Das neue Notebook für den Anwaltsalltag – Was erkennt das Finanzamt an?

Erwirbst du als angestellte*r Anwält*in ein Notebook, ein Tablet, einen Monitor oder anderes technisches Zubehör für deine berufliche Tätigkeit, gehören die Kosten grundsätzlich zu den Werbungskosten (§ 9 Abs. 1 S. 1 EStG). Voraussetzung ist allerdings, dass die Aufwendungen beruflich veranlasst sind. Eine ausschließlich berufliche Nutzung ist dabei nicht erforderlich. Nutzt du dein Notebook sowohl beruflich als auch privat, kannst du also die Anschaffungskosten entsprechend dem tatsächlichen Nutzungsverhältnis aufteilen. Der berufliche Anteil ist dann als Werbungskosten abzugsfähig (§ 12 Nr. 1 EStG).

Beachte — Die berufliche Nutzung solltest du dem Finanzamt auf Nachfrage glaubhaft machen können. In der Praxis genügen häufig nachvollziehbare Angaben über den beruflichen Einsatz. Ein Nutzungsprotokoll wird meistens nicht verlangt.

Möchtest du die kompletten Kosten absetzen, ist es als Argumentationsgrundlage hilfreich, dem Finanzamt nachzuweisen, dass dir für die private Nutzung ein zweites Gerät zur Verfügung steht. Zudem ist für den vollen Abzug keinesfalls eine ausschließlich berufliche Nutzung des Geräts erforderlich. Denn beträgt die berufliche Nutzung mindestens 90 %, kannst du aus Vereinfachungsgründen ohne weiteren Nachweis von einer nahezu ausschließlich beruflichen Nutzung ausgehen und damit die vollständigen Kosten absetzen (BMF 6.7.10, IV C 3 – S 2227/07/10003:002 BStBl 2010 I S. 614, Rn. 12, Abruf-Nr. 102236).

Früher mussten Computer, Notebooks und vergleichbare digitale Wirtschaftsgüter regelmäßig über drei Jahre abgeschrieben werden. Das ist inzwischen deutlich einfacher. Nach dem BMF-Schreiben vom 22.2.22 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :025, Abruf-Nr. 227695) darfst du für Computerhardware und entsprechende Peripheriegeräte eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von nur einem Jahr zugrunde legen. Dadurch kannst du die auf die berufliche Nutzung entfallenden Anschaffungskosten unabhängig von ihrer Höhe bereits im Jahr der Anschaffung vollständig als Werbungskosten berücksichtigen und musst sie nicht über viele Jahre verteilen.

Nicht nur das eigentliche Notebook ist steuerlich begünstigt. Gleiches gilt für beruflich genutztes Zubehör. Hierzu gehören beispielsweise externe Monitore, Tastaturen, Mäuse, Dockingstations, Drucker, Scanner, externe Festplatten oder spezielle Webcams für Videokonferenzen. Voraussetzung für den Abzug bleibt aber auch hier, dass du die Gegenstände beruflich nutzt. Erfolgt zusätzlich eine private Verwendung, ist wiederum eine entsprechende Aufteilung vorzunehmen.

Noch günstiger ist es für dich, wenn die Kanzlei das Notebook anschafft und es dir zur Nutzung überlässt. Einerseits trägst du dann keine Kosten, während die Kanzlei die Aufwendungen als Betriebsausgabe von der Steuer absetzt. Andererseits brauchst du dir um die etwaige private Mitbenutzung keine Gedanken zu machen. Denn die private Mitbenutzung der dir von der Kanzlei zur Nutzung überlassenen Geräte bleibt gemäß § 3 Nr. 45 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei.

Beachte — Anders als beim eigenen Kauf wirst du in diesem Fall allerdings nicht Eigentümer des Notebooks. Endet das Arbeitsverhältnis, musst du das Gerät grundsätzlich an die Kanzlei zurückgeben.