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· Fachbeitrag · Betriebsprüfung

Im Visier: Die 28 typischen Schwerpunkte bei der Lohnsteuer-Außenprüfung

von StB Dipl.-Finw. (FH) Volker Grasmück, Walsheim

| Dem Prüfer einen Schritt voraus sein, das können Arbeitgeber, wenn sie wissen, welche Bereiche Lohnsteuer-Außenprüfer besonders im Visier haben. „LGP“ greift in einer Checkliste von A bis Z jeweils ein Problem bei den 28 typischen Prüfungsschwerpunkten auf und gibt Arbeitgebern und Lohnabrechnern sofort umsetzbare Gestaltungshinweise, wie dieses Problem im Hinblick auf die Außenprüfung optimal gelöst werden kann. |

Das A und O: Eine gute Vorbereitung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung nach § 42f EStG erstreckt sich auf die Prüfung, ob

  • sämtliche Arbeitnehmer korrekt erfasst werden,
  • die Lohnsteuer ordnungsgemäß einbehalten und abgeführt wurde,
  • die Voraussetzungen für steuerfreie Zahlungen vorliegen,
  • Sachzuwendungen richtig erfasst wurden und
  • die Lohnkonten ordnungsgemäß geführt werden.

 

Der Lohnsteuer-Außenprüfer darf dazu alle Lohnsteuer relevanten Unterlagen einsehen. Das umfasst auch Jahresabschlüsse, Sachkonten, Kassenbücher, Verträge, Versicherungsunterlagen und Prüfberichte anderer Behörden.

 

PRAXISHINWEIS | Für Arbeitgeber bzw. Steuerberater ist es sinnvoll, bereits während des laufenden Jahres selbst eine regelmäßige Prüfung der „Problembereiche“ vorzunehmen. Wird die Prüfungsanordnung des Finanzamts bekanntgegeben, ist es aufgrund des Prüfungszeitraums von mehreren Jahren häufig zu spät, um etwaige Nachweise und Aufzeichnungen noch zu erstellen bzw. steuerpflichtige Lohnbestandteile in steuerfreie Zuwendungen umzuwandeln.

 

Von A bis Z: Typische Prüfungsschwerpunkte im Überblick

Je nach Branche, Anzahl der Arbeitnehmer sowie weiterer Kriterien setzen die Prüfer Schwerpunkte bei der Prüfung, die im Einzelfall recht unterschiedlich sein können. Die nachfolgende Checkliste gibt einen allgemeinen Überblick über diejenigen Bereiche, die ein Lohnsteuer-Außenprüfer besonders gerne unter die Lupe nimmt (Spalte 1). Zu jedem Stichwort von A bis Z zeigt „LGP“, wie Arbeitgeber typische Problemfelder lösen können (Spalte 2).

 

Beachten Sie | Bei manchen Problemen bleibt kein Ausweg aus der Versteuerung. In diesen Fällen sollten Arbeitgeber prüfen, ob sich für die Zukunft Steuerbefreiungen und Pauschalversteuerungsmöglichkeiten ausschöpfen lassen. Diese haben noch einen extra Vorteil: Sie bleiben meist auch sozialversicherungsfrei, wenn sie zusätzlich zum vereinbarten Lohn gewährt werden.

 

Prüfungsschwerpunkt
Problem und Lösung

Arbeitgeberdarlehen

 

 § 8 Abs. 2 EStG

Problem: Um den geldwerten Vorteil aus einer Zinsverbilligung möglichst gering zu halten, werden häufig die Konditionen für Immobiliendarlehen vereinbart, obgleich es sich um ein Darlehen für Konsumgüter handelt.

 

Lösung: Neben schriftlichen Vereinbarungen ist eine dingliche Sicherung (beispielsweise Grundschuld) erforderlich. Ansonsten sind die aktuellen banküblichen Konditionen zugrunde zu legen (abrufbar auf der Homepage der Deutschen Bundesbank). Monatliche Zinsvorteile bis 44 Euro - in der Summe mit anderen Sachbezügen - sind steuerfrei.

 

Weiterführender Hinweis:BMF, Schreiben vom 1.10.2008, Az. IV C 5 - S 2334/07/0009; Abruf-Nr. 083233.

Arbeitslohn von Dritten

 

R 38.4 Lohnsteuerrichtlinien (LStR)

Problem: Der Arbeitnehmer erhält Bar- oder Sachlohn von einem Dritten, zum Beispiel von einem mit dem Arbeitgeber verbundenen Unternehmen. Der Arbeitgeber hat hiervon keine Kenntnis, deshalb bleiben Lohnbestandteile unversteuert.

