· Fachbeitrag · Strategische Büroentwicklung
Zukunft geht gemeinsam besser – Wie Planungsbüros erfolgreich neue Wege finden
von Edgar Haupt, Dipl.-Ing. und agiler Coach, Köln
Wie wird sich mein Planungsbüro in den nächsten fünf Jahren entwickeln? Welche Rolle spielen KI, neue Projektabwicklungsmodelle und veränderte Marktanforderungen? Viele Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, unter unsicheren Rahmenbedingungen tragfähige strategische Entscheidungen zu treffen. Klassische, langfristig ausgerichtete Strategien stoßen dabei zunehmend an ihre Grenzen. Sich in Einzelthemen fit zu machen, bringt nur begrenzt Erfolg. Was also tun?
Vier Perspektiven aus der gelebten Büro-Praxis
Projekte verlaufen dynamischer, Anforderungen ändern sich kurzfristig und technologische Entwicklungen beschleunigen den Wandel zusätzlich. Entscheidend ist daher nicht mehr nur die Strategie selbst, sondern die Fähigkeit eines Büros, sich kontinuierlich anzupassen. Sinnvoller ist es, das Gesamtbild in den Blick zu nehmen – idealerweise im interdisziplinären Austausch. Denn ob groß oder klein, spezialisiert oder breit aufgestellt: Das Spektrum der Optionen bleibt auch künftig vielfältig und spannend. Es gilt, diese zu erkennen und daraus einen eigenen, passenden Ansatz zu entwickeln.
Der Autor hat mit vier Büroinhabern gesprochen. Wichtig ist ihnen, dass sie mit innovativen Ansätzen proaktiv die Zukunft ihres Büros gestalten. Aus den Gesprächen lassen sich zentrale Handlungsprinzipien für die Büroentwicklung ableiten.
Strategie ohne Beweglichkeit reicht nicht mehr
Eine Strategie ist ein längerfristig angelegter Plan oder Handlungsrahmen. Sie gibt Orientierung und hilft, Ziele, Ressourcen und Maßnahmen aufeinander abzustimmen. Das Problem: Die Projektrealität verläuft oft anders. Anforderungen verändern sich, Projekte beschleunigen sich, geraten ins Stocken oder nehmen unerwartete Wendungen.
Ein Beispiel dafür liefert das Büro ver.de Landschaftsarchitekten und Stadtplaner in Freising: „Unsere Projekte sind für uns wie Schafe. Kleine, große, junge und ältere – und sie machen sowieso, was sie wollen. Mal geht es schnell, mal langsam, mal gar nicht und dann plötzlich alles gleichzeitig. Also organisieren wir lieber das, was wir beeinflussen können: Zusammenarbeit, Wissen und Verantwortung“, beschreibt Robert Wenk, Gründungspartner.
Statt das Büro primär über feste Organigramme zu organisieren, arbeitet ver.de heute als agiles Netzwerk in einem großen Team. Klare Rollen, transparente Regeln und iterative Arbeitsweisen nach Prinzipien aus Agilität und Lean schaffen den Rahmen. Nicht jeder muss alles können. So können Wissen, Verantwortung und unterschiedliche Fähigkeiten immer wieder neu dort zusammenfinden, wo ein Projekt sie gerade braucht.
„Wir versuchen deshalb weniger, die Zukunft vorherzusagen, als unser Team gut darin zu machen, mit ihr umzugehen. So wird uns am Ende vor allem eines tragen: unser Team – heute und morgen“, so Robert Wenk.
Das Einzigartige in jedem Projekt
„Die Mitarbeiter-Motivation macht uns sexy für bestimmte Bauherrschaften“, weiß auch Johannes Kresimon, Geschäftsführer bei Telluride Architektur (Düsseldorf, Berlin und München) zu berichten. „Diese Motivation beruht auf einem expliziten Streben nach der höchsten Qualität im Projekt. Wir verstehen uns als eine ‚interdisziplinäre Gemeinschaft kreativer Denker:innen, Macher:innen und Spezialist:innen‘ – immer auf der Suche nach allem, was groß, komplex und störanfällig ist. Das ist keine Hybris, sondern unsere gelebte Leidenschaft.
In wechselnden Projektteams verfolgen wir die jeweils beste Lösung, in der Gestaltung, in der Arbeitsweise wie auch in der Umsetzung. Wir arbeiten mit BIM und KI-Unterstützung, wir praktizieren ‚Lean‘ und engagieren uns in IPA-Projekten (Integrierte Projektabwicklung), wir setzen mal auf Serielles Bauen, mal auf Generalplanung und sind zugleich Kreativpartner für große Generalübernehmer. Das gelingt uns gut, weil unsere Projekte in Gesundheit, Lehre und Forschung genügend Spielraum dafür bieten.
