21 Prozent No-Shows bei TSS-Terminen: Was jetzt getan werden muss

No-Shows nach Terminvermittlung über die Terminservicestelle

Für den Zeitraum 1. Quartal 2021 bis 2. Quartal 2022. Fachgruppen mit weniger als 200 vermittelten Terminen sind herausgenommen.

Mithilfe der Abrechnungsdaten und den Vermittlungsdaten der Terminservicestelle der KV Bremen (TSS) wurde ermittelt, welche Patienten den vermittelten Termin wahrgenommen haben und  dementsprechend in der Abrechnung enthalten sind. Diese Analyse wurde aktuell für die Quartale 1/2021 bis 2/2022 vorgenommen. Dabei hat sich herausgestellt, dass die Daten der TSS nicht immer 1:1 den Abrechnungsdaten zugeordnet werden können. Dies liegt einerseits an den manuellen Eintragungen des  Vermittlungscodes in die Abrechnung und andererseits an der telefonischen Aufnahme der Patientendaten im Rahmen der Terminbuchung. Aus diesem Grund erfolgte die Zusammenführung der TSS- und Abrechnungsdaten in drei Schritten, um eine bestmögliche Zuordnung von Terminbuchung und Patient in Praxis vornehmen zu können: 

• Vermittlungscode
• Vollständiger Vor- und Nachname des Patienten
• Ersten 3 Buchstaben des Vor- und Nachnamens Anhand der Zuordnung von Abrechnungs- und  TSS-Daten konnten für die Quartale 1-2021 bis 2-2022 im Durchschnitt über alle Fachgruppen No-Shows-Raten von 19 bis 22 Prozent ermittelt werden – bei insgesamt 16.532  Terminvermittlungen in diesem Zeitraum. Zudem lässt sich feststellen, dass nicht bei allen TSS-Terminfällen die richtige TSVG-Vermittlungsart in der Abrechnung angegeben wurde: Prinzipiell ist für die Patienten, die über die TSS vermittelt werden, die TSVG-Vermittlungsart 1 anzugeben. Die vorliegenden Abrechnungsdaten zeigen allerdings, dass bei einigen TSS-Terminfällen auch TSS-Akutfälle und TSS-Routinefälle in der Abrechnung angesetzt wurden.

Daneben wurden einige Patienten, die laut den uns vorliegenden TSS-Daten über die Terminservicestelle zu einem Mitglied vermittelt wurden, auch als HA-Vermittlungsfall, Neupatient oder als Patient der offenen Sprechstunde abgerechnet. Daneben wurden 6 bis 8 Prozent der abgerechneten Patienten nicht als TSVG-Konstellation abgerechnet, sodass hierfür auch keine extrabudgetäre Vergütung erfolgte (Hinweis zur Abrechnung). 

Betrachtet man nun die ermittelten No-Shows-Raten der einzelnen Fachrichtungen pro Quartal lässt sich erkennen, dass speziell in den Fachrichtungen, für die keine Überweisung erforderlich ist, mit die größten No-Shows-Raten bestehen. Zu diesen Fachrichtungen gehören die Hausärzte (Allgemeinmediziner +  Hausärztliche Internisten), Augenärzte und Gynäkologen.

Der verantwortungsvolle Umgang mit der knapper werdenden Arzt- und Psychotherapeutenzeit ist oberstes Gebot.

No-Shows-Gebühr ist von Kassen einzutreiben

Bei dem auch im Land Bremen immer deutlicher absehbaren Ärzte- und Psychotherapeutenmangel ist der verantwortungsvolle Umgang mit der knapper werdenden Arzt- und Psychotherapeutenzeit oberstes Gebot! Dazu gehört eine moderne Patientensteuerung unter Nutzung der Neuerungen der Digitalisierung und Kommunikation wie z.B. Terminservicestellen und medizinischen Ersteinschätzungsverfahren zu Art, Ort und Dringlichkeit der notwendigen Versorgung sowie KI-unterstützten Informationsformaten.

Zentraler Dreh- und Angelpunkt für die Lösung besonders wichtiger Gesundheitsfragen bleibt der persönliche Arzt- und Psychotherapeutentermin. Wer einen solchen Termin erhält, hat auch die Verantwortung, diesen Termin abzusagen, sobald dessen Verhinderung bekannt wird. Warum? Ganz einfach: Damit ein anderer bedürftiger Mensch, der sonst länger, vielleicht auch zu lange warten muss, davon profitieren kann! Andernfalls ist unter Umständen der Termin für andere verloren und es entstehen Ärger, Umstände und Kosten, die wir uns in unserem auf Kante genähten Gesundheitssystem, jedenfalls in der ambulanten Versorgung nicht leisten können und dürfen!

