27.08.2009 | Fortbildung
Zu Hause zur leitenden Arzthelferin werden
von Sebastian Schnabel, Medienbüro Medizin, Hamburg
Die Anforderungen an Mitarbeiterinnen in Arztpraxen verändern sich stetig. Der Verwaltungsaufwand nimmt zu, die Patienten sollen - beispielsweise in Disease-Management-Programmen (DMP) - umfassender betreut werden und das Qualitätsmanagement (QM)-System wird eingeführt oder gerade weiterentwickelt. Die Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten (MFA) bereitet nicht auf alle Aufgaben vor. Je nach Schwerpunkt der Tätigkeit kann es sich daher lohnen, eine Fortbildung zu absolvieren. Allerdings sträuben sich viele Praxisinhaber, über ein oder zwei Jahre regelmäßig einige Tage auf wertvolle Mitarbeiterinnen zu verzichten. Beim Fernlehrgang zur leitenden Arzthelferin gibt es keine Fehlzeiten. Der Lehrgang der „PKV Informationszentrum für die Wirtschaft GmbH“ kann berufsbegleitend von zu Hause aus belegt werden.
Einheiten im Vier-Wochen-Rhythmus
Die Teilnehmerinnen bekommen alle vier Wochen eine der 10 Lektionen zugeschickt - jeweils im Umfang von 80 Seiten. Diese müssen sie zu Hause bearbeiten. Die Einheiten gliedern sich in folgende Themenschwerpunkte:
1. Neue Aufgaben
Die erste Lektion befasst sich mit der Stellenbeschreibung der leitenden Arzthelferin. Sie soll als Bindeglied zwischen dem Praxischef und den übrigen Mitarbeitern fungieren. Dabei geht es sowohl um die Fähigkeiten und Kenntnisse, die die Arzthelferin mitbringen muss, als auch um neue Herausforderungen und Rahmenbedingungen der Praxis.
2. Personalführung
Dieser Themenschwerpunkt bezieht sich nicht allein auf die Mitarbeiterführung und den Umgang mit den Kollegen, die Ausbildung von Azubis steht ebenfalls auf dem Lehrplan. Dort gelten besondere arbeitsrechtliche Vorschriften. Auch bei der Auswahl von Bewerbern gibt es einiges zu beachten, vor allem das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Das verbietet beispielsweise die Ausschreibung einer Stelle als „Arzthelferin“, da diese Formulierung nicht geschlechtsneutral ist.
3. Wirtschaftliche Aspekte
In der dritten Lektion lernen Arzthelferinnen, die Praxisinhaber bei Finanzierungs- und Wirtschaftsfragen zu unterstützen. Das betrifft die Finanz- und Liquiditätsplanung der Praxis, Tipps zu öffentlichen Finanzierungshilfen - beispielsweise bei energiesparenden Umbaumaßnahmen - sowie Kostenmanagement und Controlling.
4. Organisation
Materialwirtschaft und Bestellwesen bieten Sparpotenziale. Bei größeren Bestellmengen senken Rabatte den Preis. Läuft allerdings das Verfallsdatum ab, war der Kauf einer Großmenge unwirtschaftlich. Durch eine gute Organisation lassen sich in diesem Bereich Kosten senken. Doch die vierte Lektion bezieht sich nicht nur auf die Organisation des Materialeinkaufs: Auch Termin- und Büromanagement stehen auf dem Stundenplan. Gerade kurze Wartezeiten der Patienten sind ein wichtiger Service-Aspekt.
5. Qualitätsmanagement
QM soll helfen, Praxisabläufe zu strukturieren und zu optimieren. In dieser Einheit werden Begriffe, Grundlagen und die verschiedenen QM-Systeme erläutert. QM ist außerdem ein Prozess, der sich kontinuierlich weiterentwickelt. Am Beispiel des Impfmanagements wird die Einführung und Weiterentwicklung von QM exemplarisch behandelt.
6. Marketing
Die gesetzlichen Regelungen zum Praxismarketing haben sich in den vergangenen Jahren gelockert. So sind Werbeanzeigen in Zeitungen generell gestattet, solange sie nicht irreführend oder anpreisend sind. Dennoch gibt es weiterhin diverse Vorschriften, wie Ärzte werben dürfen. In dieser Lektion erlernen Arzthelferinnen die rechtlichen Grundlagen. Außerdem erfahren sie, mit welchen Instrumenten sie neue Patienten gewinnen und an die Praxis binden können.
