PPA Praxisteam professionell (Arztpraxis)
Informationsdienst für das Team in der Arztpraxis

Ausgabe 09/2008, Seite 12

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28.08.2008 | Teammanagement

Motivation – der Erfolgsfaktor in Ihrer Praxis

von Mihrican Özdem, Diplompsychologin, Landau

Viele Tipps zur Steigerung der Motivation fokussieren einseitig die Möglichkeiten des Einzelnen und suggerieren damit, dass man selbst daran Schuld wäre, wenn man demotiviert ist. Es sind aber meist die ungünstigen Rahmenbedingungen, die Stress verursachen und die Motivation sinken lassen. „Praxisteam professionell“ zeigt Ihnen, was Sie in Ihrer Praxis und im Team dafür tun können, damit Ihre Motivation im Alltagsstress nicht auf der Strecke bleibt.  

Was bedeutet Motivation?

Motivation wird definiert als die Handlungsbereitschaft, ein Bedürfnis zu befriedigen oder ein angestrebtes Ziel zu erreichen. Die Psychologie unterscheidet zwischen der extrinsischen und der intrinsischen Motivation:  

 

  • Die extrinsische Motivation ist die Handlungsbereitschaft, die sich aufgrund äußerer Anreize wie Gehalt oder Anerkennung durch andere entwickelt.
  • Die intrinsische Motivation hingegen ist die Handlungsbereitschaft, die in uns erwächst und keiner äußeren Anreize bedarf. Intrinsisch motiviert sind wir dann, wenn wir eine Tätigkeit sehr gern ausführen, uns für diese Arbeit interessieren und Befriedigung darin finden.

 

Für die Leistungsmotivation ist deshalb besonders die intrinsische Motivation wichtig. Sind wir an der Arbeit interessiert, geht uns diese Arbeit viel leichter von der Hand, unsere Arbeitsergebnisse sind besser, wir sind zufriedener. Und wir machen Abstriche bei den äußeren Anreizen. Zum Beispiel akzeptieren wir für diese Arbeit ein niedrigeres Gehalt im Vergleich zu einer anderen Arbeit. Das hat jedoch Grenzen.  

 

Beispiel

Medizinische Fachangestellte müssen heute immer mehr Bürokratie bewältigen: neue Verordnungen, Abrechnungsmodalitäten, komplizierte Formulare. Diese müssen nicht nur studiert werden, sondern es müssen auch mehr Anfragen von Patienten und Angehörigen dazu beantwortet werden. Das Telefon klingelt häufiger, die „eigentliche“ Arbeit wird dauernd unterbrochen. Fragt man Menschen, was sie an ihrer Arbeit am meisten demotiviert, ist die Antwort häufig „Arbeit unter Zeitdruck“ und „Unterbrechungen“, also das Gefühl, eine einmal begonnene Arbeit nicht fertigstellen zu können.  

 

Was können Sie als MFA für Ihre Motivation tun?

Überlastung ist einer der stärksten Motivationskiller. Damit Sie sich im Praxisalltag nicht zu sehr aufreiben, führen Sie sich regelmäßig – allein oder im Team – die folgenden Punkte vor Augen.  

 

Verständnis für sich aufbringen

In erster Linie sollten Sie Verständnis für sich aufbringen, wenn Sie sich überlastet fühlen. Denn man fühlt sich sehr schnell demotiviert, wenn man sich für alles und jeden verantwortlich fühlt und sich selbst für Engpässe beschuldigt. Sagen Sie sich nicht, sie seien nicht belastbar, wenn Sie zum Beispiel seit drei Wochen die Arbeiten einer krankheitsbedingt fehlenden Kollegin mit übernehmen, gerade eine Umstellung der EDV läuft und zudem eine Auszubildende eingestellt wurde und Sie sich nun ausgelaugt fühlen. Eine derartige Arbeitsüberlastung kann von niemandem über längere Zeit bewältigt werden!  

 

Zeitweilige Motivationstiefs als normal akzeptieren

Erwarten Sie auch nicht, dass Sie immer gleichermaßen hochmotiviert sein können. Selbst unter optimalsten Arbeitsbedingungen wird es Motivationstiefs geben. Das liegt einfach in der Natur des Menschen. So wie wir nie durchgehend glücklich, traurig, leistungsstark etc. sein können, können wir nicht durchgehend motiviert sein. Akzeptieren Sie die zeitweilig sinkende Motivation als normale psychische Reaktion und nicht gleich als ein schlimmes Zeichen. Das würde Sie unnötig belasten und Sie noch stärker demotivieren. Machen Sie sich klar, dass nach einem Tief gewöhnlich wieder ein Hoch oder ein normales Level an Motivation folgt.  

