxisteam professionell“ erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie bei der Organisation einer Veranstaltung am sinnvollsten vorgehen.
Planung ist die halbe Miete
Damit Sie zeitlich nicht in Bedrängnis kommen, empfiehlt sich eine Vorbereitungsphase von sechs bis acht Wochen.
Die Themenfindung
Legen Sie zunächst im Team das Thema der Veranstaltung fest. Es kann sich direkt auf eine bestimmte Krankheit beziehen (zum Beispiel Diabetes) oder eher allgemein auf die Gesundheit - hier empfehlen sich zum Beispiel Informationsveranstaltungen über Ernährung, Enzyme, Vitamine oder Biochemie. Weitere Themen können sein: Patientenverfügung, bei bestimmten Krankheiten empfohlene Sportarten, Informationen zu Anatomie und Physiologie etc.
Die Zuhörer nehmen gern zusätzliches schriftliches Informationsmaterial mit nach Hause. Stellen Sie daher bereits am Eingang Informationsmaterialien (Broschüren, Proben, Listen mit zusätzlichen Adressen usw.) zur Verfügung.
Der Ort
Zu Beginn reicht das für den besonderen Anlass hergerichtete Wartezimmer. Ihre Teilnehmer fühlen sich wohl, wenn der Vortragsraum einladend ist. Mit einer zum Thema passenden Raumdekoration ist eine angenehmere Atmosphäre geschaffen.
Die Kosten
Findet der Vortrag gratis oder mit Spende (Wenn ja, für wen?) oder gegen einen Unkostenbeitrag statt? Überschlagen Sie Ihre Kosten für Werbung, gegebenenfalls Referentenhonorar, Raum samt Ausstattung (falls Sie einen größeren Raum mieten müssen), Zeitaufwand, Schreibblöcke/Kulis für die Zuhörer oder Kopien des Vortrags in Stichworten zum Mitnehmen etc.
Bereits bei der Anmeldung sollten die Teilnehmer den Unkostenbeitrag zahlen. Leider empfinden viele Menschen keine Verbindlichkeit mehr, wenn ihnen etwas kostenlos angeboten wird, und melden sich erst einmal prophylaktisch an. Oft erscheinen sie dann nicht und Sie haben sich viel zu viel Arbeit mit einem größeren Raum, der Bestuhlung und allem anderen gemacht. Ob Sie das Geld noch ein paar Wochen später zurückerstatten, wenn der Zuhörer kurz vorher merkt, dass er doch keine Lust hat, bleibt natürlich Ihnen überlassen.
Die Terminfindung
Wann soll Ihr Event stattfinden? Finden Sie rechtzeitig heraus, welche Konkurrenzveranstaltungen zum gleiche Zeitpunkt stattfinden. Vergessen Sie das Fernsehprogramm (Fußball!) nicht. Welche Patientengruppe sprechen Sie an? Ältere Menschen gehen nicht mehr gerne nach Anbruch der Dunkelheit aus dem Haus, jüngere Leute sind oft bis 19.00 Uhr mit ihrer Arbeit beschäftigt. Welcher Wochentag ist geeignet? Fragen Sie Ihre Patienten, was ihnen am besten passen würde. Dabei werden die potenziellen Teilnehmer ein erstes Mal auf Ihr Angebot aufmerksam. Falls Patienten interessiert nachfragen, können Sie gleich deren Telefonnummer notieren und anrufen, sobald die Planung abgeschlossen ist.
Die Auswahl des Referenten
Wenn Sie Referenten suchen, nehmen Sie Kontakt mit Selbsthilfegruppen, anderen Ärzten, Ernährungsberatern, Physiotherapeuten oder Krankenkassen auf. Je nach Thema bietet sich auch die Kooperation mit anderen Firmen vor Ort an oder für das Thema „Patientenverfügung“ zum Beispiel ein Rechtsanwalt. Informieren Sie den Referenten über die Vorkenntnisse der Teilnehmer.
Die Werbung
Mindestens drei Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen als Handzettel vorliegen. Eventuell können Sie betroffene Patienten per Postkarte oder E-Mail persönlich einladen (zum Beispiel Diabetiker). Über die persönliche Ansprache und Abgabe der Einladung erzielen Sie eine deutlich höhere Teilnehmerzahl als mit der reinen Auslage im Wartezimmer oder auf dem Tresen. Denken Sie auch an die Patienten, die erst im nächsten Quartal wieder vorsprechen. Eine kleine Anzeige oder ein kurzer Artikel im lokalen Anzeigenblatt wecken zusätzliches Interesse.
Fazit
Voraussetzungen für die ganze Aktion sind: Mut, Lust und Zeit! Die Vorplanung lässt sich am besten in einer gemütlichen Runde nach der Arbeit besprechen. Stellen Sie fest, wer aus dem Team sich mit welchem Zeitaufwand beteiligen möchte. Erwarten Sie aber nicht von allen das gleiche Engagement, sondern freuen Sie sich, wenn einige aus dem Team mit viel Elan ans Werk gehen.
