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·IT-Vertragsrecht

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers beim Gelingen eines Softwareprojekts

Bild: © Sikov - stock.adobe.com

von RAin Ruxandra Lupu, SSW Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer, München

| Beabsichtigt der Auftraggeber eine neue IT-Lösung für seinen Betrieb einzuführen, begibt er sich auf die Suche nach einem Softwareunternehmen mit möglichst viel Erfahrung und Know-how. Der Erfolg eines IT-Projekts hängt jedoch nicht nur von der fachlichen Kompetenz des Auftragnehmers, sondern auch von der umfassenden Berücksichtigung der betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Anforderungen des Auftraggebers ab. Die Ermittlung und Berücksichtigung dieser Anforderungen sind jedoch ohne Mitwirkung des Auftraggebers nicht möglich. Sind sich die Parteien des Softwarevertrags nicht über den Umfang der Mitwirkung und den hiermit verbundenen Aufwand einig, ist die Wahrscheinlichkeit, dass das IT-Projekt in eine Schieflage gerät, besonders hoch. |

1. Gesetzliche Ausprägung der Mitwirkung

Die Mitwirkungspflicht wird als Verpflichtung zur gegenseitigen Unterstützung verstanden, die darauf beruht, dass der auf die Mitwirkung angewiesene Vertragspartner weder den Verantwortungsbereich seines Vertragspartners kennt, noch auf dessen Unternehmensprozesse einwirken kann. Besonders in den Fällen, in denen die Mitwirkung des Auftraggebers sich verzögert oder gänzlich ausbleibt, spielen die gesetzlichen Regelungen zur Mitwirkungspflicht eine wichtige Rolle.

 

Aus dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) und dem Rücksichtnahmegebot (§ 241 BGB) lässt sich die Gestaltung der Mitwirkungspflicht als vertragliche Nebenpflicht herleiten. Die Geltendmachung dieser Grundsätze, um Schadenersatzansprüche in einem Prozess zu begründen, ist jedoch oftmals schwierig und wird „als letztes Argument“ gebracht.

 

Das Kaufvertragsrecht sieht Mitwirkungspflichten über die Verweisung des § 651 BGB vor, während das Dienstvertragsrecht keine Regelungen hierzu trifft. Im Werkvertragsrecht wird die Mitwirkung des Auftraggebers in § 642 BGB vorgesehen, da der Auftraggeber das Ziel des Werkes individuell festlegt. Allerdings handelt es sich hier um eine bloße Obliegenheit, die nicht einklagbar ist. Der Auftragnehmer kann bei deren Nichteinhaltung höchstens eine angemessene Entschädigung gemäß § 642 BGB oder sein Kündigungsrecht nach § 643 BGB geltend machen.

 

PRAXISTIPP | Die gesetzlichen Regelungen bieten dem Auftragnehmer wenige Möglichkeiten, auf den Auftraggeber einzuwirken und die Erbringung der Mitwirkungshandlungen durchzusetzen. Der Auftragnehmer muss daher versuchen, durch gestalterische Maßnahmen die gesetzlich vorgesehene Mitwirkungsobliegenheit zu einer Mitwirkungspflicht werden zu lassen.

 

2. Notwendigkeit klarer Vereinbarungen

Klare und präzise vertragliche Vereinbarungen dienen dazu, den Umfang und die Qualität der Mitwirkung für beide Parteien festzulegen. Folgendes Beispiel verdeutlicht, wie schwierig die konkrete Umsetzung einer allgemein und unpräzise gestalteten Klausel ist.