7. Kommunikation
Patienten freundlich und respektvoll zu begegnen, gehört zu den alltäglichen Aufgaben der MFA. Aber wie kommuniziert man weiterhin ruhig und gelassen, wenn man selbst gestresst ist oder die Patienten unhöflich sind? Und wie können Arzthelferinnen ihre eigene Kompetenz vermitteln? In dieser Einheit erlernen MFA den Umgang mit Patienten sowohl für den Alltag als auch für Konfliktsituationen und schwierige Momente, etwa wenn Patienten von einer schweren Krankheit erfahren.
8. Abrechnung
Die Abrechnung ist einer der wichtigsten Teile der Praxisführung, denn sie stellt sicher, dass bei aller Arbeit am Ende auch ein Ertrag steht - und damit der Praxisbetrieb aufrecht erhalten werden kann. Diese Lektion befasst sich mit der Organisation der Abrechnung, aktuellen Änderungen in EBM und GOÄ und damit, wie man typische Abrechnungsfehler vermeidet.
9. IGeL
Individuelle Gesundheits-Leistungen (IGeL) anzubieten, gehört nach eigener Einschätzung nicht zu den Stärken von MFA. Das ist das Ergebnis einer Studie zur Selbsteinschätzung von Arzthelferinnen, die Klaus-Dieter Thill, Leiter des Instituts für betriebswirtschaftliche Analysen, Beratung und Strategie-Entwicklung (IFABS) veröffentlicht hat (siehe „Praxisteam professionell“, Ausgabe 7/2009). Der Autor der Studie hat selbst die IGeL-Lektion des Fernlehrgangs mitentwickelt. Darin lernen MFA die rechtlichen Grundlagen kennen und wie sie IGeL-Verkaufsgespräche führen.
10. Persönlichkeitstraining
Die richtigen Lösungen für ein Problem zu kennen, reicht nicht aus, man muss sich auch damit durchsetzen können. Die letzte Lektion des Lehrgangs ist daher ein Persönlichkeitstraining. Sicherheit im Umgang mit Konflikten und ein souveränes Auftreten sind nur ein Teil der Einheit. Ein effektives Zeitmanagement und Entspannungstechniken, die Arzthelferinnen auch in der Praxis anwenden können, sorgen für schonenden und gezielten Einsatz der eigenen Kräfte.
Kosten des Fernlehrgangs
Im Vergleich zu den Angeboten der Ärztekammern ist der Fernlehrgang mit einer Gebühr von 790 Euro relativ günstig. Außerdem sparen die Teilnehmerinnen die Reisekosten, die bei sonstigen Fortbildungen fällig werden. Doch ein Fernlehrgang benötigt ein hohes Maß an Selbstdisziplin, um stets am Ball zu bleiben und regelmäßig die Lektionen durchzuarbeiten. Das Lernen in Seminaren fällt vielen deutlich leichter - nicht zuletzt, weil Lehrkräfte vor Ort sind, die bei Fragen weiterhelfen können. Um diesen Nachteil auszugleichen, bietet der Fernlehrgang eine Telefonhotline, bei der zukünftige leitende Arzthelferinnen anrufen können, wenn Probleme oder Fragen auftauchen.
Prüfung nach zehn Monaten
Im November 2009 startet der nächste Lehrgang. Am Ende der Fortbildung nach rund zehn Monaten steht eine schriftliche Prüfung, die ebenfalls von zu Hause aus abgelegt wird. Bei Bestehen erhalten die Arzthelferinnen ein Zertifikat. Teilnehmen können alle MFA, die ihre MFA-Ausbildung abgeschlossen haben. Berufserfahrung darüber hinaus ist nicht notwendig.
Rabatt ab der zweiten Teilnehmerin
Sollten Sie in Ihrer Praxis unsicher sein, ob das Angebot das Richtige ist, haben Sie die Möglichkeit, die erste Lektion 14 Tage lang kostenlos zu testen. In dieser Zeit können Sie überlegen, ob der Fernlehrgang Ihren Erwartungen entspricht und der Ausrichtung der Praxis entgegenkommt. Ab der zweiten Teilnehmerin einer Praxis gewährt der Veranstalter einen Rabatt von 50 Prozent. Die Unterlagen können Sie innerhalb der Praxis natürlich auch so weiterreichen, damit auch die übrigen Mitarbeiter davon profitieren. Ein entsprechendes Zertifikat gibt es allerdings nur nach Anmeldung für den Fernlehrgang, wenn die Lektionen durchgearbeitet wurden und natürlich, wenn die Prüfung bestanden wurde.
