Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für personenbezogene
Daten nach Art. 30 DSGVO

Hinweise für das Praxisteam:

Als einen wichtigen Baustein zur Dokumentation der beim Verantwortlichen stattfindenden Verarbeitung personenbezogener Daten verlangt die DSGVO, dass der Verantwortliche ein „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ führt. 

Zu beachten ist, dass in das neue Verzeichnis auch solche „Verarbeitungstätigkeiten“ aufgenommen werden müssen, die nur teilweise automatisiert oder sogar gänzlich manuell durchgeführt werden. Das Kurzpapier Nr. 1 – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten enthält weitere Erläuterungen zum Inhalt des Verzeichnisses. 

Die Verantwortlichen müssen solche Beschreibungen für alle von ihnen ausgeführten Verarbeitungstätigkeiten erstellen und sammeln. Diese Sammlung ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Es ist nicht zur Veröffentlichung bestimmt, sondern verbleibt in der Praxis.

Auf den folgenden Seiten sind 16 Muster für die verschiedenen Verarbeitungstätigkeiten, die typischerweise in einer Zahnarztpraxis anfallen können, vorbereitet: 
Die Verfahrensanweisungen 1 - 6 beschreiben die Verarbeitung von Patientendaten.
Die Verfahrensanweisungen 7 - 16 beschreiben die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten.

Bitte füllen Sie die Verzeichnisse aus, die bei Ihnen in der Praxis anfallen. In der Regel ist dies eine einmalige Tätigkeit. Außerdem ist ein Blankomuster vorbereitet, dass Sie für die Tätigkeiten verwenden können, die möglicherweise zusätzlich bei Ihnen in der Praxis anfallen.

Viele der auszufüllenden Felder können mit Copy-Paste von einem Formular auf die anderen übertragen werden.

Bei Ziffer 7 (Übermittlung personenbezogener Daten in einen Nicht-EU-Drittstaat) wird in der Regel „Nein“ anzukreuzen sein, das Ausfüllen der folgenden Felder ist dann nicht erforderlich. Bei Beauftragung eines Dentallabors in einem Drittstaat sollten daher – wie auch bei inländischen Labors – nur pseudonymsierte Daten auf dem Laborauftrag stehen.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für personenbezogene Daten 
gemäß Art. 30 DSGVO		Praxisstempel	

A. Vorblatt mit allgemeinen Angaben

1. Angaben zum Verantwortlichen (Art. 30 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Praxisinhaber	      (der/die niedergelassene/n Zahnarzt/Zahnärzte)	
Rechtsform der Praxis	      (Angabe bei Gemeinschaftspraxis oder Praxisgemeinschaft)	
Praxisadresse	      (Straße, PLZ, Ort)	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	
Internet-Adresse	     	

2. Vertreter für verantwortliche/n Praxisinhaber (falls vorhanden)

Name	      	
Adresse	      (Straße, PLZ, Ort)	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

3. Datenschutzbeauftragter (falls vorhanden)

Name	      	
Adresse	      (Straße, PLZ, Ort)	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	
Internet bei externem DSB	      (Internetadresse des externen DSB)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		
B. Angaben zu Verarbeitungstätigkeiten

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 1

1. Verarbeitungstätigkeit: Stammdaten der Patienten

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten der Patienten bei Erstkontakt für den Zweck der Erfüllung praxiseigener Behandlungsverträge bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen für diese Behandlungsverträge	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Patient	
Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, Adresse, Telefonnummer, Telefax, E-Mail, Versicherungsstatus und Krankenversicherung

Pflegegrad / Gesundheitsdaten* zum aktuellen Gesundheitszustand, Erkrankungen und vorangegangene oder zu laufenden Behandlungen

Gesundheitsdaten* von vor,- mit- oder weiterbehandelnden Zahnärzten, Ärzten oder Angehörigen anderer Heilberufe, medizinischen Einrichtungen, Dentallaboren, Gutachtern
	
