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Ausgabe 02/2002, Seite 19

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Lohnsteuer-Außenprüfung, Teil 2

So können Sie sich auf eine Lohnsteuer-Außenprüfung vorbereiten

In diesem zweiten und letzten Teil zur „Lohnsteuer-Außenprüfung“ erläutern wir, welche Bescheide Ihnen nach der Prüfung zugehen können und welche Unterlagen Sie zur Vorbereitung auf eine Prüfung durchsehen sollten. Vorangestellt sei noch eine Ergänzung zum ersten Beitragsteil: Auf der Seite 22 haben wir nach dem ersten Absatz einige Punkte aufgeführt, bei denen gegebenenfalls lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteile vorliegen können. Dies ist allerdings nur der Fall, wenn bestimmte „Grenzwerte“ überschritten werden. So sind beispielsweise Arbeitgeberdarlehen steuerfrei, wenn ein Effektivzins von mindestens 5,5 Prozent vereinbart wurde oder wenn es sich um ein „Kleindarlehen“ von höchstens 5.000 DM (2.600 EUR) handelt. Das Thema „Steuerfreie Arbeitgeberleistungen“ werden wir in einer der nächsten Ausgaben aufgreifen.

Mögliche Bescheide nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung

Nach Abschluss der Lohnsteuer-Außenprüfung können Sie folgende Bescheide erhalten: einen Haftungsbescheid, eine Zahlungsanerkenntnis, einen Nachforderungsbescheid und/oder einen Bescheid über die Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung. Daneben kann ein Straf- oder Bußgeldverfahren eingeleitet werden.

Haftungsbescheid

Durch einen Haftungsbescheid gegen Sie als Arbeitgeber werden die von Ihnen abgegebenen Lohnsteueranmeldungen berichtigt. Die von Ihnen abzuführenden Mehrsteuern, für die Sie als Arbeitgeber haften, müssen Sie dann von den jeweiligen Arbeitnehmern zurückfordern, da diese die eigentlichen Steuerschuldner sind.

Zahlungsanerkenntnis

Das Betriebsstätten-Finanzamt braucht keinen Haftungsbescheid zu erlassen, wenn Sie nach der Lohnsteuer-Außenprüfung die Zahlungsverpflichtung schriftlich anerkennen. Diese schriftliche Zahlungsanerkenntnis hat die gleiche Wirkung wie eine Lohnsteuer-Anmeldung.

Nachforderungsbescheid gegen den Arbeitnehmer

Gegen den Arbeitnehmer kann ein Nachforderungsbescheid nur dann ergehen, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer falsch einbehalten hat oder der Arbeitnehmer wusste, dass der Arbeitgeber die einbehaltene Lohnsteuer nicht an das Finanzamt abgeführt und der Arbeitnehmer dies dem Finanzamt nicht mitgeteilt hat.

Nachforderungsbescheid gegen den Arbeitgeber

Auch gegen Sie als Arbeitgeber kann ein Nachforderungsbescheid ergehen – zum Beispiel für Lohnsteuer, die Sie pauschalieren können. Die Lohnsteuer kann vom Arbeitgeber pauschal übernommen werden:

  • wenn die Lohnsteuer in einer größeren Zahl von Fällen nachzuerheben ist;
  • bei Mahlzeiten, Betriebsveranstaltungen, Erstattung von Pkw-Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte etc.;
  • bei Teilzeitbeschäftigten;
  • bei bestimmten Zukunftssicherungsleistungen.

Haben Sie einen Antrag auf Lohnsteuerpauschalierung gestellt, sind Sie in diesen Fällen gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuer zu übernehmen, und Sie werden somit auch Steuerschuldner. Die Verpflichtung zur Abführung der pauschalen Lohnsteuer entsteht mit der Lohnzahlung.

Bescheid über die Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung

Mit dem Nachforderungs- und/oder Haftungsbescheid bzw. der Zahlungsanerkenntnis ist auch der Vorbehalt der Nachprüfung für die Lohnsteuer-Anmeldungen aufzuheben. Anschließend kann die Lohnsteuer für weitere Sachverhalte nicht mehr geändert werden. Wurde die Lohnsteuer im Rahmen der Außenprüfung geändert, müssen Sie auch die Sozialversicherungsbeiträge überprüfen und gegebenenfalls neu berechnen.

