30.06.2009 | Datenschutz
Datenschutzgerechte Aufbewahrung und Vernichtung von Patientenakten
In regelmäßigen Abständen werden Patientenakten in Müllcontainern bzw. auf der Straße aufgefunden. Solche Vorfälle gefährden das Ansehen der Ärzte insgesamt und das Ihrer Praxis. Der folgende Beitrag gibt Ihnen Hinweise darauf, wie insbesondere Patientenakten datenschutzrechtskonform aufbewahrt und entsorgt werden.
Aufbewahrungspflichten im Bereich der Arztpraxis
Bei Patientendaten handelt es sich um Gesundheitsdaten und damit um besonders sensible Daten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Grundsätzlich sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn der Zweck, für den sie gespeichert sind, erfüllt ist (§ 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG). Eine weitere Aufbewahrung von Patientenakten ist nur dann erlaubt, wenn Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsvorschriften dies erfordern (§ 35 Abs. 3 Nr. 1 BDSG).
Laut § 10 der (Muster-)Berufsordnung für Ärztinnen und Ärzte besteht die Pflicht, ärztliche Aufzeichnungen für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach gesetzlichen Vorschriften eine längere Aufbewahrungspflicht besteht:
- So schreibt Paragraf 28 Absatz IV der Röntgenverordnung vor, dass der Betreiber einer Röntgeneinrichtung Aufzeichnungen über diese Behandlung 30 Jahre nach der letzten Behandlung aufzubewahren hat. Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen fallen jedoch unter die 10-Jahres-Frist.
- In Paragraf 43 Absatz III der Strahlenschutzverordnung ist eine Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen über die Behandlung mit radioaktiven Stoffen oder ionisierende Strahlen von 30 Jahren vorgesehen. Die Dokumentation über die Untersuchungen mittels dieser Stoffe muss nur zehn Jahre verwahrt werden.
- Aufgrund der Bestimmungen C 4 der Richtlinien für die Bestellung von Durchgangsärzten sind diese Ärzte verpflichtet, alle Unterlagen über das D-Arzt-Verfahren mindestens 15 Jahre lang aufzubewahren. Dazu gehören auch Röntgenbilder.
- Nach § 14 Absatz 3 des Transfusionsgesetzes (TFG) muss der Arzt jede Anwendung von Blutprodukten sowie gentechnisch hergestellten Plasmaproteinen zur Behandlung von Hämastasestörungen für die im Gesetz näher bezeichneten Zwecke dokumentieren und für mindestens 15 Jahre aufbewahren.
Art und Weise der Aufbewahrung
Die Aufbewahrung muss den gesetzlich vorgeschriebenen datenschutzrechtlichen Sicherheitsvorkehrungen genügen. Der rechtliche Rahmen für die Aufbewahrung und insbesondere auch für die Archivierung von Patientenakten findet sich in § 9 BDSG nebst Anhang sowie in den Empfehlung der Bundesärztekammer (BÄK) zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis und der (Muster-)Berufsordnung.
- Alle Patientenakten müssen so verwahrt werden, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf sie haben. Das bedeutet insbesondere, dass sie in abschließbaren Behältnissen und Räumlichkeiten verwahrt werden müssen (Vgl. Nrn. 1, 2 und 3 der Anlage zu § 9 BDSG).
- Auf Akten im Praxisablauf haben alle Praxismitarbeiter Zugriff, die im operativen Praxisgeschäft tätig sind. Damit verbunden ist ein erhöhtes datenschutzrechtliches Gefährdungspotenzial.
- Zu den technisch-organisatorischen Vorkehrungen zählt es auch, gegebenenfalls Aktentrennungen vorzunehmen. Dabei werden die einzelnen Akten darauf überprüft, ob nicht bestimmte Aktenteile bereits vernichtet werden können. Eine solche Aktentrennung kommt beispielsweise nach Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist in Betracht. Dies ist zweifelsohne mit einem gewissen Aufwand verbunden. Auf der anderen Seite führt jedoch die Aufbewahrung von Aktenteilen, die bereits vernichtet werden könnten, zu einem erhöhten datenschutzrechtlichen Gefährdungspotenzial. Je länger die Aufbewahrung dauert, desto größer ist die Gefahr von unberechtigten Zugriffen auf die Akten.
Art und Weise der Vernichtung
Patientenunterlagen mit besonders sensiblen personenbezogenen Daten, wozu auch medizinische Daten zählen, sollten so vernichtet werden, dass ein Wiederherstellen nach dem Stand der Technik unmöglich ist. Patientenunterlagen sind alle Datenträger
- in Papierform (auch Röntgenbilder und Ähnliches),
- in magnetischer Form (insbesondere Diskette und Festplatte) und
- in optischer Form (insbesondere CD-ROM, DVD).
Datenträger mit Patientendaten müssen nicht von den verantwortlichen Personen selbst vernichtet werden. Man kann diese Arbeiten auch Praxismitarbeitern übertragen oder Unternehmen beauftragen, die sich auf die Vernichtung von Datenträgern spezialisiert haben. Für die Vernichtung von Daten wurden in DIN 32757 und 33858 verschiedene Sicherheitsstufen festgelegt - für Patientenunterlagen sollte die (höchste) Stufe 5 verwendet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie unter www.iww.de im Online-Service „myIWW“ von „Praxisteam professionell“ in der Rubrik „Checklisten“.
Wird die Vernichtung der Patientenakten selbst vorgenommen, müssen bei der Wahl der entsprechenden Geräte zur Datenträgervernichtung die DIN-Anforderungen berücksichtigt werden. Das so vernichtete Material kann dem normalen Altpapier bzw. sonstigen Müll zugeführt werden. Entscheidet man sich für eine Entsorgung durch ein externes Unternehmen, muss unter Berücksichtigung des strafrechtlich geschützten Patientengeheimnisses sichergestellt sein, dass keine unbefugte Offenbarung im Sinne von § 203 Strafgesetzbuch an die Beschäftigten des Entsorgungsunternehmens erfolgt. Daher ist eine datenschutzkonforme Vernichtung durch Dritte nur möglich, wenn
- der Arzt als verantwortliche Person die Verfügungsgewalt über die Datenträger bis zur durchgeführten Vernichtung oder Löschung behält, indem deren Vernichtung durch ihn selbst oder von einem seiner Beschäftigten überwacht wird (praktikabel ist diese Möglichkeit wohl nur bei Unternehmen, die mit mobilen Einrichtungen die Datenträger vor Ort vernichten, nicht hingegen, wenn auch noch der Transport zur Vernichtungsstelle begleitet werden muss), oder
- das Unternehmen ausschließen kann, dass eine Einsichtnahme in die Unterlagen überhaupt möglich ist, weil die im Beisein der verantwortlichen Person in Behältnissen verschlossenen Datenträger ohne weitere Kenntnisnahmemöglichkeit unmittelbar der Vernichtung zugeführt werden.
Praxistipp: Stets muss zudem eine den eingangs geschilderten DIN-Anforderungen gerechte Entsorgung durch das Unternehmen vertraglich abgesichert sein.