Angehörige des Patienten, Betreuer	Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail	
      (optional)	      (optional)	
* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, Prophylaxe-Kraft, Azubi, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Patient, Erziehungsberechtige, gesetzliche Vertreter, Betreuer, gesetzliche oder private Krankenversicherung, Abrechnungsinstitut, Dentallabor, vor,- mit- oder weiterbehandelnde bzw. begutachtende Zahnärzte, Ärzte oder Angehörige anderer Heilberufe, medizinischen Einrichtungen, Gutachter, EDV-Wartung, Aktenvernichter	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
      (z.B. Anonymisierungs-Verfahren)	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Patientendaten werden gemäß den Vorgaben des Patientenrechtegesetzes frühestens nach 10 Jahren nach Beendigung des Behandlungsverhältnisses gelöscht

Abrechnungsdaten zu den Behandlungsverhältnissen werden gemäß den Vorgaben der Abgabenordnung frühestens nach 10 Jahren nach Rechnungsstellung gelöscht	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 2

1. Verarbeitungstätigkeit: Behandlungskartei der Patienten

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Gesundheitsdaten der Patienten für den Zweck der Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben sowie der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten durch Archivierung und Verwaltung der erhobenen Gesundheitsdaten in Form von Patientenakten durch ordnungsgemäße Dokumentation der erfolgten Diagnostik und Behandlung	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Patient	Gesundheitsdaten* zum aktuellen Gesundheitszustand, Erkrankungen und vorangegangene oder zu laufenden Behandlungen

Gesundheitsdaten* von vor,- mit- oder weiterbehandelnden Zahnärzten, Ärzten oder Angehörigen anderer Heilberufe, medizinischen Einrichtungen, Dentallaboren, Gutachtern

Attest, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Anwesenheitsbescheinigung für Schule oder Arbeitgeber	
Angehörige des Patienten	Gesundheitsdaten* zu familiären Vorerkrankungen	
      (optional)	      (optional)	
* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, Prophylaxe-Kraft, Azubi, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Patient, Erziehungsberechtige, gesetzliche Vertreter, Betreuer, gesetzliche oder private Krankenversicherung, Abrechnungsinstitut, Dentallabor, vor,- mit- oder weiterbehandelnde bzw. begutachtende Zahnärzte, Ärzte oder Angehörige anderer Heilberufe, medizinischen Einrichtungen, EDV-Wartung, Aktenvernichter, Arbeitgeber	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
      (z.B. Anonymisierungs-Verfahren)	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Patientendaten werden gemäß den Vorgaben des Patientenrechtegesetzes frühestens nach 10 Jahren nach Beendigung des Behandlungsverhältnisses gelöscht

Abrechnungsdaten zu den Behandlungsverhältnissen werden gemäß den Vorgaben der Abgabenordnung frühestens nach 10 Jahren nach Rechnungsstellung gelöscht	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 3

1. Verarbeitungstätigkeit: Abrechnung zahnärztliches Honorar und Vergütung

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Personen- und Gesundheitsdaten der Patienten für den Zweck der Abrechnung der erbrachten Gesundheitsdienstleistungen und gefertigten zahntechnischen Leistungen im Rahmen der vertragszahnärztlichen oder privatzahnärztlichen Versorgung	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Patient	Name, Vorname, Geschlecht, Adresse, Versicherungsstatus und Krankenversicherung

Gesundheitsdaten* zum aktuellen Gesundheitszustand, zu Erkrankungen und den erbrachten Behandlungsleistungen

Rechnungen des ggf. für den Patienten beauftragten Dentallabors oder anderer Heilmittelerbringer oder Medizinproduktehersteller	
Angehörige des Patienten, Betreuer	Name, Vorname, Adresse, Versicherungsstatus und Krankenversicherung	
      (optional)	      (optional)	
* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, Prophylaxe-Kraft, Azubi, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Patient, Erziehungsberechtige, gesetzliche Vertreter, Betreuer, gesetzliche oder private Krankenversicherung, Abrechnungsinstitut, EDV-Wartung	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
      (z.B. Anonymisierungs-Verfahren)	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Patientendaten werden gemäß den Vorgaben des Patientenrechtegesetzes frühestens nach 10 Jahren nach Beendigung des Behandlungsverhältnisses gelöscht