Jedes Projekt ist bei uns eine Unternehmensaufgabe. Von fünf Geschäftsführern kommen drei aus der Architektur. Sie mischen sich regelmäßig im besten Sinne ein, unterstützen fachlich das Projekt und persönlich die Mitarbeitenden. Tatsächlich schaffe ich es so, auch Projektarbeit zu leisten, was mich sehr erfüllt. Das klappt gut, weil sich um das Management ein Kompetenzteam kümmert.“
Das Unternehmen blickt auf eine lange Geschichte zurück und hat sich 2023 neu erfunden. Gegründet wurde es als Inhaberbüro in den 1950ern, gehörte dann lange zu einem amerikanischen Konzern bis sich besagten Fünf zu einem Neustart in eigener Regie entschlossen. „Innerhalb von drei Monaten haben wir alles auf links gedreht. Wir haben viel aus unserer Vergangenheit gelernt und deshalb die Inhaberzentrierung, umständliche Strukturen und insbesondere die Fokussierung auf Quantität hinter uns gelassen. Diese Radikalität wurde intern und extern bestens aufgenommen.“
Veränderung braucht die individuell richtige Zeit
Johannes Kresimon ist Architekt und systemischer Coach. Daher berät er ebenfalls andere Planungsbüros in Veränderungsprozessen, meist zwischen 20 und 50 Mitarbeitern groß. „Mir ist klar, dass in vielen gewachsenen Organisationen ein Systemwechsel punktuell vonstattengehen muss, Erneuerung ihre büroeigene Zeit braucht. Allerdings ermuntere ich glaubwürdig zu mutigen Schritten, die schnell spürbar Wirkung zeigen und damit zugleich die Zuversicht stärken.“
Christopher Grässle, Inhaber der Ingenieurgesellschaft TGA Palmert & Grässle, hat als langjährige Führungskraft das Büro 2019 gegründet und ist seit 2025 alleiniger Geschäftsführer. „Mir war von Anfang an klar, dass wir uns möglichst zügig weiterentwickeln müssen: technologisch mit KI und in einem menschlich stimmigen Maß. Dazu haben wir zunächst ein für uns neues Berufsbild formuliert, mit dem sich die traditionellen und die modernen Mitarbeiter identifizieren. Zentraler Parameter ist dabei, was uns welche Technik nutzen soll. Die Wahl fiel auf Custom GPTs und KI-Agenten, die tatsächlich all unsere Workflows enorm verbessern. Nach wie vor bestimmen jedoch die Mitarbeiter die Prozesslogik und prüfen die Ergebnisse. Gerade innovative Lösungen in der TGA, unser Kern, brauchen weiterhin menschliche Erfindungslust. All das sind wir Schritt für Schritt angegangen, erst kleine, dann geprüft und optimiert, dann immer größere.“
Menschen und Technologie richtig zusammenbringen
Damit nicht genug. Christopher Grässle hat ein weiteres Unternehmen gegründet: die CMG Innovations GmbH. „Wir wollen nicht nur mitschwimmen, sondern in der KI zur Spitze gehören. Zudem engagieren wir uns in der Umschulung von Arbeitskräften aus anderen Bereichen. Das erweitert den Horizont. Und schließlich fragen immer mehr Kollegen nach einer praxisgerechten Unterstützung. Wir bringen uns so gemeinsam weiter. Mit beiden Unternehmen möchte ich die Zukunft der Branche aktiv mitgestalten.“
Tradition und Moderne in Echtzeit
„Das, was wir heute Big Room oder IPA nennen, hat unser Büro eigentlich immer so gemacht. Unsere Wurzeln liegen in Vorarlberg. Da haben früher schon Planende und Handwerker alle miteinander, und ja – füreinander –, Projekte geplant und umgesetzt. Heute setzen wir dazu moderne Frameworks, wie Design Thinking und Scrum ein – Bewährtes mit zeitgemäßen Ansätzen“, beschreibt Fredi Botz, Associate Partner bei Dietrich Untertrifaller Architekten und Büroleiter in München, die durch Kontinuität und Innovationsfreude geprägte Haltung. „Doch nicht nur durch die kollaborative Arbeitsweise werden wir attraktiv bleiben. Wir sind Architekten, wir überzeugen Menschen, uns zu beauftragen, durch die Qualitäten in Gestaltung, Nutzung, Städtebau. Hier die jeweiligen und auch jungen Antworten zu finden, wird uns tragen.“
Die beste Strategie ist eine starke Arbeitskultur
Vier Planer, vier Wege – manches strategisch geplant, manches auf Sicht entwickelt. Wie es in fünf oder zehn Jahren genau aussehen wird, weiß niemand. Umso wichtiger ist es, voneinander zu lernen, Ideen aufzugreifen und daraus den eigenen „Anpack“ zu entwickeln. Veränderung beginnt oft nicht mit dem perfekten Plan, sondern mit einer guten Idee, Begeisterung und dem Mut, einfach anzufangen. Zeitgemäße Arbeitsweisen und Technologien gehören dazu – aber mit Maß und mit den Menschen. Eine starke Arbeitskultur schafft dafür die Basis. Diese erhöht die Resilienz und fördert die Innovationsfähigkeit. KI ist dann einfach ein (zentraler) Spieler mehr am Tisch.
Weiterführender Hinweis
- Wenn Sie sich mit den hier zitierten Planern persönlich austauschen und sogar Ihre eigenen Ansätze und Erfahrungen diskutieren wollen, dann sind Sie herzlich eingeladen zu den „IWW Strategietagen – Das Planungsbüro von Übermorgen“ am 24. und 25.11.2026 in Würzburg; https://www.strategietag-planungsbuero.de/.
