VerpflegungsmehraufwandWenn es im Außendienst mal wieder länger dauert
Grundsätzlich kannst du Verpflegungskosten nicht von der Einkommensteuer absetzen, weil es sich gemäß § 12 Nr. 1 EStG um Kosten deiner privaten Lebensführung handelt. Eine Ausnahme gilt aber, wenn du aus beruflichen Gründen nicht nur außerhalb deiner Wohnung, sondern auch außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte – das ist klassischerweise die Anwaltskanzlei, in der du arbeitest – tätig wirst.
1. Das ist abzugsfähiger Verpflegungsmehraufwand für dich
Bist du aus beruflichen Gründen außerhalb deiner Wohnung und außerhalb der Anwaltskanzlei tätig – z. B. bei einem auswärtigen Mandant*innentermin, weil du eine Fortbildung besuchst oder einen Gerichtstermin wahrnimmst, kannst du Verpflegungsmehraufwand von der Einkommensteuer absetzen. Abzugsfähig sind aber nicht deine tatsächlichen Verpflegungskosten. Denn das Finanzamt erkennt nur die in § 9 Abs. 4a EStG verankerten Pauschalen an. Und die haben einen entscheidenden Haken: Immer, wenn du weniger als acht Stunden auswärts tätig bist, beträgt die Pauschale 0 EUR und du kannst nichts absetzen.
Folglich kannst du erst ab einer beruflich veranlassten Abwesenheit von deiner Wohnung und der Anwaltskanzlei von mindestens acht Stunden für diesen Tag Verpflegungsmehraufwand absetzen, konkret mit einer Pauschale von 14 EUR. Diese Pauschale von 14 EUR gilt zudem für jeden An- und Abreisetag, wenn du an diesem, einem anschließenden oder einem vorhergehenden Tag außerhalb deiner Wohnung aus beruflichen Gründen übernachtest. Das ist klassischerweise bei einer längeren auswärtigen Fortbildung mit Übernachtung der Fall. Und solltest du einen kompletten Tag, also für die vollen 24 Stunden, aus beruflichen Gründen von deiner Wohnung und der Anwaltskanzlei abwesend sein, dann kannst du für diesen Tag sogar eine Pauschale von 28 EUR als Werbungskosten geltend machen.
Merke — Eine Besonderheit musst du beachten, wenn du deine berufliche Tätigkeit im Ausland erbringst. Dann kannst du nämlich noch höhere Pauschalen absetzen. Die konkrete Höhe hängt von dem jeweiligen Land ab, und die für 2026 geltenden Pauschalen kannst du dem BMF-Schreiben vom 5.12.26 entnehmen. Für einen kompletten Tag in London beträgt die Pauschale z. B. 66 EUR – deutlich mehr als die vergleichbaren 28 EUR für das Inland.
2. Vom Arbeitgeber steuerfreie Erstattungen einfordern
Den Verpflegungsmehraufwand mit Pauschalbeträgen von der Steuer absetzen ist nicht das höchste der Gefühle. Denn dein Arbeitgeber kann dir die Pauschalen auch steuer- und beitragsfrei erstatten. Das hat für dich den Vorteil, dass du die Pauschalen brutto wie netto auf dein Konto erhältst, während das Finanzamt dir beim Werbungskostenabzug nur eine steuerliche Entlastung gemessen an deinem Grenzsteuersatz von maximal 45 % bietet.
Beachte — Ob dein Arbeitgeber die Pauschalen erstattet, liegt an ihm. Er muss sie nur erstatten, wenn er sich dazu vertraglich verpflichtet hat – z. B. durch eine entsprechende Klausel in deinem Arbeitsvertrag.
Von beidem – also Werbungskostenabzug und steuerfreie Erstattungen – kannst du aber nicht gleichzeitig profitieren. Denn insoweit, wie dir dein Arbeitgeber die Pauschalen steuer- und beitragsfrei erstattet, reduziert sich gemäß § 3c Abs. 1 EStG dein Werbungskostenabzug.
Praxistipp — Die Anzahl der Tage, für welche du Verpflegungsmehraufwand geltend machen möchtest, trägst du in deiner Einkommensteuererklärung auf der Anlage N ab der Zeile 72 ein. Dort musst du auch angeben, ob und inwieweit dir dein Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstattet hat.
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