16.06.2009 | Finanzgericht Niedersachsen

Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

von StBin Dipl. Fwin (FH) Jutta Liess, Traunreut

Nach dem aktuellen Urteil des FG Niedersachsen (21.1.09, 3 K 12371/07, Abruf-Nr. 091754) ist bei der Berechnung einer Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen von einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren auszugehen; die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ist nicht maßgeblich.

Sachverhalt

Im Urteilsfall entstanden einem Apotheker Kosten von rund 1.000 EUR jährlich für die Aufbewahrung seiner Geschäftsunterlagen in zwei kleinen Lagerräumen. Dieser Jahresaufwand von 1.000 EUR wurde mit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren multipliziert, sodass in den Jahresabschluss eine gewinnmindernde Rückstellung i.H.v. 10.000 EUR eingestellt wurde.  

Der Betriebsprüfer hingegen akzeptierte nur eine Multiplikation der jährlichen 1.000 EUR mit dem Faktor 5,5 (arithmetisches Mittel von 1 bis 10), was der durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer entspreche unter der Annahme, dass jedes Jahr ein aufbewahrungspflichtiger Jahrgang ausgesondert werden kann. Damit kam der Prüfer zu einer Rückstellung von 5.500 EUR und einer Gewinnerhöhung von 4.500 EUR.  

Gegen den Änderungsbescheid legte der Apotheker Einspruch ein mit der Begründung, dass die Rückstellung unter Berufung auf das BFH-Urteil vom 19.8.02 (BStBl II 03, 131) mit den Vollkosten der Aufbewahrung anzusetzen sei und sich diese auf die beantragten 10.000 EUR belaufen würden. Schließlich seien die Geschäftsunterlagen die vollen zehn Jahre aufzubewahren, dafür werden die Räumlichkeiten extra bereitgestellt und könnten auch nicht anders genutzt werden. Außerdem sei es realitätsfremd davon auszugehen, dass einzelne Jahrgänge aussortiert würden und sich der Raumbedarf deshalb reduziere. Der steuerliche Vertreter des Apothekers legte gegen die ablehnende Einspruchsentscheidung Klage beim FG Niedersachsen ein, das diese jedoch als unbegründet abwies.