Abrechnungsdaten zu den Behandlungsverhältnissen werden gemäß den Vorgaben der Abgabenordnung frühestens nach 10 Jahren nach Rechnungsstellung gelöscht	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 4

1. Verarbeitungstätigkeit: Patientenbezogene Forderungsdurchsetzung

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Personen- und Gesundheitsdaten der Patienten für den Zweck der Durchsetzung des eigenen Honoraranspruchs für die erbrachten Gesundheitsdienstleistungen und gefertigten zahntechnischen Leistungen im Rahmen der vertragszahnärztlichen oder privatzahnärztlichen Versorgung	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Patient	Name, Vorname, Geschlecht, Adresse, Versicherungsstatus und Krankenversicherung

Rechnung mit Gesundheitsdaten* zum aktuellen Gesundheitszustand, zu Erkrankungen und den erbrachten Behandlungsleistungen

Rechnungen des ggf. für den Patienten beauftragten Dentallabors oder anderer Heilmittelerbringer oder Medizinproduktehersteller	
Angehörige des Patienten, Betreuer	Name, Vorname, Adresse, Versicherungsstatus und Krankenversicherung	
      (optional)	      (optional)	
* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, Prophylaxe-Kraft, Azubi, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Patient, Erziehungsberechtige, gesetzliche Vertreter, Betreuer, Abrechnungsinstitut, Rechtsanwalt, Gerichte, EDV-Wartung, Aktenvernichter	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
      (z.B. Anonymisierungs-Verfahren)	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Patientendaten werden gemäß den Vorgaben des Patientenrechtegesetzes frühestens nach 10 Jahren nach Beendigung des Behandlungsverhältnisses gelöscht

Abrechnungsdaten zu den Behandlungsverhältnissen werden gemäß den Vorgaben der Abgabenordnung frühestens nach 10 Jahren nach Rechnungsstellung gelöscht	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 5

1. Verarbeitungstätigkeit: Patienten-Recall (wenn in Praxis vorhanden)

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Personen- und Gesundheitsdaten der Patienten für den Zweck der Patienteninformation im Rahmen eines Recall-Systems zur zahnmedizinischen Prävention	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Patient	Name, Vorname, Geschlecht, Adresse, Versicherungsstatus und Krankenversicherung, Gesundheitsdaten	
Angehörige des Patienten, Betreuer	Name, Vorname, Adresse, Versicherungsstatus und Krankenversicherung	
      (optional)	      (optional)	

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, Prophylaxe-Kraft, Azubi, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Patient, Erziehungsberechtige, gesetzliche Vertreter, Betreuer	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Patientendaten werden gemäß den Vorgaben des Patientenrechtegesetzes frühestens nach 10 Jahren nach Beendigung des Behandlungsverhältnisses gelöscht oder wenn die Einwilligung zur Datenverarbeitung für den Recall durch den Patienten widerrufen wird	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 6

1. Verarbeitungstätigkeit: Patienten-Information (wenn in Praxis vorhanden)

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Personen- und Gesundheitsdaten der Patienten für den Zweck der Patienteninformation im Rahmen allgemeiner Informationen über das Angebot an Gesundheitsdienstleistungen der Praxis	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Patient	Name, Vorname, Geschlecht, Adresse, Versicherungsstatus und Krankenversicherung	
      (optional)	      (optional)	

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, Prophylaxe-Kraft, Azubi, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Patient, Erziehungsberechtige, gesetzliche Vertreter, Betreuer	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Patientendaten werden gemäß den Vorgaben des Patientenrechtegesetzes frühestens nach 10 Jahren nach Beendigung des Behandlungsverhältnisses gelöscht oder wenn die Einwilligung zur Datenverarbeitung für den Recall durch den Patienten widerrufen wird	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 7