 

Lösung: Der Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer auf die gesetzliche Verpflichtung hinweisen, dass sie ihm am Ende des jeweiligen Lohnzahlungszeitraums die von einem Dritten gewährten Zuwendungen der Höhe nach erklären.

Aushilfen (kurzfristig)

 

 § 40a Abs. 1 EStG

Problem: Die Zulässigkeit der Lohnsteuerpauschalierung mit 25 Prozent für kurzfristige Aushilfen wird in Frage gestellt, wenn keine entsprechenden Aufzeichnungen über die Dauer der Beschäftigung vorgelegt werden.

 

Lösung: Für jede einzelne Aushilfe müssen Beschäftigungsdauer und gezahlte Arbeitslöhne getrennt aufgezeichnet werden.

BahnCard-Kostenerstattung

 

 § 3 Nr. 16 EStG

Problem: Kosten für eine BahnCard werden ohne nähere Prüfung steuerfrei erstattet.

 

Lösung: Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber mittels genauer betragsmäßiger Gegenüberstellung nachweisen, dass die Ersparnis für die Fahrkarten, die sich durch den Erwerb der BahnCard ergibt, mindestens so hoch ist wie die Kosten der Bahncard.

 

Weiterführender Hinweis:Beitrag „Überlassung einer BahnCard an Arbeitnehmer“, LGP 7/2014, Seite 113.

Berufskleidung 

 

§ 3 Nr. 31 EStG,

 R 3.31 LStR

Problem: Der Arbeitgeber zahlt steuerfrei ein pauschales Kleidergeld, das vom Prüfer nachversteuert wird.

 

Lösung: Steuerfrei ist nur der Ersatz typischer Berufskleidung. Der Arbeitgeber sollte nur gegen Belegvorlage vom Arbeitnehmer erstatten (auch Reinigung ist begünstigt).

 

Weiterführende Hinweise: Beitrag „Steuerfreie Überlassung von Arbeitskleidung bei betrieblichem Interesse des Arbeitgebers“, LGP 11/2006, Seite 196; Beitrag „Umsatzsteuer bei der Überlassung von Arbeitskleidung an Arbeitnehmer“, LGP 3/2008, Seite 107.

Betriebliche Alters-versorgung (bAV)

 

 § 3 Nr. 55, 66 EStG

Problem I: Eine Anwartschaft auf eine bAV wird vom Arbeitgeber abgefunden und nicht versteuert.

Problem II: Der Durchführungsweg der bAV ändert sich.

 

Lösung I: Der Aufbau der Anwartschaften, zum Beispiel mittels Pensionszusage oder Unterstützungskasse, führt nicht zu Arbeitslohn. Die Abfindung hingegen ist zu versteuern. Der Arbeitgeber sollte prüfen, ob durch die Abfindung eine Zusammenballung von Einkünften als Voraussetzung für eine ermäßigte Besteuerung vorliegt.

Lösung II: Vor dem Wechsel des Durchführungswegs sollte geprüft werden, ob die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 55 EStG in Betracht kommt. Nach dieser Vorschrift gibt es mehrere Alternativen für einen steueroptimierten Wechsel.

 

Weiterführender Hinweis: Beitrag „Die wichtigsten Spielregeln für Arbeitgeber bei der betrieblichen Altersversorgung“, Teil 1 LGP 7/2014, Seite 122; Teil 2 LGP 8/2014, Seite 141.

Betriebsveranstaltungen

 

 R 19.5 LStR

Problem: Anzahl der Teilnehmer weicht von der Anzahl der gemeldeten Personen ab. Hierdurch steigen die Kosten auf mehr als 110 Euro je Teilnehmer.

 

Lösung: Aufstellung über die tatsächlich anwesenden Personen erstellen. Die Kosten, die durch die gemeldeten, jedoch nicht anwesenden Arbeitnehmer entfallen, sind nicht auf die anwesenden Teilnehmer anzurechnen.

 

Weiterführender Hinweis: Einen aktuellen Beitrag finden Sie auf lgp.iww.de; geben Sie dazu in die Suchmaske rechts oben „Freigrenze soll auf 150 Euro steigen“ ein.

Dienstwagen zur privaten Nutzung

 

 § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG

Problem: Fahrtenbuch wird von Arbeitnehmer nicht ordnungsgemäß geführt. Der Prüfer erhöht den geldwerten Vorteil anhand der Ein-Prozent-Regelung.

