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Leistungsphase 1: Abfrage von Planungsgrundlagen
In der Praxis wird unterschätzt, welche Bedeutung die Lph 1 für die Planungsvertiefung und den Projekterfolg und das  Honorar bzw. die Honorarsicherung hat. Wichtig ist daher, die Planungsgrundlagen frühzeitig zu erkunden und zu dokumentieren. Dieses Ziel erreichen Sie, wenn Sie mit den beiden PBP-Musterschreiben agieren (Neubau bzw. Umbau eines Gebäudes) Beide Schreiben sind so aufgebaut, dass Sie diese in das Beratungsgespräch mitnehmen und darauf aufbauend dann gleich das Ergebnisprotokoll verfassen können.

Betr. Bauvorhaben ...
Beginn der Planungsleistungen und Abstimmungen zu den Grundlagen

Sehr geehrte/r Auftraggeber/in,

vielen Dank für die (mündliche) Erteilung des Auftrags zur Planung (z.B. Architekten- oder Ingenieurleistungen)  für das Bauvorhaben …  in … Die Leistungen der Grundlagenermittlungen für die Planung werden in Kürze aufgenommen. Um die Leistungen anforderungsgerecht erbringen zu können, sind einige Planungsgrundlagen zu erörtern und zu vereinbaren. Die Vereinbarung kann im Zuge eines gemeinsamen Beratungsgesprächs erfolgen. Folgende Themen sind dabei aus unserer Sicht von Bedeutung, um die Planungsleistungen effektiv fördern zu können:

1.	Die Aufgabenstellung sollte geklärt werden einschließlich der Ziele, die mit der Planung grundsätzlich erreicht werden sollen.
2.	Es sollten Angaben bzw. Vorgaben zum gewünschten Raumprogramm und der vorgesehenen Nutzung erörtert werden. Diese Angaben müssen noch nicht einzelraumgenau erfolgen. Es reicht zunächst, wenn die Art der Nutzung und die Anforderungen an den Flächenbedarf für die einzelnen Nutzungsbereiche vereinbart werden. 
3.	Wichtig ist es, die funktionalen Anforderungen festzulegen, die Ihnen als Auftraggeber wichtig sind. Darunter sind zum Beispiel wichtige betriebliche Angaben (bei Gewerbeimmobilie) oder wichtige den Wohnwert betreffende Angaben (bei privatem Wohnungsbau) zu verstehen.
4.	Wir empfehlen, in dem Gespräch auch schon die funktionalen und gestalterischen Anforderungen an die Ausstattung, baukonstruktiven Einbauten und nutzungsspezifischen Anlagen zu erörtern. 
5.	Diskutiert werden sollte außerdem, welche Materialvorstellungen hinsichtlich Gestaltung, Langlebigkeit, Konstruktion zu erfüllen sind. Für unsere Planung ist das wesentlich, weil damit die wesentlichen Einflüsse bei der Grundlagenermittlung und Vorentwurfsplanung zugrunde gelegt werden können.
6.	In Bezug auf die Gestaltung des Objekts und Einbindung in die Umgebung sollten die wesentlichen projektbeeinflussenden Aspekte festgelegt werden, um eine Grundlage für die Vorentwurfsplanung zu erhalten.
7.	Es sollten außerdem die – groben – Kostenvorstellungen erörtert werden, die mit dem Projekt anzustreben wären.
8.	Darüber hinaus ist der Terminrahmen für die Planung und evtl. anschließende Bautätigkeit besprechen, damit wir daraus die ablauftechnischen Planungsgrundlagen erhalten.

Mit freundlichen Grüßen 

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Musterschreiben Leistungsphase 1 bei  Umbauten 

Betr. Bauvorhaben ...............................................

Sehr geehrte/r Auftraggeber/in,

die vereinbarten Grundlagenermittlungen und Vorplanungsleistungen für die o. e. Baumaßnahme sind in Arbeit. Über alle wesentlichen Vorkommnisse halten wir Sie selbstverständlich auf dem Laufenden. Zur wirtschaftlichen Planungsabwicklung und zur Klärung der planerischen Rahmenbedingungen bitten wir Sie, uns folgende Bestandsunterlagen bzw. Auskünfte betreffend der vorhandenen baulichen Situation des bestehenden Altbaus zur Verfügung zu stellen, bzw. Auskünfte als Planungsgrundlage für die weitere Bearbeitung zu erteilen: 

1.	Bestandspläne des vorh. Bauwerks (Grundrisse, Schnitte, Ansichten), soweit vorhanden.
2.	Geprüfte vorhandene Statik bzw. Standsicherheitsnachweis des umzubauenden Bauwerkes mit genehmigten Plänen .
3.	Alte erteilte Baugenehmigungen (einschl. genehmigte Zeichnungen und alter Lageplan) bei Veränderungen des bestehenden Altbaus.
4.	Auskunft über evtl. frühere Umbauten (z. B. Veränderung tragender Wände...) ohne dass eine Baugenehmigung erwirkt wurde.
5.	Eingetragene Baulasten (z. B. Abstandsbaulasten, Anbaubaulasten), Wegerechte, Leitungsrechte...
6.	Grundleitungsplan (einschl. ggfs. sog. „fremder“ Grundleitungen, z.B. eines EVU )
7.	Amtlicher Lageplan 
8.	Bestandspläne der Technischen Ausrüstung (Gas, Wasser, Abwasser, Elektro).
9.	Sonstige objektbezogene Angaben (eingetragenes Baudenkmal oder bestehende Urheberrechte), vorhandene ältere Fotos vom Bauwerk mit älteren Bauzuständen
10.	Angaben zu früheren (auch bereits beseitigten) Bauschäden. 
11.	Angaben zu evtl. in Aussicht stehenden Fördermitteln, die an die Einhaltung von baulichen und terminlichen Auflagen geknüpft sind (z.B. KfW o. ä.)?
12.	Aus Sicht der Nutzer ggfs. erforderliche Provisorien (z.B. Aufrechterhaltung des Wirtschaftsbetriebes, Schutz von wertvollen Gütern…).
13.	Vorstellung zu den vorgesehenen Baukosten bzw. Finanzierung. 
14.	Terminliche Wünsche in Bezug auf die Planung und Realisierung.

Mit freundlichem Gruß

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Wichtiger Hinweis: Der Inhalt ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Redaktion prüft ihn regelmäßig und passt ihn gegebenenfalls an. Gleichwohl schließen wir Haftung und Gewähr aus, da die Materie komplex ist und sich ständig wandelt. Muster dienen als Vorlage und sind individuell anzupassen.

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