1. Verarbeitungstätigkeit: Bewerbungsverfahren für Beschäftigung bzw. Ausbildung

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten des Personals im Bewerbungsverfahren für den Zweck der Erfüllung praxiseigener Arbeits- oder Berufsausbildungsverträge bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen für diese Verträge	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Telefax, E-Mail und Versicherungsstatus bzgl. Kranken- und Sozialversicherung, Bankverbindung, Altersvorsorge

Informationen über Berufsqualifikationen, wie z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Ausbildungsnachweise, Arbeitszeugnisse, Fortbildungsnachweise	
Auszubildender	Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Telefax, E-Mail und Versicherungsstatus bzgl. Kranken- und Sozialversicherung, Bankverbindung, Altersvorsorge

Informationen über Qualifikationen, wie z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Schulzeugnis, Praktika	
      (optional)	      (optional)	

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Bei Einstellung: nach Beendigung der Beschäftigung bzw. Berufsausbildung (§ 15 Abs. 4 S. 1 AGG, § 61b Abs. 1 AGG)
Bei Nichtberücksichtigung: 3 Monate nach der Nichtberücksichtigung	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 8

1. Verarbeitungstätigkeit: Einstellung für Beschäftigung bzw. Ausbildung

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten des Personals im Rahmen der Einstellung eines Arbeitnehmers für den Zweck der Erfüllung praxiseigener Arbeitsverträge	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Telefax, E-Mail und Versicherungsstatus bzgl. Kranken- und Sozialversicherung, Bankverbindung, Altersvorsorge

Informationen über Berufsqualifikationen, wie z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Ausbildungsnachweise, Arbeitszeugnisse, Fortbildungsnachweise

Dokumentation der arbeitsvertraglichen Vereinbarung gemäß § 2 Nachweisgesetz	
Auszubildender	Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Telefax, E-Mail und Versicherungsstatus bzgl. Kranken- und Sozialversicherung, Bankverbindung, Altersvorsorge

Informationen über Qualifikationen, wie z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Schulzeugnis, Praktika

Dokumentation der berufsausbildungsvertraglichen Vereinbarung gemäß § 11 Berufsausbildungsgesetz	
      (optional)	      (optional)	

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Gesetzliche oder private Krankenversicherung, Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Betriebsmediziner, Lohnbuchhaltung, Rentenversicherung, ggf. betriebliche Altersvorsorgeversicherung, Finanzamt, Berufshaftpflichtversicherung, ggf. Betriebsrat, Berufskammern	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Nach Beendigung der Beschäftigung bzw. Berufsausbildung (arbeitsrechtlich 3 Jahre, lohnbuchhalterisch 6 Jahre)	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 9

1. Verarbeitungstätigkeit: Betriebsärztliche Vorsorge

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Gesundheitsdaten des Personals im Rahmen der Eingangs- bzw. betriebsärztlichen Untersuchung eines Arbeitnehmers oder Auszubildenden für den Zweck der arbeitsmedizinischen Vorsorge	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Telefax, E-Mail und Versicherungsstatus bzgl. Kranken- und Sozialversicherung

Gesundheitsdaten* im Rahmen der betriebsärztlichen Untersuchung	
Auszubildender	Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Telefax, E-Mail und Versicherungsstatus bzgl. Kranken- und Sozialversicherung

Gesundheitsdaten* im Rahmen der betriebsärztlichen Untersuchung	
      (optional)	      (optional)	
* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Betriebsarzt, Berufsgenossenschaft	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Bei beruflicher Strahlenexposition zum 75. Lebensjahr, frühestens nach 30 Jahre

Aufzeichnungen über arbeitsmedizinische Untersuchungen nach 30 Jahren nach letzter Untersuchung

Berufsgenossenschaftliches Verletzungsartenverfahren nach 20 Jahren, Durchgangsarztverfahren nach 15 Jahren	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 10

1. Verarbeitungstätigkeit: Meldung Arbeitsunfall

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Gesundheitsdaten des Personals im Rahmen eines Arbeitsunfalls	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse und Versicherungsstatus bzgl. Kranken- und Sozialversicherung