 

Nehmen Sie Situationen mit Humor

Eine gute Möglichkeit um sich zu motivieren, ist, dass man Situationen mit Humor nimmt. Wenn ein dementer Patient zum vierten Mal nach einem Medikament fragt, dann können Sie darauf genervt reagieren oder Sie nehmen kurz Abstand zu ihrem Gefühl, betrachten die Situation von außen und stellen sich vor, dass Sie später einmal selbst dauernd die gleiche Frage stellen. Vielleicht können Sie dann auch die humorige Seite der Szene sehen. Wenn Sie jedoch keinen Humor verspüren, dann zwingen Sie sich nicht dazu, denn Gefühle kann man nicht erzwingen. Lesen Sie zu diesem Thema auch den Beitrag „Umgang mit dementen Patienten“ in Ausgabe 7/2008 von „Praxisteam professionell“.  

 

Aufgaben nach Vorlieben verteilen

Bei Aufgaben, die alle erfüllen können, sollte auf Vorlieben geachtet werden. Wenn Frau A sehr gern telefoniert, Frau B jedoch nicht so sehr, welchen Sinn ergibt es, dass Frau B häufig den Telefondienst übernimmt? Beide wären zufriedener und motivierter, wenn sie das tun, was sie gern tun. Auch Anrufer werden zufriedener sein, wenn Sie von einer motivierten Mitarbeiterin begrüßt werden.  

 

Unangenehme Aufgaben gerecht verteilen

Natürlich ist es unrealistisch, dass alle Mitarbeiterinnen nur ihre Lieblingstätigkeiten ausführen können. Das wäre psychologisch auch nicht von Vorteil, weil Widrigkeiten zum Leben gehören – und diese sollte man ertragen lernen. Allerdings sollten sie im Rahmen bleiben. Ein hoher Anteil an unliebsamer Arbeit demotiviert auf Dauer. Deshalb sollten Arbeiten, die von allen eher gemieden werden, gerecht im Team verteilt werden.  

 

Klare Aufgabenbeschreibungen

Demotivierend wirken auch unklare Erwartungen. Deshalb sind die eindeutige Benennung der Zuständigkeitsbereiche sowie konkrete Aufgabenbeschreibungen sehr wichtig. Bleiben diese vage, können die Inhalte von jedem anders verstanden werden und es entstehen Konflikte aufgrund von Missverständnissen. Wie wichtig und nützlich Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibungen in einer Praxis sind, können Sie in Ausgabe 8/2008 ausführlich lesen.  

Länger andauernder Demotivation nachgehen

Bei länger anhaltender Demotivation sollten Sie die Gründe dafür erforschen. Notieren Sie einmal in Stichpunkten, was Ihnen an Ihrer Arbeit missfällt. Bringen Sie die Punkte in eine Wichtigkeitshierarchie und schauen Sie, wie Sie die wichtigsten Probleme lösen können.  

 

Sind es zum Beispiel die vielen Unterbrechungen während einer Arbeit? Dann besprechen Sie das mit Ihren Kolleginnen. Sie können ihnen zum Beispiel mitteilen, in welchen Situationen Sie Unterbrechungen als besonders hinderlich, in welchen als weniger problematisch empfinden. Ihre Kolleginnen werden hinsichtlich Unterbrechungen auch ihre speziellen Sensibilitäten haben. Erfragen Sie diese und berücksichtigen Sie sie in Zukunft.  

 

Wenn Sie nicht genau benennen können, was Sie demotiviert, oder wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie „zu viel“ stört und dass Sie keine Kraft haben, diese anzugehen, dann ist das ein Zeichen für Burn-out. Es kann auch sein, dass Ihre Demotivation nichts oder nur am Rande mit der Arbeit zu tun hat. Dann kann dahinter eine Depression liegen.  

 

Ob Burn-out oder generell depressive Verstimmung, Sie sollten in solchen auffälligeren Fällen nicht scheuen, sich professionelle Hilfe in Form einer Psychotherapie zu holen. Betrachten Sie das nicht als Schwäche, sondern gerade als Stärke, denn wenn Sie sich um sich selbst kümmern, indem Sie sich zeitweilig auffangen lassen, zeugt das von selbstverantwortlichem Handeln. Sich um sich selbst zu kümmern, sich selbst wert zu schätzen, hilft nicht nur im Umgang mit schwierigen Situationen, es dient auch als Quelle der psychischen Stabilität (lesen Sie dazu „Praxisteam professionell“, Ausgabe 7/2008).  

Quelle: Ausgabe 09 / 2008 | Seite 12 | ID 121247