 

Lösung: Feste Termine zur Fahrtenbuchvorlage festlegen. Im Vorhinein eine Haftungsvereinbarung mit dem Arbeitnehmer treffen, dass er eventuelle Mehrsteuern übernehmen muss. Unter Umständen Nutzungsverbot für Privatfahrten vereinbaren.

 

Weiterführender Hinweis:Beitrag a„Mit Musterformulierungen den geldwerten Vorteil beim Dienstwagen reduzieren“, LGP 9/2013, Seite 148.

Ehegatten-Arbeits-verhältnis(bzw. mit anderen Angehörigen)

 

R 4.8 Einkommensteuerrichtlinien (EStR)

Problem: Der Prüfer erkennt das Arbeitsverhältnis mangels ernsthafter Vereinbarung und tatsächlicher Durchführung nicht an.

 

Lösung: Das Dienstverhältnis muss einem Fremdvergleich standhalten. Dazu insbesondere auf schriftliche Vereinbarungen, angemessenen Arbeitslohn (gerade im Vergleich zu fremdem Arbeitnehmer bei vergleichbaren Tätigkeiten) sowie auf die pünktliche Zahlung des Arbeitslohns auf ein Konto des Ehegatten achten.

 

Weiterführender Hinweis: Beitrag „Ehegatten-Arbeitsverhältnisse rechtssicher und optimal gestalten“, Teil 1 LGP 9/2013, Seite 157; Teil 2 LGP 10/2013, Seite 166; Teil 3 LGP 11/2013, Seite 196; Beitrag „Vorsicht Falle: Niedriger Lohn und teures Fahrzeug“, LGP 4/2014, Seite 68.

Entlassungs-entschädigungen

 

 § 34 EStG

Problem: Der Prüfer erkennt die ermäßigte Besteuerung nicht an, da der laufende Lohn zuzüglich der Abfindung nicht zur Zusammenballung von Einkünften führt.

 

Lösung: Bescheinigung vom Arbeitnehmer anfordern, ob er im maßgebenden Zeitraum andere Einkünfte oder Lohnersatzleistungen, insbesondere Arbeitslosengeld, erhalten hat und hierdurch eine Zusammenballung von Einkünften vorliegt.

 

Weiterführender Hinweis: Beitrag „Zusammenballung von Einkünften: So vermeiden Arbeitgeber bei Abfindungen die Haftung“, LGP 4/2014, Seite 60.

Erholungsbeihilfen

 

 § 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG

Problem: Der Prüfer stellt die Pauschalierung mit 25 Prozent in Frage, wenn der Arbeitgeber Beihilfezahlungen als „Urlaubsgeld“ deklariert.

 

Lösung: Der Arbeitnehmer muss Belege einreichen, beispielsweise Urlaubsbuchung, Hotelbeleg oder Eintrittskarten (zum Lohnkonto aufbewahren).

Fahrtkostenerstattung bzw. Pkw-Überlassung für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

 

 § 8 Abs. 2 Satz 3 EStG

Problem I: Geldwerter Vorteil wird wegen unrichtiger Entfernung zu niedrig berechnet.

Problem II: Arbeitnehmer nutzt das Fahrzeug nicht täglich für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte (zum Beispiel wegen häufiger Außendiensttätigkeit).

Problem III: Prüfer stellt erste Tätigkeitsstätte fest, Arbeitgeber hatte Fahrten nach Reisekostengrundsätzen steuerfrei ausbezahlt und keinen geldwerten Vorteil versteuert.

 

Lösung I: Hier bleibt nur die Nachversteuerung. Für die Zukunft sollte der Arbeitnehmer schriftlich angewiesen werden, Veränderungen der Fahrstrecke umgehend anzuzeigen.

Lösung II: Der Arbeitgeber sollte in einer Vergleichsberechnung prüfen, ob eine Einzelbewertung der Fahrten zu einem geringeren geldwerten Vorteil führt.

Lösung III: Für die Zukunft ist die Zuordnung gegebenenfalls anders zu regeln.

 

Weiterführender Hinweis:Beitrag „Erste Tätigkeitsstätte: Zuordnung, Kriterien bei Nichtzuordnung und Gestaltungsempfehlungen“, LGP 12/2013, Seite 205.

Fortbildungskosten des Arbeitnehmers

 

 R 19.7 LStR

Problem: Der Arbeitgeber bezahlt oder erstattet eine Maßnahme steuerfrei, obwohl sie vom Arbeitnehmer gebucht wurde.

 

Lösung: Der Arbeitgeber muss ein überwiegendes betriebliches Interesse nachweisen. Am besten sollte er die Übernahme bzw. Erstattung der Kosten schriftlich zusagen.

