von Oliver Dietterle, econ.it-service GmbH & Co. KG und Dipl.-Kfm. Joachim Dommes, Gehrke econ Unternehmensberatungsgesellschaft mbH, Isernhagen
| Die Einführung des Standardkontenrahmens SKR 51 in einem Autohaus bedeutet nicht nur, sich inhaltlich mit dem Kontenrahmen auseinanderzusetzen. Die Umstellung auf den SKR 51 muss auch strukturiert vorbereitet werden. Sie brauchen also einen Projektplan. Dabei sollte der Umstellungszeitraum nicht zu knapp bemessen werden. Die Erfahrung zeigt, dass fünf bis sechs Monate für die Umstellung benötigt werden. Erfahren Sie, wie Sie dabei richtig vorgehen. |
In Ihrem Projektplan sollte zunächst der gewünschte Umstellungstermin als fixer Termin definiert und ab diesem Zeitpunkt auf den Projektbeginn zurückgerechnet werden. Ferner sollte das gesamte Projekt in eine Vorbereitungs-, eine Umstellungs- und eine Nachbereitungsphase unterteilt werden.
Die Vorbereitungsphase
Die Vorbereitungsphase umfasst mit vier bis fünf Monaten den längsten Zeitraum.
Bildung eines Projektteams und interne Abstimmungen
Erste Schritte sind die Bildung eines Projektteams und interne und externe terminliche Abstimmungen, insbesondere mit den Systemanbietern (in erster Linie Finanzbuchhaltung [FiBu] und Dealer-Management-System [DMS) Ihres Autohauses). Basierend hierauf ist ein gemeinsamer Projektplan festzulegen und zu überprüfen, inwieweit der gewünschte Umstellungstermin eingehalten werden kann.
Bestandsaufnahme EDV
Im nächsten Schritt erfolgt die Bestandsaufnahme der vorhandenen Hard- und Software sowie der das Rechnungswesen tangierenden betrieblichen Prozesse. Ziel ist die Herausarbeitung der umzustellenden Prozessabläufe und der im System hinterlegten Übergaben zwischen DMS und FiBu.
Sachkonten und Kostenstellen neu gliedern
Ebenso sind individuell angelegte, vom Standard des bisherigen Kontenplanes und der bisher gültigen Kostenstellengliederung abweichende, Sachkonten und Kostenstellen zu identifizieren und gegebenenfalls neu, korrespondierend mit dem SKR 51 und der neuen Kostenstellengliederung zu gliedern.
PRAXISHINWEIS | Nutzen Sie die Gelegenheit, zu ermitteln, welche Konten und Kostenstellen nicht mehr benötigt werden. Prüfen Sie im Debitorenkontokorrent bei jedem Kundenkonto, ob die eingetragenen Kundenmerkmale mit dem Ab- |
satzkanal und Kostenträger des neuen Rechnungswesens korrelieren. Diese Prüfung kann wegen der Vielzahl der Kundenkonten hohen Zeitaufwand verursachen. Bereinigen Sie daher vorher das Kontokorrent um Mehrfachanlagen und nicht mehr aktive Kunden. Gleiches empfiehlt sich für das Kreditorenkontokorrent. |
Ergebnis der Bestandsaufnahme ist im Bereich der Sachkonten eine Mapping-Tabelle, die die bestehenden Konten und Kostenstellen auf die neuen Konten nach dem SKR 51 und dessen Gliederungsmerkmale (Marke/Standort/Kostenstelle/Absatzkanal/Kostenträger) überleitet.
PRAXISHINWEISE | - Sofern keine individuellen Konten und/oder abweichende Kostenstellen genutzt werden, kann die von den Systemanbietern bereitgestellte Mapping-Tabelle eins zu eins übernommen werden.
- Neben der Überprüfung der Numerik der Sachkonten sollte zusätzlich hinterfragt werden, ob im bisherigen Rechnungswesen auf Sachkonten des bisherigen Kontenplans individuelle, abweichende Inhalte erfasst wurden. Sollte das der Fall sein, müssen solche Sachkonten manuell auf den SKR 51 gemappt werden, sodass die Numerik des SKR 51 die Inhalte den zutreffenden Bilanzpositionen zuordnet.