Tipp: „Verbindliche Zusage“ einholen

Im Anschluss an eine Lohnsteuer-Außenprüfung können Sie beim Finanzamt eine „Verbindliche Zusage“ beantragen. Das Finanzamt kann den Antrag zwar ablehnen, dies muss jedoch begründet werden. Eine „Verbindliche Zusage“ kann für Sie von Bedeutung sein, wenn im Prüfungsbericht ein bestimmter Sachverhalt dargestellt wurde, bei dem Sie ein Interesse daran haben, zu wissen, wie das Finanzamt diesen in der Zukunft steuerlich behandeln wird (zum Beispiel das Ehegatten-Arbeitsverhältnis). Die „Verbindliche Zusage“ gilt bis zu ihrer Aufhebung.

Vorbereitung auf eine Lohnsteuer-Außenprüfung

Bestimmte Sachverhalte werden bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung immer geprüft. Diese können von Ihnen bereits vor der Prüfung abgeklärt werden, um Beanstandungen zu vermeiden. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Arbeitsverhältnisse mit Familienangehörigen (Ehegatte etc.);
  • Sonderzahlungen, Sachzuwendungen, sonstige Leistungen, Direktversicherungen, unentgeltliche Überlassung von Praxisfahrzeugen;
  • Aushilfslöhne ohne Stundenaufzeichnungen;
  • Fremdleistungen (zum Beispiel Leistungen des Zahntechnikers);
  • Vergütungen an freie Mitarbeiter.

Der Prüfer ermittelt dabei zunächst nur die Besteuerungsgrundlagen– zum Beispiel bei einem Ehegatten-Arbeitsverhältnis –, während der Sachbearbeiter im Finanzamt dann die abschließende Entscheidung trifft – zum Beispiel ob der Arbeitslohn für den Ehegatten angemessen ist.

Nachfolgend noch ein paar weitere Hinweise zur Vorbereitung auf eine Lohnsteuer-Außenprüfung:

Lohnkontenabstimmung

Die Summe der versteuerten Bruttoarbeitslöhne laut Jahreslohnjournal muss mit dem gebuchten Betrag auf dem Konto „Löhne/Gehälter“ übereinstimmen. Bei Differenzen sind die Löhne im nächsten Kalenderjahr ausbezahlt oder eventuell nicht versteuert worden.

Beschäftigungsverhältnisse

Der Prüfer entscheidet, ob bei Ihnen beschäftigte Personen selbstständig tätig sind oder ob ein Arbeitsverhältnis und damit eine Arbeitnehmereigenschaft vorliegt. Wenn eine Person nachträglich als Arbeitnehmer einzustufen ist, muss die Lohnsteuer nacherhoben werden.

Aushilfen, geringfügig Beschäftigte (325-Euro-Jobs)

Der Prüfer durchleuchtet auch die Arbeitsverhältnisse mit Aushilfen. Wenn Sie Aushilfsquittungen verwenden, sollten Sie darauf achten, dass auch Stundenaufzeichnungen gemacht werden und die Aufzeichnungen schlüssig sind! Auf Stundenaufzeichnungen können Sie verzichten, wenn Sie mit den Aushilfen Arbeitsverträge abschließen. Pauschal versteuerte Aushilfsarbeitslöhne müssen Sie gesondert aufzeichnen, indem Sie für jede Aushilfe ein eigenes Lohnkonto führen. Dies gilt auch für Aushilfskräfte, die Ihnen eine Freistellungsbescheinigung vorlegen und für die Sie nur pauschale Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

Der Lohnsteuer-Außenprüfer achtet auch darauf, ob die Aushilfslöhne tatsächlich gezahlt wurden. Gelegentlich verbergen sich hierunter auch versteckte Betriebsausgaben wie zum Beispiel Schmiergeldzahlungen, Provisionszahlungen an Mitarbeiter und Zahlungen, die die Voraussetzungen für eine Lohnsteuerpauschalierung nicht erfüllen.

Sollten Sie bei den Aushilfen „gemogelt“ haben – zum Beispiel wenn die durchschnittliche Grenze von 325 EUR pro Monat durch Sonderzahlungen überschritten wird und es sich damit nicht mehr um einen 325-Euro-Job handelt –, kann der Prüfer den Prüfungsdienst der Sozialversicherungsträger informieren. In diesem Fall müssen Sie auch den Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung – zurzeit etwa 40 Prozent – nachzahlen, unter Umständen droht Ihnen auch noch ein Bußgeld.

Durch einen Abgleich zwischen den Aushilfslöhnen laut Jahreslohnjournal und dem Aufwandskonto „Aushilfslöhne“ können Sie Differenzen schnell selbst feststellen. Auch hier können bei Differenzen die Löhne erst im nächsten Kalenderjahr ausbezahlt oder eventuell nicht versteuert worden sein.