Freie Mitarbeit

 

 § 1 LStDV 

Problem: Der Prüfer stellt den Arbeitnehmerstatus fest (Scheinselbstständigkeit).

 

Lösung: Im Nachhinein bleibt nur eine Nachversteuerung. Für die Zukunft sollte zur Rechtssicherheit eine (kostenfreie) Lohnsteuer-Anrufungsauskunft nach § 42e EStG bzw. ein Statusfeststellungsverfahren beantragt werden.

 

Weiterführender Hinweis: Checkliste „Scheinselbstständigkeit“ auf lgp.iww.de unter Downloads ? Arbeitshilfen und Checklisten ? Sozialversicherung

(Geburtstags-)Geschenk an Arbeitnehmer

 

 R 19.6 Abs. 1 LStR

Problem: Bei einen Wert über 40 Euro keine steuerfreie Aufmerksamkeit mehr.

 

Lösung: Arbeitgeber kann monatliche Freigrenze für Sachzuwendungen in Höhe von 44 Euro nutzen, zum Beispiel durch Verteilung auf mehrere Monate mittels Gutscheinen.

 

Weiterführender Hinweis: Beitrag „Tank- und Geschenkgutscheine bei der Lohn- und Umsatzsteuer richtig behandeln“, LGP 9/2014, Seite 148. Beachten Sie: Laut Entwurf der Lohnsteueränderungsrichtlinien 2015 soll Freigrenze ab 2015 auf 60 Euro steigen.

Geschenke bei Betriebs-veranstaltungen

 

 R 19.5 Abs. 6 LStR

Problem: Die 40 Euro-Freigrenze wird überschritten.

 

Lösung: Pauschale Versteuerung mit 25 Prozent möglich (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Teureres Geschenk fällt nicht in 110 Euro-Grenze für sonstige Veranstaltungskosten.

Gestellung von Mahlzeiten

 

§ 9 Abs. 4a EStG,§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG

Problem: Der Arbeitgeber erstattet seit 2014 ungekürzte Verpflegungspauschalen steuerfrei, obwohl er dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt hat.

 

Lösung: Beträgt der steuerpflichtige Betrag nicht mehr als die zustehende ungekürzte Pauschale, kann pauschal mit 25 Prozent versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG).

 

Weiterführender Hinweis:Beitrag „Die Auswirkungen der Gestellung von Mahlzeiten auf die neue Verpflegungspauschale“, LGP 1/2014, Seite 4.

Gesundheitsförderung

 

 § 3 Nr. 34 EStG

Problem: Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer steuerfrei Mitgliedsbeiträge für Sportvereine, Fitnessstudios etc.

 

Lösung: Dabei handelt es sich nicht um anerkannte Maßnahmen der Gesundheitsförderung (§§ 20 Abs. 1, 20a SGB V). Dies gilt aber als Sachbezug und ist somit je nach Höhe weiterer Sachbezüge bis zu 44 Euro im Monat steuerfrei.

 

Weiterführender Hinweis: „Leitfaden Prävention“, Abruf-Nr. 142164.

Gutscheine

 

§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG,

 R 38.2 Abs. 3 LStR

Problem: Der Übergabezeitpunkt an den Arbeitnehmer wurde nicht aufgezeichnet, damit ist der Zeitpunkt des Lohnzuflusses nicht eindeutig.

 

Lösung: Schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers nachreichen.

 

Weiterführender Hinweis:Beitrag „Tank- und Geschenkgutscheine bei der Lohn- und Umsatzsteuer richtig behandeln“, LGP 9/2014, Seite 148.

Incentive-Reisen

 

 § 2 LStDV

Problem: Nicht versteuert, obwohl steuerpflichtige Zuwendung vorliegt.

 

Lösung: Eventuell überwiegendes betriebliches Interesse nachweisen, zum Beispiel bei Kombination mit Fortbildungsmaßnahme oder Betreuung von Kunden. Möglichkeit der Pauschalierung mit 30 Prozent (§ 37b EStG).

Jobticket

 

§ 8 Abs. 2 EStG,

 § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG

Problem: Nicht versteuert, obwohl steuerpflichtige Zuwendung vorliegt.

 

Lösung: In Höhe der Entfernungspauschale kann der Arbeitgeber eine Pauschalierung mit 15 Prozent vornehmen (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Kindergartenbeiträge

 

 § 3 Nr. 33 EStG

Problem: Steuerpflichtig, wenn im Rahmen einer Lohnumwandlung erbracht.

 

Lösung: Für die Zukunft zusätzlich erbringen und eventuell andere, freiwillige Lohnbestandteile umwandeln.