Gesundheitsdaten* im Rahmen der Untersuchung durch einen Durchgangsarzt

Ggf. Name und Anschrift von Zeugen
Name und Anschrift des Erstbehandelnden Arztes / Krankenhaus	
Auszubildender	Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse und Versicherungsstatus bzgl. Kranken- und Sozialversicherung

Gesundheitsdaten* im Rahmen der der Untersuchung durch einen Durchgangsarzt

Ggf. Name und Anschrift von Zeugen
Name und Anschrift des Erstbehandelnden Arztes / Krankenhaus	
      (optional)	      (optional)	
* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Durchgangsarzt, Berufsgenossenschaft	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Berufsgenossenschaftliches Verletzungsartenverfahren nach 20 Jahren, Durchgangsarztverfahren nach 15 Jahren	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 11

1. Verarbeitungstätigkeit: Verbandbuch

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Gesundheitsdaten des Personals im Rahmen der Dokumentation einer Verletzung am Arbeitsplatz.	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname, Geschlecht

Gesundheitsdaten* im Rahmen der Dokumentation der Verletzung

Ggf. Namen von Zeugen und Ersthelfer	
Auszubildender	Name, Vorname, Geschlecht

Gesundheitsdaten* im Rahmen der Dokumentation der Verletzung

Ggf. Namen von Zeugen und Ersthelfer	
      (optional)	      (optional)	
* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Ggf. Betriebsarzt, Berufsgenossenschaft	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Aufzeichnung Verbandbuch: 5 Jahre nach letztem Eintrag 

Berufsgenossenschaftliches Verletzungsartenverfahren nach 20 Jahren, Durchgangsarztverfahren nach 15 Jahren	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 12

1. Verarbeitungstätigkeit: Arbeitszeiterfassung

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten des Personals im Rahmen der Arbeitszeiterfassung	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname

Arbeitszeiten, Arbeitslage, Ruhepausen, Ruhezeiten	
Auszubildender	Name, Vorname

Ausbildungszeiten, Ruhepausen, Ruhezeiten, Berufsschulunterricht	
      (optional)	      (optional)	

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Lohnbuchhaltung, Minijobzentrale, Zoll, Berufsschule und Berufskammer (bezüglich des Auszubildenden)	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Nach Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 13

1. Verarbeitungstätigkeit: Gehaltszahlung

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten des Personals im Rahmen der Lohnzahlung	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname

Gehaltsinformationen

Arbeitszeiten, Arbeitslage, Fehlzeiten, Urlaubszeiträume, ggf. Umsatzbeteiligung, Betriebszugehörigkeit	
Auszubildender	Name, Vorname

Gehaltsinformationen

Ausbildungszeiten, Arbeitslage, Fehlzeiten, Urlaubszeiträume, Berufsschulzeiten, Betriebszugehörigkeit	
      (optional)	      (optional)	
	
6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Lohnbuchhaltung, Sozialversicherung, Krankenversicherung, Finanzamt	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Nach Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 14

1. Verarbeitungstätigkeit: Urlaubsgewährung

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten des Personals im Rahmen der Gewährung von Urlaub	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname

Urlaubszeiträume, Urlaubsantrag	
Auszubildender	Name, Vorname

Urlaubszeiträume, Urlaubsantrag	
      (optional)	      (optional)	

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Berufsschule und Berufskammer (bezüglich des Auszubildenden)	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Nach Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 15

1. Verarbeitungstätigkeit: Krankheitsbedingte Fehlzeit

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten des Personals im Rahmen der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname, Krankenversicherung

Zeitraum der krankheitsbedingten Abwesenheit, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Ggf. Gesundheitsdaten* im Rahmen einer betriebsärztlichen Untersuchung	
Auszubildender	Name, Vorname, Krankenversicherung