Deshalb fordern wir sogenannte „No Shows“, die nicht durch gute Gründe wie z.B. das Erleiden eines  Verkehrsunfalles auf dem Weg zur Praxis oder zum Krankenhaus erklärt werden können, mit einer No-Shows-Gebühr zu belegen, die von der verantwortlichen Person, welche den Termin ohne eine Rückmeldung versäumt hat, über deren Krankenkasse auf dem Wege der vertragsärztlichen Abrechnung an die geschädigte Praxis oder Klinik zu entrichten ist.

Dr. Bernhard Rochell, Vorstandsvorsitzender
Peter kurt Josenhans, stellv. Vorstandsvorsitzender

Hilfe zum Praxismanagement: Terminservice und Recall

Grundsätzlich zeigen die Erfahrungen und der Austausch mit den niedergelassenen Praxen, dass sich die individuelle No-Shows-Rate beeinflussen lässt, indem man vor dem Termin erneut Kontakt zu den Patienten aufnimmt, an den Termin erinnert und diesen bestätigen lässt. 

Daneben erfolgt eine automatisierte Terminerinnerung für den Patienten durch den eTerminservice. Dies allerdings nur, wenn Patienten eine E-Mail-Adresse bei der Terminbuchung angeben. Liegt jedoch keine E-Mail-Adresse vor, ist eine automatisierte Terminerinnerung durch den eTerminservice nicht möglich. Daher wird den Praxen empfohlen, eine eigene Terminerinnerung per Telefon oder per Post vorzunehmen. Auch wenn dieses Vorgehen mit einem zusätzlich bürokratischen Aufwand für die Praxis verbunden ist, erscheint es sinnvoll, da bei einer Absage der Termin anderweitig vergeben werden kann.

Gleichzeitig können mögliche Terminversäumnisse durch eine ausbleibende Terminerinnerung verringert werden. Zudem könnte durch eigenständige Kontaktaufnahme einer Praxis die Compliance der Patienten erhöht und gegebenenfalls neue Termine vereinbart werden, bei denen auch die TSS-Zuschläge abrechenbar sind.

Hilfe zur Abrechnung: Export-Funktion im eTerminservice

Darüber hinaus konnte festgestellt werden, dass nicht alle TSS-Vermittlungsfälle auch als solche abgerechnet wurden. Um den maximalen Effekt über die Terminservicestelle zu erhalten, sollten Praxen jedoch alle TSS-Terminfälle entsprechend kennzeichnen und abrechnen. Hierzu wird den Praxen empfohlen, die im eTerminservice integrierte Export-Funktion der Terminübersicht zu nutzen. Darin enthalten sind alle über die TSS vermittelten Termindaten für einen individuell auswählbaren Zeitraum. Diese Daten können anschließend für die Abrechnung herangezogen werden.

Wie sich die Terminservicestelle entwickelt hat

Mit Einführung der Terminservicestellen (TSS) im JAhr 2016 hat der Gesetzgeber eine schnellere Terminvermittlung von GKV-Patienten in dringenden Behandlungsfällen und eine Unterstützung bei der Suche nach einem Facharzt beabsichtigt (GKV-Versorgungsstärkungsgesetz).

Zunächst galt die Terminvermittlung nur für Facharzttermine. Sukzessive wurde das gesetzlich vorgeschriebene Angebot der Terminservicestellen erweitert, sodass mittlerweile jeder niedergelassene Arzt und Psychotherapeut seit Inkrafttreten des Terminservice- und Versorgungsgesetzes (TSVG) zur Meldung freier Termine an die Terminservicestelle verpflichtet ist.

23. Januar 2016: Start der Terminservicestelle – Vermittlung zum Facharzt
1. April 2017: Vermittlung der Leistungen psychotherapeutische Sprechstunde und psychotherapeutische Akutbehandlung
1. Oktober 2018: Vermittlung der Leistung psychotherapeutische probatorische Sitzung
11. Mai 2019: Vermittlung zu Haus- sowie Kinder- und Jugendärzten
Seit 2020 ist die bundesweit einheitliche Rufnummer 116117, über die die TSS erreichbar ist, einerseits durch bundesweite Werbemaßnahmen und andererseits durch die Einbindung der 116117 in die Impfkampagne der Corona-Pandemie medial präsenter denn je.