Minijobs

 

 § 40a Abs. 2 EStG

Problem: Verlust der Pauschalierung wegen Überschreiten der 450 Euro-Grenze.

 

Lösung: Für die Zukunft steuerfreie oder pauschalbesteuerbare Lohnbestandteile ausschöpfen, sie zählen beim Grenzwert nicht mit.

Nicht versteuerte Lohnzahlungen

 

§ 38 Abs. 2 und 3 EStG

Problem: Der Arbeitgeber ist Schuldner der Lohnsteuer. Führt er keine ab, begeht er grundsätzlich eine Steuerhinterziehung mit strafrechtlichen Folgen.

 

Lösung: Selbstanzeige und Nachzahlung der Lohnsteuer. Nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ist allerdings keine wirksame Strafbefreiung mehr möglich.

Pauschale Lohnsteuer

 

 § 37b EStG

Problem: Der Prüfer versteuert bei Kundenevents, an denen auch eigene Arbeitnehmer teilnehmen, die gesamten Sachzuwendungen nach § 37b EStG.

 

Lösung: Prüfer auf BFH-Urteil hinweisen, dass Zuwendungen aus betrieblichem Interesse nicht der Pauschalierung unterliegen. Verwaltung wendet diese Rechtsprechung meist nicht an. Gegebenenfalls Einspruch einlegen. Ebenso nicht einzubeziehen sind Aufmerksamkeiten, Sachbezüge innerhalb der 44 Euro-Freigrenze oder des Rabattfreibetrags von 1.080 Euro sowie nach anderen Vorschriften pauschal versteuerte oder mit Sachbezugswerten angesetzte Sachleistungen.

 

Weiterführender Hinweis: Beitrag „BFH stellt klar: Pauschalsteuer nach § 37b EStG nur bei steuerpflichtigen Einnahmen“, LGP 2/2014, Seite 23.

Personalcomputer und Zubehör

 

§ 3 Nr. 45 EStG

 § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG

Problem: Geräte werden dem Arbeitnehmer nicht nur überlassen, sondern übereignet.

 

Lösung: Keine Bestellungen direkt auf den Namen des Arbeitsnehmers, Erstattung wäre Barlohn. Gut ist die Vereinbarung einer Rückgabepflicht bei Ende der Arbeitnehmereigenschaft. Durch eine Übereignung entsteht steuerpflichtiger, jedoch mit 25 Prozent pauschalierungsfähiger Arbeitslohn (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG). Auch Barzuschüsse für Internetnutzung sind pauschalierungsfähig (R 40.2 Abs. 5 LStR).

Reisekosten, Verpflegungs-mehraufwand

 

 § 3 Nr. 16 EStG

Problem I: Pauschale Zahlungen ohne Einzelabrechnung führen zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Das gilt auch für Vorschüsse.

Problem II: Erhält ein Arbeitnehmer für eine längerfristige Auswärtstätigkeit auch nach Ablauf von drei Monaten noch Verpflegungsgelder, tritt Steuerpflicht ein.

 

Lösung I: Steuerfreie Zahlungen sind nur bei Einzelberechnungen nach Abwesenheitszeiten sowie nach der tatsächlich gefahrenen Strecke zulässig. Bei Reisekostenvorschüssen muss eine Kalkulation und Dokumentation der dem Arbeitnehmer voraussichtlich entstehenden Kosten erstellt werden. Nach der Reise ist exakt abzurechnen.

Lösung II: Statt einer Weiterzahlung der Verpflegungsgelder können die zulässigen Pauschalen innerhalb der ersten drei Monate verdoppelt und pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG).

 

Weiterführender Hinweis: Beitrag „Reisekostenreform 2014: Antwort auf Fragen aus der Leserschaft“, LGP 3/2014, Seite 42.

Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nacht-arbeit

 

 R 3b Abs. 7 LStR

Problem: Die Steuerfreiheit ist in Gefahr, wenn Arbeitszeiten nicht exakt aufgezeichnet werden bzw. der Arbeitgeber stundenunabhängige Pauschalen zahlt.

 

Lösung: Pauschale Zuschläge sind steuerfrei, wenn sie anhand genauer Aufzeichnungen später mit den tatsächlich zu gewährenden steuerfreien Zahlungen verrechnet werden.

 

 

Weiterführender Hinweis

  • Checkliste „Vorzulegende Prüfungsunterlagen bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung“ auf lgp.iww.de? Downloads ? Arbeitshilfen und Checklisten ? Lohnsteuer
Quelle: Ausgabe 10 / 2014 | Seite 167 | ID 42943890