 

  • Beispiel-Klausel

„Der Auftraggeber unterstützt den Auftragnehmer bei der Leistungserbringung in angemessenem und notwendigem Umfang, insbesondere auch durch kompetente Ansprechpartner für fachliche Fragen.“ (Schneider/Graf von Westphalen: Software-Erstellungsverträge, 2. Auflage 2014, Rz. 217)

 

Es stellt sich die Frage, was unter einem „angemessenen und notwendigen“ Umfang an Unterstützung zu verstehen ist. Ebenso unklar sind die Anforderungen an einen kompetenten Ansprechpartner. Die Vorstellungen von Auftraggeber und Auftragnehmer können bei diesen Begriffen sehr weit auseinander liegen. Für den Auftraggeber mag die Zahlung der vereinbarten Summe die einzige von ihm zu erbringende notwendige Unterstützungshandlung sein. Der Auftragnehmer kann hingegen von dem Auftraggeber erwarten, dass dieser seine umzusetzenden Prozesse definiert, seine Datenstrukturen überprüft oder die Funktionsfähigkeit der Standardsoftware, die mit seinen Testdaten erstellt wurde, verifiziert. Weichen die Erwartungen und Anforderungen sehr voneinander ab, wird das IT-Projekt nur in den seltensten Fällen erfolgreich innerhalb der vorgesehenen Zeit durchgeführt werden können.

 

Aus diesem Grund ist es dringend zu empfehlen, noch vor Vertragsschluss die von dem Auftraggeber benötigten Mitwirkungshandlungen zu ermitteln. Diese können inhaltliche Leistungen (z. B. Beschreibung der Geschäftsprozesse des Unternehmens), organisatorische Leistungen (z. B. Erteilung von Zugangsberechtigungen zu den zu vorhandenen Systemen, Vorbereitung von Meetings) oder Sachleistungen (z. B. Bereitstellung von Software, Lizenzen, Testdaten, Hardware) sein. Nach der Ermittlung dieser Leistungen sollten die Parteien im Einvernehmen das Pflichtenheft erstellen. Das Pflichtenheft hält die Anforderungen an die Software und den vorgeschlagenen Lösungsweg fest und weist den Parteien ihren jeweiligen Verantwortungsbereich zu. Nach der Erstellung des Pflichtenhefts sind die zu erbringenden Leistungen möglichst genau vertraglich festzuhalten. Anstatt die generelle Formulierung „Unterstützungsleistungen in angemessenem und notwendigem Umfang“ zu verwenden, empfiehlt es sich, die Auflistung und Beschreibung der Pflicht sowie die Art wie sie erbracht werden soll möglichst genau vorzunehmen.

 

Klare Formulierungen von Mitwirkungspflichten enthalten z. B. folgende Klauseln:

 

  • Beispiel-Klauseln

„Der Auftraggeber stellt zu den im Projektplan definierten Terminen Testdaten in ausreichender Menge und Vielfalt zur Verfügung.“

 

„Der Auftraggeber stellt einen Ansprechpartner zur Verfügung, der über projektrelevante Fragen entscheiden kann. Des Weiteren benennt der Auftraggeber fachliche Ansprechpartner zur Klärung inhaltlicher Fragen.“

 

„Abnahmetests erfolgen mit der vom Auftraggeber bereitgestellten Infrastruktur beim Auftraggeber.“

 

„Für Abstimmungen, Meetings oder Workshops stellt der Auftraggeber kostenlos Besprechungsräume zur Verfügung.“

 

(Schneider/Graf von Westphalen: Software-Erstellungsverträge, 2. Auflage 2014, Rz. 220)

 

Auch wenn die detaillierte Ausarbeitung der Pflichten mit einigem Aufwand verbunden ist, trägt sie entscheidend dazu bei, Eskalationen im Projekt zu vermeiden. Die Parteien wissen, was ihrem Leistungsbereich unterfällt und bis wann die Leistungen erbracht werden müssen. Klare Verhältnisse schaffen Vertrauen und bewirken, dass auch besonders komplexe IT-Projekte erfolgreich durchgeführt werden können.

 

FAZIT | Ein IT-Projekt kann nicht ohne Mitwirkung des Auftraggebers erfolgreich durchgeführt werden. Die Ermittlung der vom Auftraggeber zu erbringenden Leistungen sowie deren genaue Regelung im Softwarevertrag sind daher von überragender Bedeutung.

 
Quelle: ID 45820212