Zeitraum der krankheitsbedingten Abwesenheit, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Ggf. Gesundheitsdaten* im Rahmen einer betriebsärztlichen Untersuchung	
      (optional)	      (optional)	
* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Lohnbuchhaltung, Sozialversicherung, Medizinischer Dienst der Krankenkassen, gesetzliche Krankenversicherung, private Krankenversicherung, Betriebsarzt, Berufskammer (bezüglich Auszubildender)	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Nach Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 16

1. Verarbeitungstätigkeit: Schwangerschaft und Mutterschutz

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten des Personals bei Schwangerschaft und im Mutterschutz	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, voraussichtlicher Entbindungstermin*, Mitteilungszeitpunkt der Schwangerschaft

Beschäftigungsverbot und dessen Zeitraum, Tätigkeit während der Schwangerschaft, Arbeitszeit, Arbeitslage, Ruhezeit und Ruhepausen, Schutzmaßnahmen nach dem Mutterschutzgesetz	
Auszubildender	Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, voraussichtlicher Entbindungstermin*, Mitteilungszeitpunkt der Schwangerschaft 

Beschäftigungsverbot und dessen Zeitraum, Tätigkeit während der Schwangerschaft, Arbeitszeit, Arbeitslage, Ruhezeit und Ruhepausen, Schutzmaßnahmen nach dem Mutterschutzgesetz	
      (optional)	      (optional)	
* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Lohnbuchhaltung, Sozialversicherung, Aufsicht nach dem Mutterschutzgesetz, gesetzliche Krankenversicherung, private Krankenversicherung, Betriebsarzt, Berufskammer (bezüglich Auszubildender)	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Nach Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 17

1. Verarbeitungstätigkeit: Elternzeit

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten des Personals bei Inanspruchnahme von Elternzeit	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Name des Kindes 

Elternzeitantrag, Elternzeitraum, Nebentätigkeit	
Auszubildender	Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Name des Kindes 

Elternzeitantrag, Elternzeitraum, Nebentätigkeit	
      (optional)	      (optional)	

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Lohnbuchhaltung, Sozialversicherung, Aufsicht nach dem Elternzeitgesetz, gesetzliche Krankenversicherung, private Krankenversicherung, Elterngeldstelle, Berufskammer (bezüglich Auszubildender)	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Nach Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 18

1. Verarbeitungstätigkeit: Beendigung des Arbeitsverhältnisses

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten des Personals bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse 

Beendigungstermin, Beendigungsgrund, Arbeitszeugnis	
Auszubildender	Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse 

Beendigungstermin, Beendigungsgrund, Ausbildungszeugnis	
      (optional)	      (optional)	

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
Arbeitnehmer bzw. Auszubildender
      (Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Gesetzliche oder private Krankenversicherung, Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Betriebsmediziner, Lohnbuchhaltung, Rentenversicherung, ggf. betriebliche Altersvorsorgeversicherung, Finanzamt, Berufshaftpflichtversicherung, ggf. Betriebsrat, Berufskammern (bezüglich Auszubildender), Arbeitsagentur	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Zusätzliche Unterlagen zur Lohnsteuer (Arbeitszeitlisten, Reisekostenabrechnung, Fahrtenbücher, Freistellungbescheinigungen): nach 6 Jahren
Relevante Lohnunterlagen zur betrieblichen Gewinnermittlung (Lohnsteuerunterlagen, Lohnlisten): nach 10 Jahren
Unterlagen zur Altersvorsorge über betriebliche Altersvorsorge: nach 30 Jahren	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Laufendes Verfahrensverzeichnis:       (optional für weitere Verarbeitungsprozesse)

1. Verarbeitungstätigkeit:      

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

      /      

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name	      	
Abteilung	     	
Telefon	     	
Telefax	     	
E-Mail	     	

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

     	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
     	     	
     	     	

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
     	
Extern:
     	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

       	Nein 
	Ja

Bei „Ja bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	
     	     	     	     	
     	     	     	     	
     	     	     	     	

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	
     	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

     	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

      (z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
	     		
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)
	     		

Quelle des Formulars: ZQMS (www.zqms.de)