Die Lohnsteuerkarte als Grundlage für den Steuerabzug

Laut den eingetragenen Werten auf der Lohnsteuerkarte müssen Sie die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag einbehalten. Wird Ihnen vom Arbeitnehmer schuldhaft keine Lohnsteuerkarte vorgelegt, geht dies nicht zu Ihren Lasten. Dann sind Sie allerdings verpflichtet, die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI einzubehalten.

Hinweis: Behalten Sie die Lohnsteuer irrtümlicherweise nach der falschen Steuerklasse ein, kann das Finanzamt Sie hierfür haftbar machen. Ist bei Ihrem Arbeitnehmer nichts mehr zu holen, werden Sie zur Kasse gebeten. Sie sind nur dann „aus dem Schneider“, wenn der Arbeitnehmer für zurückliegende Jahre eine Einkommensteuererklärung abgegeben hat. Mit einer eventuellen Einkommensteuernachzahlung wird auch die zu wenig einbehaltene Lohnsteuer nachgefordert.

Neben der Lohnsteuer müssen Sie auch die so genannten „Annexsteuern“ einbehalten. Hierzu gehören:

  • der Solidaritätszuschlag (5,5 Prozent seit dem 1. Januar 1997, vorher 7,5 Prozent) und
  • die Kirchensteuer (8 bis 9 Prozent je nach Bundesland). Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Arbeitnehmer nachweist, dass er keiner erhebungsberechtigten Kirche angehört.

Zu wenig einbehaltene Lohnsteuer

Durch Ermittlungs- oder Eingabefehler in der EDV kann der Lohnsteuerabzug falsch vorgenommen werden. Zu wenig einbehaltene Lohnsteuer müssen Sie vom Arbeitnehmer nachfordern, denn der Arbeitnehmer ist und bleibt weiterhin Schuldner der Lohnsteuer. Sie behalten die Lohnsteuer lediglich für Rechnung des Arbeitnehmers ein und führen diese an das Finanzamt ab. Dies gilt auch für die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag. Für die Steuerabzugsbeträge in den einzelnen Monaten des laufenden Kalenderjahres können Sie eine Verrechnung vornehmen.

Beispiel

    Für den Arbeitslohn des Arbeitnehmers muss für die Monate Januar und Februar 2002 jeweils Lohnsteuer in Höhe von 522 EUR einbehalten werden. Irrtümlich wurden aber für Januar nur 500 EUR einbehalten. Die Lohnsteuer kann bei der nächsten Lohnabrechnung korrigiert werden.

Lohnsteuer für Januar                                522 EUR
Lohnsteuer für                                       522 EUR
insgesamt                                          1.044 EUR
Lohnsteuer für Januar einbehalten                    500 EUR
einzubehaltende Lohnsteuer für den Monat Februar     544 EUR

Zu viel einbehaltene Lohnsteuer

Haben Sie zu viel Lohnsteuer einbehalten, müssen Sie diese erstatten. Der Erstattungsanspruch steht dem Arbeitnehmer zu. Wurde die Lohnsteuerkarte bereits an den Arbeitnehmer ausgehändigt, kann der überzahlte Betrag nur noch vom Finanzamt erstattet werden.

Lohnsteuererstattung für den Arbeitgeber

Für Sie als Arbeitgeber besteht ein Erstattungsanspruch für zu viel abgeführte Lohnsteuer, wenn Sie die einbehaltenen Steuerabzugsbeträge irrtümlicherweise mehrfach an das Finanzamt gezahlt haben oder Lohnsteuer an das Finanzamt abgeführt haben, obwohl kein Arbeitslohn ausgezahlt wurde.

Steuerabzugsbeträge

Die vom Arbeitslohn Ihrer Arbeitnehmer einbehaltenen Steuerabzugsbeträge müssen Sie an das Betriebsstätten-Finanzamt abführen. Der Lohnsteuer-Außenprüfer prüft auch, ob die Steuerabzugsbeträge tatsächlich beim Finanzamt angekommen sind oder ob Fehlbuchungen vorliegen.

Fazit

Als Arbeitgeber haben Sie nicht nur gegenüber den Patienten, sondern auch gegenüber dem Finanzamt eine fehlerfreie Leistung zu erbringen. Der Lohnsteuer-Außenprüfer wird aber in der Regel durchaus Verständnis dafür aufbringen, wenn doch etwas schief gelaufen ist und Sie sich „verhandlungswillig“ zeigen. Er ist in der Regel darauf bedacht, die Prüfung so schnell wie möglich, mit dem geringsten Aufwand und ohne große Streitigkeiten abzuschließen.

Quelle: Zahnärzte-Wirtschaftsdienst - Ausgabe 02/2002, Seite 19

Quelle: Ausgabe 02 / 2002 | Seite 19 | ID 108919