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Systemschulung der Mitarbeiter vor der Umstellung
Nach der Bestandsaufnahme sind die herausgearbeiteten Erkenntnisse umzusetzen, insbesondere auf Ebene der Systeme. Deshalb sollten die von der Umstellung betroffenen Mitarbeiter im Vorfeld der Umstellung die angebotenen Schulungen der DMS- und Fibu-Anbieter besuchen.
Die wichtigsten zu schulenden Mitarbeiter sind der IT-Verantwortliche und der Leiter Rechnungswesen des Autohauses. Daneben müssen sämtliche Mitarbeiter, die disponieren, fakturieren und/oder abrechnen geschult werden, wie das DMS nach Umstellung zu handhaben ist, damit das DMS sämtliche Sortiermerkmale korrekt verbucht.
Mitarbeiter der Fibu müssen sich an den neuen Kontenplan gewöhnen und sie müssen wissen und beachten, welche Sortiermerkmale bei manuellen Buchungen anzuwenden sind. Mitarbeiter des Controllings müssen ihre Auswertungen und Tools auf die neuen Gliederungen der Sortiermerkmale umstellen.
PRAXISHINWEIS | Die Schulung sollte idealerweise drei bis sechs Wochen vor dem Umstellungszeitpunkt stattfinden: so nah wie möglich, damit das Gelernte nicht vergessen wird und so weit wie möglich, damit die in den Schulungen erörterten zu bearbeitenden Themen bis zum Umstellungszeitpunkt vollständig im Autohaus umgesetzt werden können. |
Die Umstellungsphase
Die Umstellungsphase umfasst nur wenige Tage und kennt zwei Zeitpunkte: den Tag der Umstellung des DMS und den Tag der Umstellung der Fibu. Welche Schritte jeweils vorher zu erledigen sind, wird im Vorfeld vom jeweiligen Systemanbieter mitgeteilt.
Der Tag der Umstellung des DMS ist der Monatsletzte bzw. der letzte Tag des Geschäftsjahrs. Die Umstellung erfolgt nach dem Monatsabschluss. Ab dem ersten Tag des Folgemonats arbeitet das DMS im neuen System. Der Tagesabschluss fällt aus. Die Daten werden gesammelt.
Der Tag der Umstellung der Fibu liegt einige Tage später. Die Fibu führt im alten System den Vormonat zu Ende (Bankkontoauszüge, Korrekturen, Abschlussbuchungen, Umsatzsteuervoranmeldung usw.). Danach erfolgt der Monatsabschluss, anschließend die Umstellung der Fibu auf das neue System und im Anschluss der Tagesabschluss des DMS und Übernahme der DMS-Daten der vorangegangenen Tages des neuen Monats in die Fibu.
PRAXISHINWEISE | - Sichern Sie vor Umstellung beider Systeme unbedingt Ihre Daten.
- Dokumentieren Sie Ihre Daten und den Umstellungsprozess. Stimmen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer ab, was wie dokumentiert wird.
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Die Nachbereitungsphase
Die Nachbereitungsphase durchzieht den auf die Umstellung folgenden Monat. Ziel ist die Sicherstellung der Qualität des neuen Rechnungswesens. Dazu gehören folgende Schritte, die Sie auch dokumentieren sollten:
- Prüfung der Funktionsfähigkeit sämtlicher Prozesse und Systeme.
- Prüfung der Datenqualität.
- Prüfung, welche Geschäftsvorfälle auf den Differenzkonten „landen“.
- Klärung, warum das DMS die Differenzkonten nutzen muss.
- Festlegung, welche Mitarbeiter des DMS nachgeschult werden müssen, damit die Differenzen aufhören.
PRAXISHINWEISE | - Arbeiten Sie den Umstellungsprozess anhand von Checklisten ab.
- Prüfen Sie vorab, ob Ihre internen Ressourcen ausreichen oder ob Sie auf externe Unterstützung zurückgreifen sollten. Hilfestellung bieten auch die betriebswirtschaftlichen Außendienste der Kfz-Hersteller und -Importeure.
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Weiterführender Hinweis
- Beiträge „Die Bedeutung des Standardkontenrahmens SKR 51 für die E-Bilanz“, ASR 10/2012, Seite 6 und „Die Buchung ausgewählter Geschäftsvorfälle im neuen Standardkontenrahmen SKR 51“, ASR 9/2012, Seite 6
